Сколько хранить документы, чтобы не попасть на штрафы

По действующему законодательству все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны хранить кадровые, бухгалтерские и налоговые документы в установленные сроки. В зависимости от типа документа, продолжительность хранения может составлять 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50, 75 лет или даже быть бессрочной.

Чтобы избежать штрафов и проблем при проверках, важно знать и соблюдать правила хранения. Разберем, как и сколько хранить документы разных категорий.

Общие правила хранения документации

Электронные документы должны сохраняться на носителях или в специализированных системах, позволяющих не только открыть файл, но и проверить ЭЦП (электронную подпись).

Отсчет срока хранения начинается с 1 января года, следующего за завершением делопроизводства по документу. В случае с учетными книгами, журналами и реестрами — с 1 января года после окончания их ведения.

Пример: Если приказ о выговоре издан в январе 2023 года, то отсчет срока хранения начнется с 1 января 2024 года.

Если установлены два срока хранения (например, 50 и 75 лет), используют следующие ориентиры:

• 50 лет — для документов, оформленных после 2003 года;
• 75 лет — для созданных ранее.

Постоянного хранения требуют особо важные документы. Через 10 лет их необходимо передавать на архивное хранение — либо в ведомственный архив, либо в государственный/муниципальный архив соответствующего региона.

По завершении срока хранения документы подлежат уничтожению, но не путем простой утилизации — это делается по установленным правилам, с оформлением соответствующих актов.

Хранение кадровых документов

1 год

• Заявления сотрудников о выдаче трудовых документов.

3 года

• Приказы о взысканиях (исключая увольнение);
• Оповещения о сокращении, увольнении и прочие уведомления;
• Согласия на обработку персональных данных (срок — после окончания действия или отзыва);
• Деловая переписка по кадровым вопросам;
• Графики отпусков.

5 лет

• Приказы по отпускам (ежегодные, ученические, отзыв, перенос и т.д.);
• Командировочные приказы и отчеты;
• Договоры о полной мат. ответственности (срок — после увольнения);
• Учетные журналы бланков трудовых, отпусков, выдачи справок;
• Документы по воинскому учету;
• Табели учета времени (кроме сотрудников во вредных условиях труда).

45 лет

• Документы о спецоценке условий труда (при нормальных условиях);
• Журналы по несчастным случаям;
• Журналы инструктажей по охране труда.

50 или 75 лет

• Приказы по приему, переводу, увольнению, отпускам, совместительству, повышению ЗП;
• Все приказы, касающиеся «вредников»;
• Личные карточки и должностные инструкции;
• Личные дела, в том числе руководителей;
• Сведения о стаже и трудовой деятельности;
• Трудовые договоры и допсоглашения;
• Табели по «вредникам»;
• Журналы учета трудовых договоров, карточек, личных дел, трудовых книжек;
• Документы о спецоценке при вредных условиях;
• Незабранные трудовые книжки.

Постоянное хранение

• Внутренние положения о ЗП, премировании, защите персональных данных;
• Коллективные договоры;
• Штатное расписание и все его изменения.

Важно: К каждому приказу обязательно прикладываются основания — заявления, объяснительные, справки и т.д. Например, к приказу об увольнении — соответствующее заявление работника.

Налоговая документация

Сроки хранения налоговых документов указаны в разделе 4.3 Перечня документов Росархива, утвержденного Постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011, а также в отдельных положениях Налогового кодекса РФ. Если в разных нормативных актах указаны разные сроки, ориентируйтесь на наибольший срок хранения.

5 лет

• Счета-фактуры;
• Книги учета доходов и расходов, и иные документы по налогообложению.

Закон обязывает работодателей — как организации, так и индивидуальных предпринимателей — хранить документы, связанные с оплатой труда. Нарушение правил хранения может повлечь административную ответственность и штрафы. Ниже рассмотрим сроки хранения, особенности их учета и порядок уничтожения документации.

Как долго хранить документы по зарплате?

5 лет:

• Заявления, справки и иные документы, касающиеся выплаты пособий, включая больничные и материальную помощь;
• Исполнительные листы и прочие документы по удержаниям из зарплаты;
• Документы, касающиеся оплаты учебных отпусков;
• Переписка, связанная с выплатой заработной платы;
• Журналы и базы учета депонированной (невостребованной) зарплаты.

