Вот мысль настолько очевидная, что хочется спросить: Серезно?
Результаты у команды, где инженеры и финансисты, руководители и специалисты говорят на одном языке лучше, чем у тех, где каждый сидит в своем аквариуме. Даже в тяжелых и иногда провальных проектах. Ибо, когда проект идет не так и не туда, это не всегда вина команды. Часто это ошибки в оценке потенциала проекта. И только потом уже косяки в управлении.
Размер команды — не главное. Гораздо важнее, чтобы каждый чётко понимал свою роль. В группе из трёх человек часто приходится выполнять сразу несколько функций — такой вот «токарь-пекарь-дискотекарь». Чтобы не превращаться в ручного управленца, не бегать в поисках документов и не корпеть над отчётами в последнюю минуту, нужен чёткий план.
Для проекта – это методологическая схема проекта. Не торопитесь закатывать глаза. Сейчас все объясним.
Есть методологии управления проектами. Теоретические базы, которые описывают принципы и инструменты.
Далее положения по управлению проектами - документ, определяющий основные правила, стандарты и общие требования, которые обязательны для всех проектов компании. Если сделан для пользы, а не галочки.
Еще устав проекта — это документ, который фиксирует цели, границы и ключевых участников проекта.
И есть методологическая схема проекта – это модель управления проектом, где заданы:
- Принципы работы: как принимаются решения, кто за что отвечает и по каким критериям оценивается успех.
- Методы и инструменты: от привычных Office и Google Docs до профессионального софта. Здесь же прописываем стандарты передачи информации — например, какие мессенджеры используем и с каких электронных адресов принимаются распоряжения и согласования.
- Процедуры: как формулируем задачи, передаём их, вносим изменения, оцениваем результаты и завершённость, а также как происходит контроль и фиксация.
- Роли и зоны ответственности: кто отвечает за внедрение, поддержку и корректировку схемы.
Одна методологическая схема может быть применима для разных проектов, но только при определённых условиях. Проекты должны быть типовые, как по ресурсам, рискам, так и по ограничениям. Шаблон описания методологической схемы может быть типовой. А вот содержание всегда разное.
Как сделать методологическую схему?
1. Определите уровень зрелости проекта и команды
Если у вас команда, которая считает, что «риски — это пессимизм», не надо сразу лепить PMBOK + Agile + TOC. Подберите методологию по зубам.
2. Выберите подход (или смешайте)
В строительстве часто работает гибрид: жёсткое планирование сроков (Waterfall) + гибкое управление изменениями (Agile-подходы в инжиниринге и снабжении).
3. Назначьте “методолога”
Это не обязательно отдельный человек. Но должен быть тот, кто соберёт всё в одно и проведёт через проект. Если штат не большой, это может быть РП. Или владелец.
4. Опишите схему:
- Этапы жизненного цикла проекта: инициация, планирование, реализация, контроль, завершение. Определите их наполнение и взаимодействие между ними.
- Структура ответственности: кто принимает решения, кто инициирует изменения, как согласуются действия внутри команды.
- Методы планирования, коммуникаций, оценки результатов и рисков, способы передачи информации, форматы отчетности и контрольных точек.
- Формируется перечень инструментов.
Что дает методологическая схема?
Команда говорят на одном языке.Экономия времени и нервов. Схема сокращает бессмысленные звонки и ненужные телодвижения.
Внятное понимание ролей. Не будет этого раздражающео «Я думал, это делает Вася».
Однако на пути к светлому будущему, нужно будет преодолевать препятствия.
С чем придется столкнуться?
Сопротивление команды. Особенно от старожилов, которые «так делали ещё до тебя».
Сложность формализации. Невозможно всё учесть. Но это не повод не учитывать ничего.
Делать сложно. Некоторые РП превращаются в методологов-бюрократов. Успокойтесь. Проект — это не диссертация.
Изменения условий. Мир меняется, условия в которых живет проект меняются. Методология должна жить и подстраиваться под происходящее.Проблема положений, схем и инструкций в том, что их делают не как рабочий инструмент. А как дань моде. Смотрите у нас тоже как в лучших домах Лондона и Парижа. И в этом проблема. Задача документов по проекту не впечатлять своим объемом и длинными предложениями, а определить правила.
Правила нужны не чтобы ограничивать, а чтобы знать, что делать, особенно когда что-то идет не так.
Автор: Вера Питинова