Данная статья является продолжением статьи канала #AlgorithMER «Алгоритм описания бизнес-процесса».
Есть один очень важный момент, который нужно иметь в виду при подходе к описанию регламентов (положений) о бизнес-процессах предприятия. Эта статья описывает два варианта подхода к описанию бизнес-процессов, каждый из которого предпочтителен для предприятий с разными вариантами построения методик удовлетворения потребностей покупателей. Если в функциональном подходе покупатель покупает то, что производит предприятие, то в процессном подходе покупатель больше влияет на результат того, что он хочет приобрести. Перед тем как подойти к описанию процессов нужно понять ближе к какому принципу работает предприятие, а может предприятие применяет одновременно оба подхода.
Что такое функциональный подход?
При функциональном подходе предприятие структурирует свою деятельность вокруг основных функций бизнеса, таких как:
- Продажи.
- Закупки.
- Производство.
- Складирование.
И т.п.
Каждый отдел занимается своей узко определенной задачей, и именно эта специализация позволяет достигать высокого уровня эффективности внутри отдела. Процессы документируются отдельно по каждой функциональной области, создавая четкую структуру действий в рамках отдельных подразделений.
При этом обслуживающие процессы описываются отдельно. К ним относятся:
- Маркетинг.
- Информационные технологии.
- HR.
И т.п.
Преимущества функционального подхода:
- Четкое разделение ответственности среди сотрудников.
- Возможность достичь высоких показателей производительности в каждом подразделении благодаря узкому фокусу.
- Простота организации структуры управления предприятием.
Недостатки функционального подхода:
- Низкая гибкость процессов и затруднения в адаптации к изменениям рынка.
- Ограниченная коммуникация между различными функциями, что ведет к проблемам координации и взаимодействия.
- Сложность отслеживания сквозных бизнес-процессов, охватывающих несколько функциональных областей.
Этот подход хорошо подходит для крупных предприятий, работающих в стабильных условиях и производящих стандартизированные продукты.
Что такое процессный (проектный) подход?
Процессный подход основан на идее объединения всех ресурсов и усилий для достижения конечного результата. Здесь каждая операция рассматривается как вклад в общий итог проекта. В одном процессе могут быть функции продаж, производства и закупок. При этом обслуживающие процессы описываются отдельно.
Основные характеристики процесса включают:
- Работа над каждым проектом уникальна и требует индивидуальной настройки процессов.
- Менеджеры проектов выполняют роль координаторов, обеспечивая интеграцию работ различных отделов.
- Принцип JIT («just in time») активно используется, особенно в закупочной части, позволяя минимизировать запасы сырья и готовой продукции.
Процессы ориентированы на удовлетворение конкретных потребностей клиентов путем реализации индивидуальных заказов. Это включает позаказные закупки материалов и индивидуализацию производства.
Преимущества процессного подхода:
- Высокая степень гибкости и адаптивности к меняющимся условиям рынка.
- Лучшая интеграция между разными департаментами и сотрудниками.
- Повышение удовлетворенности клиентов благодаря способности быстро реагировать на индивидуальные запросы.
Недостатки процессного подхода:
- Высокие требования к квалификации менеджеров проектов и командной работе.
- Необходимость тщательного планирования и контроля всех этапов проекта.
- Увеличение административных расходов и усложнение системы отчетности.
Такой подход чаще применяется малыми и средними предприятиями, оказывающими услуги и создающими уникальные товары по индивидуальным требованиям заказчиков.
Принципы управления предприятиями с разными вариантами бизнеса.
При функциональном подходе велика вероятность наличия в штатном расписании, кроме Генерального директора, таких должностей как Коммерческий директор, Директор по производству, Директор по закупкам. У них в подчинении находятся отделы с соответствующими названиями. При этом должность Директора по продукту также может присутствовать, если предприятие ориентировано на частое обновление продуктового профиля.
При процессном подходе скорее всего присутствуют такая должность как Операционный директор, который организует процесс ведения заказа от его получения, через производство, закупки, до его продажи, а также, возможно и постпродажного обслуживания. Директор по продукту тоже может присутствовать, если предприятие кроме выполнения заказов покупателей, занимается еще и разработкой продуктов, которые также предлагаются к продажам покупателям под заказ.
Переход от функционального к процессному подходу.
Прежде всего нужно ответить на вопрос: а для чего это нужно? Т.е. определить цель такого перехода. Переход от функционального к процессному подходу является сложной задачей, требующей значительных изменений в организационной структуре, культуре и процессах управления. Вот некоторые ключевые моменты, которые необходимо учитывать:
- Необходимо создать систему мотивации, направленную на достижение общих целей процесса, а не локальных результатов подразделения.
- Определить владельца процесса, т.к. ранее владельцами процессов были руководители функциональных подразделений.
- Следует внедрить инструменты управления проектами, обеспечивающие прозрачность и контроль хода выполнения работ.
- Важно провести обучение персонала новым методикам и инструментам работы в проекте.
Эффективность перехода зависит от многих факторов, включая размер предприятия, характер продуктов и услуг, уровень зрелости менеджмента и готовность руководства инвестировать в изменения.
При этом на некоторых предприятиях оба подхода работают параллельно и не мешают друг-другу. Об этом можно прочитать в статье на дзен-канале проекта AlgorithMER «Эффективная интеграция операционного и бюджетного управления на производственных предприятиях».
Заключение.
Таким образом, выбор подхода к описанию бизнес-процессов определяется особенностями конкретной компании и рынком, на котором она работает. Функциональный подход обеспечивает стабильность и эффективность в традиционных отраслях, тогда как процессный подход помогает повысить конкурентоспособность в динамичных рыночных условиях.
#эффективность, #эффективное_управление, #планирование_производства, #mes-системы, #регламенты, #бизнес-процессы, #1C, #автоматизация_на_1С