Говорят, что идеальный строитель всегда в курсе, сколько бетона, кирпичей и обоев ушло на коттедж. В реальной жизни все немного иначе: затраты обычно пишутся на бумажках, записки путаются и теряются, а часть материалов, похоже, оседает на даче кого-то из стройбригады.
С помощью Аспро.Cloud вы можете вести затраты по каждому проекту с четкой и понятной структурой и понимать, как расходуются ресурсы
Напомним, что в первой части кейса мы рассмотрели, как создавать проект, управлять им и контролировать сотрудников. В этой статье расскажем, как фиксировать в нашей системе затраты по проекту:
- сумму оплаты рабочим,
- стоимость аренды спецоборудования и т.д.,
- стоимость ресурсов: например, сколько ушло денег на покупку гипсокартона, доски, бетона. плиты, сайдинга расход материалов и денег по каждому этапу строительства.
И кое-что еще:
- как планировать оплату ресурсов, учитывать долги
- как учитывать затраты по поставщикам, статьям расхода, списывать средства с нужных банковских счетов
Учет затрат ведет менеджер проекта. Данные не доступны никому кроме него и администратора модуля «Проекты».
Как внести затраты в систему
В проекте перейдите на вкладку «Затраты» и нажмите на кнопку «Добавить затраты». В открывшемся окне укажите вид расходов (бетон, кирпичи, дерево, услуги декоратора), стоимость, этап проекта, к которому относятся затраты, банковский счет организации (или наличные) – с него списываются средства, статью расхода, поставщика из CRM.
Затраты по проекту будут отображаться в карточках соответствующих поставщиков. Вы будете видеть, что и когда было у него закуплено.
Как планировать расходы по проекту
Запишите в расходах по проекту, какой материал или ресурс вам необходим, на какую сумму и поставьте отметку «Не оплачено».
Если вы планируете оплачивать пункт затрат частями, укажите конкретную сумму, которую хотите перевести поставщику.
Как оценить рентабельность строительства
В списке затрат по проекту отображаются следующие данные:
- бюджет проекта (указывается при создании проекта или на главной странице проекта)
- фактическая сумма затрат
- лимит затрат (указывается при создании проекта или на странице затрат)
- общая сумма затрат по проекту, с учетом той суммы, которая еще не оплачена
- что оплачено, а что – еще нет: с датами и пометками, какому поставщику нужно перечислить эту сумму.
Для удобства список затрат разбит по месяцам.
Затраты по этапам проекта позволяют узнать, сколько потребовалось материалов на конкретном этапе строительства и во сколько это обошлось.
Сравнивайте сумму расходов с бюджетом проекта и лимитом затрат и контролируйте рентабельность проекта.
Как отслеживать движение денежных средств
Все поступления и расходы по проекту попадают в раздел «Транзакции». Благодаря ему руководитель видит движение денежных средств в компании:
- сколько платежей поступило и по каким проектам
- что закуплено и по какому проекту
- на какую сумму были совершены закупки и у какого поставщика
- с какого счета списаны деньги или оплачено было наличными
- кто провел транзакцию (ответственные по транзакции проставляются автоматически, в зависимости от того, кто ее вводил).
Список транзакций находится в разделе Финансы → Транзакции.
Контроль доходов и расходов
Благодаря финансовым отчетам, руководитель всегда будет знать точную сумму всех поступлений и расходов в компании.
Итоги
Что получили:
- Настроенную систему учета расходов, в том числе и тех, что были оплачены наличными
- Возможность планировать расходы и поступления
- Возможность отслеживать рентабельность единичного проекта и оптимизировать процесс, чтобы повышать прибыль.
- Инструмент для контроля всех поступлений и расходов в компании
Что потратили:
- 1 час на знакомство с системой и настройку функционала
- От 1 до 5 минут на внесение информации о каждом пункте расходов
- Полчаса на вдумчивое чтение этой статьи.
Больше интересного о возможностях Аспро.Cloud ищите здесь.
💻 CRM-система Аспро.Cloud
Попробуйте Аспро.Cloud бесплатно в течение 14 дней и начните выполнять проекты эффективнее.