Частные образовательные учреждения ежедневно взаимодействуют с десятками клиентов, ведут регистрацию учеников, планируют расписание занятий, координируют преподавателей и обрабатывают заявки с различных каналов. При ручной обработке всех этих процессов возрастает нагрузка на персонал, увеличивается риск потери заявок и снижается контроль за качеством обслуживания.
Внедрение CRM-системы Битрикс24 позволило образовательному центру систематизировать процессы, автоматизировать работу с заявками и повысить эффективность коммуникаций с родителями и учениками.
Задачи клиента
До внедрения CRM-системы центр сталкивался с рядом проблем, тормозящих развитие:
- Разрозненный учёт учеников и родителей — данные хранились в Excel, мессенджерах и блокнотах, что приводило к потерям информации и дублированию.
- Потеря заявок — обращения с сайта, звонков и мессенджеров обрабатывались вручную, без единой воронки, что снижало конверсию.
- Отсутствие единой системы коммуникации — менеджеры вели переписку в личных аккаунтах, часть информации не сохранялась.
- Сложности с управлением расписанием и загрузкой преподавателей — не было прозрачности, кто ведёт какие курсы и когда.
- Ручная рассылка напоминаний — сотрудники вручную писали родителям о занятиях и пробных уроках, тратили на это много времени.
- Отсутствие аналитики — не было понимания, сколько заявок обрабатывается, сколько конверсий, какая реклама эффективна.
Реализованные решения
Для оптимизации работы была внедрена CRM-система на базе Битрикс24, включающая:
Централизованную базу учеников и родителей
Вся информация по клиентам теперь хранится в одной системе:
контакты, история общения, посещения, оплаты, статусы обучения.
У каждого клиента — своя карточка, связанная с соответствующими сделками и задачами.
Воронка обработки заявок
Создана воронка, адаптированная под образовательный процесс:
«Новая заявка → Пробное занятие → Принятие решения → Оплата → Зачислен».
Это позволило выстроить чёткий контроль над движением клиента по этапам и не терять ни одного обращения.
Интеграция с сайтом, телефонией и мессенджерами
- Все формы с сайта и чаты подключены к CRM
- Внедрена IP-телефония с записью разговоров и фиксацией в карточке клиента
- Интеграция с WhatsApp, Telegram, Viber — обращения фиксируются автоматически
Автоматизация коммуникации
- Настроены роботы и автоматические уведомления: клиент получает SMS/письмо после регистрации и за день до пробного занятия
- Менеджеры получают напоминания о необходимости связаться или подтвердить участие
- Родители получают автоматические рассылки о занятиях, акциях, сроках оплаты
Задачи и расписание
- Преподаватели видят в календаре собственное расписание
- Администратор может отслеживать загруженность и корректировать распределение
- Все задачи фиксируются в CRM: от звонков до оформления договоров
Отчёты и аналитика
- Внедрены отчёты по источникам заявок, конверсии, эффективности менеджеров
- Руководство видит актуальные данные о воронке продаж, динамике посещений и активности
Результаты внедрения
Через 2 месяца после запуска Битрикс24 образовательный центр получил следующие результаты:
- 📈 Увеличение числа обработанных заявок на 85%
- ⏱ Сокращение времени обработки обращений в 3 раза
- ❌ Снижение процента «потерянных» клиентов на 70%
- 🧾 Экономия времени менеджеров на рутине до 30% в неделю
- 📊 Полная прозрачность процессов — от заявки до зачисления
- 💬 Рост удовлетворённости родителей — стало проще получать ответы и уведомления
Заключение
Внедрение CRM-системы Битрикс24 стало ключевым шагом для роста и оптимизации работы образовательного центра. Благодаря автоматизации рутинных процессов, созданию прозрачной системы коммуникации и учёта, центр смог сосредоточиться на главном — повышении качества образовательных услуг и привлечении новых учеников.
Теперь каждый сотрудник знает, что и когда нужно сделать, а руководство — как идёт работа в целом.
Наши решения включают всё необходимое для полноценного внедрения Битрикс24. Мы разрабатываем детальное ТЗ, настраиваем систему под ваш бизнес и сопровождаем вас на всех этапах работы.
❓ Готовы обсудить, какой пакет подойдёт именно вам? Оставьте заявку, и мы подберём лучшее решение под ваш бизнес! 🚀