Индивидуальный предприниматель (ИП) имеет полное право нанимать сотрудников для ведения своего бизнеса. Это даёт возможность расширять деятельность, распределять обязанности и повышать эффективность работы.
При этом процесс найма подразумевает исполнение трудового законодательства: оформление договоров, соблюдение прав работников и выполнение налоговых и отчетных обязательств.
В статье вы получите практическое руководство по порядку приёма на работу, видам трудовых соглашений, которые может заключать ИП, а также по ключевым моментам оформления и учёта сотрудников, чтобы минимизировать риски и избежать штрафов.
Ответы на самые сложные вопросы и инструкции по выходу из трудных ситуаций в сфере трудовых отношений вы найдете на курсах Образовательного центра “РУНО”: Кадры. HR. Офис. Делопроизводство.
Зачем официального оформлять сотрудника
Закон прямо не предусматривает возможность работы по найму или оказания услуг физическому лицу — индивидуальному предпринимателю — без надлежащего документального оформления. Тем не менее на практике некоторые ИП привлекают людей без оформления письменного договора. Это позволяет работодателю экономить на страховых взносах, а работнику — не платить НДФЛ с вознаграждения.
При отсутствии договорных обязательств работник не защищён от задержки или неполной выплаты вознаграждения, а предприниматель не может предъявлять формально закреплённые требования к исполнению обязанностей. В случае конфликта сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на уклонение от заключения трудового договора. Это может привести к привлечению ИП к ответственности, доначислению страховых взносов, НДФЛ, пеней и штрафов.
С 12 мая 2024 года действует постановление Правительства от 03.05.2024 № 571, утверждающее порядок работы межведомственных комиссий по противодействию нелегальной занятости. Работодателей с выявленными фактами нелегальной занятости будут включать в общедоступный реестр, который начнет действовать с 1 января 2025 года. При обнаружении нелегальной занятости или выплат зарплаты ниже МРОТ комиссия направляет данные в Государственную инспекцию труда, что может повлечь инспекционные проверки и дополнительные меры.
Если ГИТ установит нарушение порядка оформления
Оформление трудовых отношений официально снижает риски привлечения к административной ответственности и значительных доначислений для работодателя.
За фактическое допущение к работе без признания трудовых отношений:
- для физлиц штраф - 3 000–5 000 ₽.
- для должностных лиц - 10 000–20 000 ₽.
За уклонение от оформления трудового договора или оформление ГПД,
фактически регламентирующего трудовые отношения:
- Должностные лица: 10 000–20 000 ₽.
- Индивидуальные предприниматели без образования юрлица: 5 000–10 000 ₽.
- Юридические лица: 50 000–100 000 ₽.
За неуплату или неполную выплату зарплаты в срок либо за установление зарплаты ниже МРОТ (если деяние не содержит состава преступления):
- Должностные лица: предупреждение или штраф 10 000–20 000 ₽.
- ИП без образования юрлица: 1 000–5 000 ₽.
- Юридические лица: 30 000–50 000 ₽.
За повторные нарушения штрафы существенно увеличиваются.
В целом, оформление трудовых отношений официально снижает риски привлечения к административной ответственности и значительных доначислений для работодателя.
Как определить тип договора
В зависимости от характера и длительности работы с физлицом можно оформить трудовой договор или гражданско-правовой (ГПХ). Важно помнить, что эти договоры регулируют разные правовые отношения.
Трудовое законодательство запрещает применять ГПХ там, где по факту существуют трудовые отношения между работником и работодателем. Если договор ГПХ фактически скрывает трудовые отношения, это влечёт ответственность для работодателя.
При любом варианте оформления (трудовой договор или ГПХ) сохраняются общие обязанности по удержанию НДФЛ, перечислению страховых взносов и сдаче отчётности (включая ЕФС‑1), за исключением случаев с самозанятыми.
Трудовой договор
Трудовые отношения между работником и индивидуальным предпринимателем оформляются трудовым договором. Такой договор применяется при работе на постоянной основе.
Чаще всего трудовой договор заключается на неопределенный срок, однако закон позволяет заключать и срочные договоры.
