При приеме на работу нового сотрудника у работодателя есть важная задача — правильно оформить трудовые отношения. Ошибка на этом этапе может привести к штрафам, спорам с работником и проверкам от трудовой инспекции. Поэтому важно знать, как действовать, чтобы и закон соблюсти, и процесс сделать удобным для обеих сторон.
1. Что такое трудовой договор и зачем он нужен
Трудовой договор — это официальный документ, который закрепляет права и обязанности работника и работодателя. В нем прописываются:
- должность и функции работника;
- условия оплаты труда;
- режим работы и отдыха;
- гарантии и компенсации;
- условия расторжения.
Без трудового договора невозможно оформить человека в штат, а устная договоренность в случае конфликта не защитит ни одну из сторон.
2. Подготовка к оформлению
Перед подписанием трудового договора необходимо:
- Определить должность и составить должностную инструкцию.
- Решить вопрос с формой оплаты — оклад, почасовая ставка или сдельная.
- Подготовить рабочее место.
- Проверить, есть ли в компании все обязательные кадровые документы — штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда.
3. Какие документы нужны от сотрудника
При приеме на работу будущий сотрудник должен предоставить:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- трудовую книжку (если уже работал);
- военный билет (для военнообязанных);
- документы об образовании;
- медицинскую книжку (если профессия этого требует).
Если это первое место работы — трудовую книжку оформляет работодатель.
4. Заключение трудового договора
Трудовой договор составляется в двух экземплярах: один для работника, другой для работодателя. Оба экземпляра подписываются сторонами, и работник обязательно должен расписаться в том, что получил свой экземпляр.
В договоре должны быть:
- реквизиты сторон;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда;
- график работы;
- условия предоставления отпуска;
- права и обязанности обеих сторон.
Важно: вносить изменения в договор можно только по взаимному согласию и в письменной форме.
5. Издание приказа о приеме на работу
После подписания договора работодатель издает приказ (форма Т-1). С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.
На основании приказа делается запись в трудовую книжку (если она ведется на бумаге) или в электронную трудовую.
6. Оформление личной карточки
На каждого работника заводится личная карточка по форме Т-2. В нее заносятся:
- личные данные сотрудника;
- информация о трудовом договоре;
- сведения о воинском учете;
- данные о повышении квалификации, отпусках и переводах.
7. Регистрация и передача данных в ПФР и ФНС
Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд и налоговую о приеме нового сотрудника. Также важно подать сведения в ФСС для оформления страхования.
8. Испытательный срок
Если в договоре предусмотрен испытательный срок, то его условия обязательно прописываются. Максимальная продолжительность:
- 3 месяца — для обычных должностей;
- 6 месяцев — для руководителей и главных бухгалтеров.
В этот период работодатель оценивает компетенции, а работник — условия труда.
9. Оформление зарплаты и налогов
После оформления работник включается в штатное расписание, ему начисляется зарплата с учетом НДФЛ и страховых взносов. Работодатель обязан выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц.
10. Ответственность за неоформленного сотрудника
Если работодатель принимает человека на работу без договора, это считается нарушением трудового законодательства и влечет штраф:
- для ИП — до 5 000 рублей;
- для юрлиц — до 100 000 рублей;
- при повторном нарушении — штраф может увеличиться вдвое или даже приостановиться деятельность компании.
11. Советы по избежанию ошибок
- Всегда подписывайте договор до начала работы.
- Не используйте устные договоренности.
- Храните копии всех подписанных документов.
- Следите за обновлениями трудового законодательства.
Вывод: оформление сотрудника по трудовому договору — это не просто формальность, а обязательный процесс, который защищает и работника, и работодателя. Если хотите избежать ошибок и штрафов, лучше доверить оформление профессионалам, которые учтут все нюансы.
📌 Компания FB Consulting поможет вам правильно оформить сотрудников, подготовить трудовые договоры, кадровые документы и обеспечить полное соответствие законодательству.
Перейти на сайт FB Consulting и получить консультацию.