Советы, как делегировать, чтобы перестать всё тащить самому, как выстраивать процессы и масштабироваться. Практическими рекомендациями поделилась Наталья Пятницкая на «Суровом Питерском SMM».
Забирайте по ссылке контент-план для экспертов на 6 месяцев. Это бесплатно
Меня зовут Наталья Пятницкая, я руководитель маркетингового агентства. В 2019 году я вела на таргете 23 проекта одновременно. В какой-то момент поняла, что не вывожу. Начала с поиска помощников. Потом набрала команду из 3 таргетологов.
Расскажу про весь процесс делегирования и про то, как пройти его с комфортом.
Нам всем рассказывали про фриланс, что это когда вы на Бали, работаете не больше 2–4 часов в день и много зарабатываете. Я не на Бали, но действительно работаю 2–4 часа в день и в отпуск езжу без ноутбука, потому что у меня есть команда. И всё это заслуга не фриланса, а делегирования. О нём и поговорим.
Когда пора собирать команду и делегировать задачи?
Есть красные флажки, которые говорят, что вам уже срочно пора набирать сотрудников в команду. Отлично, если о делегировании вы задумались не когда наткнулись на эти флажки, а немного раньше.
1. У вас стабильный поток клиентов
Вы их берёте, но наступает момент, когда вы не можете в одиночку тянуть всю работу без потери качества.
2. Вы не хотите отказывать новым клиентам и терять деньги
Ведь многие из них приходят по рекомендации, готовы сотрудничать, а вы: «Горшочек, не вари».
3. Нет времени на отдых и развитие
Это ситуация, когда Новый год или отпуск проходят без вас, потому что вы вечно в телефоне. Нет времени ни проходить обучение, ни развивать личный бренд, ни думать над стратегией.
И вы понимаете, что пришло время нанять специалиста в команду. Многие в этот момент думают, что это очень долго. Ничего подобного. Если всё сделать грамотно, сотрудник у вас появится уже через 2–3 недели.
Первый этап. Готовимся делегировать
Этот этап у вас займёт 3–5 дней.
Шаг 1. Декомпозиция проекта
Вы начинаете с того, что расписываете все процессы, которыми занимаетесь. Это называется декомпозицией проекта.
Можно назвать это фотографией рабочего дня. Вы выписываете на листочек все задачи, которые решаете: подготовка документов, переговоры с заказчиком, составление медиастратегии, аудит сообщества.
Например, вот так выглядят задачи таргетолога после того, как мы договорились с заказчиком о сотрудничестве.
Шаг 2. Распределяем задачи
Следующий этап — нам нужно разложить задачи на 3 «корзинки»: могу делегировать, легко передать; могу делегировать, но нужно подготовиться; не хочу делегировать, буду делать сам.
Получилось? Теперь внимательно посмотрите на третью корзинку, то есть на задачи, которые вы хотите продолжать делать сами. Спросите себя: в этом есть мой рост? Потому что если мы остаёмся в операционке, в рутинных задачах, у нас нет времени расти. И лучше это передать команде.
Что точно стоит оставить себе:
- переговоры с клиентами и подписание договоров
- стратегическое планирование (утверждение медиаплана, отчётность, подведение итогов).
Дальше смотрим на оставшиеся две корзинки. Задачи, которые передать легко, — это те, по которым у вас есть чек-листы, гайды и инструкции. Задачи, которые сложно передать, — те, по которым инструкции и гайды ещё предстоит сделать.
Этим и займёмся.
Шаг 3. Подготовка инструментов для делегирования
Вам нужны инструменты для всех процессов, которые хотите передать. Даже если вы сами работали без инструментов — например, набрасывали анализ конкурентов на бумажке — и вам как специалисту хватало. С делегированием так не сработает. Нужна таблица или текстовая инструкция, как вы видите результат, что именно мы анализируем. Это не очевидно — анализ конкурентов делают по-разному. Кто-то смотрит по 50 критериям, кому-то достаточно 10. Определитесь, какие составляющие важны для вас.
Вот примеры документов, с которыми работает моя команда:
Второй этап. Наём сотрудников
Этот этап делегирования займёт 5–10 дней, если всё сделать правильно.
Где искать сотрудников?
Скорее всего, все эти ресурсы вы уже знаете, потому что сами искали там работу или размещали резюме.
Итак, можно найти специалиста в команду:
- на сайтах с вакансиями
- в группах и сообществах с вакансиями
- среди своих учеников
- среди выпускников онлайн-школы, где вы учились сами
- разместив объявление о вакансии в ваших соцсетях
- в чатах мероприятий, курсов
- обратившись к авторам кейсов, которые вам нравятся.
Для этого вам нужно подготовить текст вакансии. В ней указываем:
- функционал — те самые задачи, которые вы расписали на прошлом этапе
- оплату труда
- ваши требования.
Чем подробнее распишете функционал, тем более осмысленными будут отклики.
Удачный вариант текста вакансии, на мой взгляд, выглядит вот так:
* Instagram принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещённой в РФ.
В вакансии даём ссылку на анкету.