Основания для заключения срочного трудового договора перечислены в ст. 59 ТК. В частности, по соглашению сторон срочный договор возможен с работниками, принимаемыми на работу к субъектам малого предпринимательства (включая ИП), где численность сотрудников не превышает 35 человек (в розничной торговле и сфере бытового обслуживания — 20 человек).
Стороны трудового договора — Работодатель (ИП) и Работник (физическое лицо). Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, главным образом Трудовым кодексом.
Нормы трудового права применительно к индивидуальным предпринимателям практически не отличаются от требований к работодателям, не являющимся ИП.
Для удобства работодателей эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.
Трудовой договор должен включать условия, существенные для работника и работодателя, а также обязательно содержать:
- место работы;
- трудовую функцию работника;
- права и обязанности работника;
- дату начала работы;
- срок договора;
- условия оплаты труда, в том числе размер должностного оклада и порядок, сроки выплаты заработной платы;
- режим рабочего времени и времени отдыха;
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании.
Специальность, квалификацию или должность можно не указывать — достаточно перечислить вид работ, которые будут выполняться, при условии, что они не запрещены законом.
Если ИП относится к микропредприятиям, он вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, графики сменности и т.п.), за исключением акта о временном переводе на дистанционную работу.
В этом случае вопросы, обычно отражаемые в локальных актах, должны быть прописаны в тексте трудового договора, который заключается по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК).
Месячная зарплата работника, отработавшего полный месяц и выполнившего норму труда, не должна быть ниже действующего в регионе МРОТ.
ИП как работодатель обязан вести трудовые книжки работников в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных ТК или иными федеральными законами, когда трудовая книжка не ведётся.
В каких случаях оформлять договор ГПХ
Вопросы заключения и исполнения договоров гражданско-правового характера регулируются гражданским законодательством. Сторонами такого договора выступают Заказчик и Исполнитель.
По п. 1 ст. 779 ГК исполнитель по договору возмездного оказания услуг обязуется по заданию заказчика оказать услуги (выполнить определённые действия или осуществить деятельность), а заказчик обязуется их оплатить.
Договор ГПХ уместен при выполнении разовых заданий (работ, услуг). С физическим лицом возможны договор подряда, договор возмездного оказания услуг, договор авторского заказа и т.п.
Трудовой кодекс устанавливает признаки трудовых отношений. В соответствии с ч. 1 ст. 15 ТК трудовые отношения возникают, когда работник по соглашению с работодателем лично выполняет трудовую функцию за плату (по должности, профессии, специальности с указанием квалификации или по конкретному поручению) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными актами, коллективным договором и локальными актами.
Следовательно, при наличии в договоре ГПХ признаков трудовых отношений (например, использование формулировок из трудового договора, отражение трудовых гарантий) существует риск признания таких отношений трудовыми в суде.
В договоре ГПХ стороны оговаривают объём работ или перечень услуг, поручаемых Заказчиком Исполнителю, размер вознаграждения и сроки выполнения.
Возможные ошибки оформления сотрудников для ИП
При приёме сотрудников по трудовому договору индивидуальные предприниматели часто допускают типичные нарушения.
Основные из них:
- Запрашивают лишние документы. Например, необоснованно требуют справку об отсутствии судимости от всех претендентов.
- В срочном договоре не указывают причины его заключения. По ст. 59 ТК срочный договор должен содержать обстоятельства, оправдывающие его временный характер; без этого договор может быть признан бессрочным, и расторгнуть его по истечении срока нельзя.
- Допускают сотрудника к работе до оформления трудового договора. При этом в оформленном позже договоре прописан испытательный срок. Испытание можно установить отдельным соглашением при фактическом допуске к работе без полного оформления; затем условие об испытании вносится в трудовой договор (ч. 2 ст. 70 ТК). Рекомендации для ИП.
Итак, запрашивайте только необходимые документы, предусмотренные законом. В срочных договорах чётко фиксируйте основание временного характера работы.
Также не допускайте к работе до подписания трудового договора или оформляйте отдельное соглашение об испытательном сроке при фактическом допуске.