6 лет:

• Платежные и расчетно-платежные ведомости по заработной плате;
• Расчетные листки;
• Документы, подтверждающие получение работниками зарплаты и других выплат.

50 или 75 лет:

• Лицевые счета сотрудников;
• Гражданско-правовые договоры (ГПХ) и акты сдачи-приемки по ним;
• Расчетные листки (если не велись лицевые счета).

Правила хранения документов

Согласно закону «О бухгалтерском учете» и пунктам 23–27 ФСБУ 27/2021, документы необходимо хранить с учетом следующих требований:

1. Физическая безопасность: Бумажные документы должны быть защищены от воздействия влаги, огня, света, вредителей и других факторов. Доступ к ним должен быть ограничен, чтобы исключить возможность подмены или порчи.
2. Аутентичность формы: Документы нужно хранить в первоначальном виде. Бумажные оригиналы нельзя заменять отсканированными копиями. Электронные документы также нельзя хранить исключительно в распечатанном виде.
3. Восстановление при утрате: В случае утери или порчи документов следует принять меры по их восстановлению.
4. Передача при смене руководства: В случае смены руководителя все документы передаются по установленному внутреннему порядку.

С 1 января 2024 года вступает в силу требование п. 25 ФСБУ 27/2021: вся бухгалтерская документация и базы данных должны размещаться на территории РФ. Это касается всех, кто использует зарубежные сервисы для ведения учета. По разъяснению Минфина, это требование можно выполнять уже сейчас, не дожидаясь официальной даты вступления в силу.

Особое внимание уделяется хранению бумажных трудовых книжек и вкладышей — по Приказу Минтруда №320н от 19.05.2021 их следует хранить как документы строгой отчетности, например, в сейфах.

Что делать, когда срок хранения истек?

1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии (не менее трех человек). Возглавить ее должен специалист по кадровому или делопроизводственному учету.
2. ИП без сотрудников может провести процедуру самостоятельно, без издания приказа.
3. Комиссия проверяет сроки хранения и определяет документы, подлежащие уничтожению. По итогам составляется акт уничтожения.
4. Бумажные документы уничтожают до состояния, исключающего восстановление, например, в шредере. Электронные — удаляют с носителей.
5. При большом объеме можно воспользоваться услугами профильных организаций, оформив сдачу документов по накладной.
6. После уничтожения обязательно составляется отчет, где указывается способ уничтожения, перечень документов, их объем и ФИО ответственных лиц.

Ответственность за преждевременное уничтожение

Если налоговая инспекция запросит документы, которые должны храниться, а они утеряны или уничтожены, это считается нарушением.

• Статья 120 НК РФ (грубое нарушение учета):10 000 руб. — за нарушение в одном налоговом периоде;
  30 000 руб. — за нарушение в нескольких периодах;
  20% от суммы недоплаты налога (не менее 40 000 руб.), если занижена налоговая база.
  
• Статья 126 НК РФ (непредоставление документов):200 руб. за каждый отсутствующий документ.
  Повторное нарушение в течение года — повышенная ответственность.
  

Ответственность за нарушение правил хранения архивных и трудовых документов

Соблюдение сроков и порядка хранения документов — обязанность, установленная законом. При проверках контролирующие органы вправе привлекать к ответственности как организации, так и должностных лиц. Вот какие последствия могут наступить за несоблюдение норм.

Нарушения в архивном хранении

Если предприятие или предприниматель нарушают требования к хранению документов, которые подлежат передаче в архив (например, не обеспечивают их сохранность, не передают в государственные архивы и т.д.), то этим вопросом может заинтересоваться Росархив и его территориальные структуры.

Санкции за такие нарушения предусмотрены статьей 13.20 КоАП РФ:

• для юридических лиц — штраф от 5 000 до 10 000 рублей;
• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 3 000 до 5 000 рублей.

Ошибки в ведении трудовых книжек

Нарушение порядка ведения, учета или хранения трудовых книжек также влечет ответственность, в том числе со стороны инспекторов Государственной инспекции труда (ГИТ).

Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы:

• от 30 000 до 50 000 рублей — для организаций;
• от 1 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц и ИП.

Если подобное правонарушение совершается повторно, применяется часть 2 той же статьи, где штрафы уже существенно выше:

• от 50 000 до 70 000 рублей — для организаций;
• от 10 000 до 20 000 рублей — для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей.