О заказчике
Заказчик — крупная региональная компания, занимающаяся производством и продажей систем отопления, включая конвекторы, стальные трубчатые радиаторы и комплектующие.
Основные рабочие процессы компании построены на базе Битрикс24.
Задача
Автоматизировать распределение лидов между менеджерами
В CRM заказчика попадает большое количество лидов из разных источников. Менеджеры отдела продаж самостоятельно выбирали, с какими обращениями работать в первую очередь. Поскольку система KPI в компании привязана к выручке, сотрудники предвзято относились к заявкам и отдавали приоритет клиентам именно с крупными заказами.
Прочие запросы обрабатывались слишком долго либо вовсе оставались без внимания. Такой подход отдела продаж к работе с клиентами приводил к потере прибыли, недовольству заказчиков и снижению репутации компании.
Требовалось решение, которое позволит автоматически распределять лиды между менеджерами вне зависимости от суммы заказа и обеспечит своевременную обработку всех заявок.
Решение
Система автоматического распределения лидов с учетом нагрузки менеджеров
Специалисты IT-Solution разработали решение, которое исключает возможность для менеджеров самостоятельно выбирать заявки. Система автоматически проверяет уровень загрузки и произвольно распределяет лиды между сотрудниками.
Кнопка «Получать лиды»
В верхнем меню портала Битрикс24 была добавлена кнопка, которая запускает распределение лидов. Она активируется автоматически в будние дни в 09:00 и отключается в 18:00. Если сотрудник занят или уходит на обед, ему достаточно нажать кнопку, чтобы поставить процесс распределения на паузу. Это позволяет не пропускать заявки, когда менеджер временно не может взять их в работу.
Оценивать перспективность и отсеивать лиды вручную больше нельзя: доступ к ним закрыт, пока система автоматически не назначит сотрудника ответственным. Теперь все заявки, поступающие в CRM, оперативно закрепляются за менеджерами в соответствии с заданной логикой распределения.
Обратите внимание: элемент интерфейса с кнопкой доступен только в рамках коробочной версии. Однако сам функционал решения может быть реализован и на облачном портале Битрикс24.
Логика распределения лидов
Мы настроили процесс таким образом, чтобы система один раз в час проверяла количество заявок в работе у каждого менеджера. Если лидов меньше 100, то она автоматически добавляет новые. Если больше, то сотрудник не участвует в распределении. Также система не учитывает работников, которые в этот день находятся в отпуске, на больничном или взяли отгул.
При этом логику распределения можно настроить индивидуально под запрос конкретной компании. К примеру, алгоритм может анализировать показатели дохода менеджеров: если у некоторых сотрудников выручка значительно превышает среднюю, новые заявки перенаправляются менее загруженным специалистам. Это способствует равномерному распределению задач и выравниванию зарплат в отделе продаж.
Результат
Благодаря разработанному IT-Solution инструменту все лиды, которые попадают в CRM заказчика, автоматически передаются в работу менеджерам. Заявки обрабатываются оперативно и непредвзято — вне зависимости от объема заказа. Это помогло компании повысить эффективность отдела продаж и уровень клиентского сервиса.
Кроме того, решение сбалансировало нагрузку и обеспечило справедливое распределение лидов между менеджерами, устранив внутреннюю конкуренцию за выгодные сделки. Сотрудники больше не концентрируются на крупных заказах и уделяют внимание каждому клиенту.
Наше решение позволило клиенту:
- Повысить конверсию за счет увеличения числа сделок в работе
- Выровнять уровень загрузки менеджеров
- Сделать работу отдела продаж более эффективной за счет прозрачности и системности
- Снизить время отклика на запрос
- Улучшить уровень клиентского сервиса в целом
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!