Заполнение анкеты
В идеале заполнение анкеты не должно занимать больше 10–15 минут. Важно спросить:
- какой опыт
- где учились
- примеры работ в любом формате. Необязательно требовать кейсы — их сложно оформлять и не у всех начинающих специалистов они есть. Подойдут скрины рекламного кабинета, примеры креативов, текстов.
Можно поинтересоваться, сколько часов в день готовы уделять работе.
Включите в анкету 2–4 критерия, важных для вас. Например, если работаете в нише онлайн-образования, можно спросить, умеет ли кандидат ставить UTM-метки, работать в Senler и есть ли у него опыт работы в онлайн-образовании.
Когда я искала сотрудника, мне было важно, чтобы у кандидата не было других проектов и он работал только со мной. Вопрос об этом я включила в анкету.
Получив данные анкет, отсеиваем всех, кто нам не подходит. Остальным присылаем тестовое.
Тестовое задание
Варианты тестовых заданий:
- сделать аудит группы, теста, сайта
- сформулировать предложения, замечания
- дать оценку графикам, выгрузке, статистике
- найти ошибки, недостатки
- сделать креативы, макеты, рисунки, написать текст
Не требуйте, чтобы тестовое вам прислали в тот же вечер. Адекватное время на выполнение — 2 дня. Его обычно достаточно, чтобы кандидат не торопился и прислал вам осмысленный результат.
Проверяя тестовое, обратите внимание: верно ли кандидат решил задание, насколько развёрнуто выполнил работу, владеет ли терминологией.
Если тестовое задание нас устроило, зовём на встречу.
Встреча
На личном собеседовании:
- спрашиваем про опыт
- можно задать вопрос про ошибки, провалы и то, как с ними справлялись. Если человек не готов признаваться, что ошибается, можно считать это тревожным звоночком
- рассказываем про себя, свой опыт и планы
- обсуждаем, как построены взаимодействие и отчётность
- ещё раз проговариваем условия и оплату труда.
Это особенно важно сделать, чтобы потом, когда вы откажете другим кандидатам, не выяснилось, что выбранный человек вас неправильно понял.
Третий этап делегирования. Ввод в должность
Займёт 10–15 дней.
Самое приятное на этом этапе — правила устанавливаете вы. Нужно просто проговорить все детали сотрудничества и результат, который вы хотите получить от нового сотрудника.
Чтобы при делегировании ввести сотрудника в должность:
- опишите основные принципы и условия сотрудничества
- введите в курс дела по проекту, если надо, добавьте в рабочий чат
- выдайте доступы и пароли
- ставьте задачи письменно и планируйте промежуточные проверки для больших задач
- описывайте конкретно, какой результат хотите получить
- покажите, в каком виде и какая нужна отчётность.
Пример, как ставить задачи:
По моему опыту, на старте больше всего времени уходит не на то, чтобы передать задачи, а на то, чтобы проверить результат. Обязательно проверяйте. Держите всё под контролем, пока не будете уверены, что человек всему научился.
Типовые ошибки делегирования
1. Непроработанные инструменты
Те самые гайды и инструкции, которые вы разрабатывали на старте. Если вы отдали их сотруднику в работу и понимаете, что часто просите дополнительные данные или возвращаете на доработку — возможно, дело в инструменте. Доработайте и ещё раз отдайте сотруднику на тестирование.
2. Отдавать стратегические задачи
У сотрудника может не хватать для них компетенций. Да и в целом такие важные вещи, как стратегия, лучше оставлять в своих руках.
3. Делать за исполнителя
У меня был случай, когда таргетолог мне написала: «Наташа, я не успеваю. Можно рекламные объявления по этим сегментам ты сделаешь сама?» И я сказала: «Нет. Давай их сделаешь ты. А если не успеваешь, давай я помогу тебе расставить приоритеты, чтобы выяснить, что нужно сделать срочно, а что можем оставить на следующий день».
4. Переделывать за исполнителем
Бывает, что я открываю рекламный кабинет и вижу, что в двух объявлениях не проставлены лимиты. Куда проще — я здесь, пара кликов — и всё на месте. Но я пишу в чат таргетологу: «Вернись в рекламный кабинет и поправь». Потому что если я поправлю сама, она так и будет забывать за этим проследить.
5. Неадекватная нагрузка
Если у исполнителя слишком много задач, он выгорает. Старайтесь не перегружать сотрудников и расширяйте штат, если команда не вывозит.
6. Наказывать, не объясняя
Люди приходят в вашу команду в том числе за вашим опытом. Поэтому терпеливо показывайте, что пошло не так, исправляйте, объясняйте. Только если одинаковые ошибки повторяются несколько раз, можно наказать (предварительно предупредив, за что бывают штрафы и какие) или расстаться.
7. Не благодарить и не хвалить
Обязательно отмечайте, что специалист сделал хорошо и где он молодец.
Двигаясь по этому пути, вы сможете набрать команду и делегировать рутину, чтобы заниматься стратегией, учиться и выходить на более крупные заказы. И когда это случится, вам точно не захочется возвращаться обратно — во время, где вы работали в одиночку и всё тащили на себе.