Введение
Для того, чтобы успешно сдавать в аренду свободные торговые площади, важно не только проявлять доброжелательность и уважение к потенциальным арендаторам, но и правильно организовывать переговоры, иметь четкий план подготовки и проведения соответствующих встреч.
В настоящей статье я расскажу, как нужно организовывать и проводить переговоры, приведу свой план действий, который на протяжении 9 лет работы в торговом центре, помогал мне добиваться нужного результата в арендных отношениях.
Другие мои статьи о сдаче торговых площадей в аренду можно прочитать здесь.
План организации и проведения переговоров
Мой план организации и проведения переговоров с потенциальными арендаторами состоит из 8 ключевых шагов.
✅ Шаг №1. Определить ответственное лицо, которое должно проводить переговоры с потенциальными арендаторами.
Варианты. Переговоры с арендаторами проводят менеджеры по аренде и иногда к ним может подключаться руководитель отдела аренды; руководитель отдела проводит все переговоры сам, а менеджеры по аренде осуществляют только поиск клиентов и сопровождение сделки.
Мой опыт. Я проводил все переговоры с потенциальными арендаторами самостоятельно, по мере необходимости подключал к ним юриста отдела (например, для обсуждения протокола разногласий к договору). В нашем ТЦ было заведено, что с арендаторами (предприниматели, руководители локальных и федеральных компаний) общаться должны только руководители.
✅ Шаг №2. Определить формат и место проведения переговоров с потенциальными арендаторами.
Варианты. Переговоры могут проводиться в кабинете отдела аренды, в торговом зале (на торговой площадке), в смешанном формате или даже на территории арендатора (особо не практикуется).
Мой опыт. Первую часть переговоров (знакомство, обсуждение пунктов договора аренды и персональных условий аренды) я проводил в кабинете отдела аренды, затем уже продолжал встречу в торговом зале (показ/смотр предлагаемых торговых площадей).
✅ Шаг №3. Определить лимит продолжительности переговоров с потенциальными арендаторами.
Варианты. Длительность переговоров с арендаторами может быть 30-60-90 минут. Она зависит от масштабов арендатора (индивидуальный предприниматель, крупный производитель и федеральная торговая сеть), наличия чёткого плана переговоров и предложения для арендатора, от желания арендатора и возможности менеджера слушать и обсуждать пункты договора аренды, а также от компетентности "переговорщика".
Мой опыт. На переговоры с потенциальными арендаторами я планировал порядка 60 минут с предпринимателями и 90 минут с локальными или федеральными компаниями. Это время учитывало возможное опоздание арендатора, заполнение заявки, переговоры в кабинете, а также показ ТЦ и предлагаемых площадей.
✅ Шаг №4. Организовать встречу и сопровождение потенциальных арендаторов на переговоры.
Варианты. Потенциального арендатора встречать со входа и провожать к месту проведения переговоров может руководитель отдела аренды или менеджер по аренде, сотрудник информационного центра (стола информации) или администратор торгового центра.
Мой опыт. Поскольку у меня не было менеджеров по аренде, мой рабочий день состоял из большого количества переговоров и задач, а арендатор мог приехать и без договорённости, то по прибытии потенциальный клиент обращался в информационный центр и оттуда его сопровождали в отдел аренды. Данный процесс всегда проходил без нареканий.
✅ Шаг №5. Организовать заполнение потенциальным арендатором заявки на аренду.
Заполненная заявка на аренду площади (анкета), по сути, является предметом проведения переговоров. Она должна содержать следующие данные: наименование арендатора и/или его юр. лица, сферу деятельность и виды реализуемой продукции, контакты арендатора или его представителя, требования к помещению (диапазон кв. м. площади, этажность и т. п), планируемые сроки заезда и т. д.
Варианты. Заявку на аренду можно заполнять до, во время или после проведения переговоров.
Мой опыт. Я требовал от арендаторов заполнять заявку до проведения переговоров. Это позволяло эффективнее проводить переговоры, рационально использовать отведённое на это время (не приходилось на переговорах ждать пока арендатор заполнит анкету). Арендатор приходил на переговоры, я в течение 1 минуты изучал заявку, понимал с кем имею дело и что могу предложить, в каком русле вести переговоры. Для того, чтобы все арендаторы заполняли заявку до переговоров, в информационном центре выдавался бланк анкеты и только после её заполнения арендаторы сопровождались на переговоры. После переговоров заполненную заявку от арендаторов получить сложнее (у арендатора не всегда есть мотивация), для этого нужны дополнительные усилия и время.
✅ Шаг №6. Определить место и время выдачи потенциальному арендатору раздаточного материала по аренде.
Раздаточный материал может включать в себя: презентацию ТЦ, памятку с краткими условиями аренды и важными пунктами договора аренды, шаблон договора аренды, перечень документов для заключения соглашения. Отсутствие данного материала может негативно повлиять на решение арендовать площадь (например, представитель арендатора не всегда записывает и/или запоминает информацию на переговорах, а потому условия аренды могут быть переданы руководителю в искаженном виде).
Варианты. Раздаточный материал можно предоставлять арендатору до, во время или после переговоров.
Мой опыт. Я передавал раздаточный материал потенциальному арендатору в печатном виде в начале встречи, а затем в процессе переговоров уже более подробно раскрывал соответствующую информацию. Если арендатору выдать материал до переговоров, то он может отказаться от встречи (информацию получил и ушёл). Выдача раздаточной информации после переговоров грозит арендатору плохим усвоением материала.
✅ Шаг №7. Определить структуру "кабинетных" переговоров с потенциальными арендаторами.
Часть переговоров обязательно должна проходить в кабинете - это позволяет сохранить определённую конфиденциальность взаимной информации и персональных предложений.
Мой опыт. Структура моих "кабинетных" переговоров включала в себя следующие действия:
📍знакомство, обмен визитками;
📍выдача раздаточного материала по аренде и получение заявки на аренду от потенциального арендатора;
📍краткое изучение анкеты потенциального арендатора и озвучивание вопросов арендатору: о его деятельности и продукции, требованиях к арендуемому помещению;
📍презентация ТЦ, его особенностей и преимуществ;
📍озвучивание ключевых условий договора и персональных условий аренды;
📍предоставление ответов на вопросы потенциального арендатора;
📍предложение вариантов торговых площадей с приглашением осмотреть их на месте (в торговом зале).
✅ Шаг №8. Определить структуру переговоров в торговом зале.
Переговоры с потенциальным арендатором в торговом зале (на торговой площади) не предполагают обсуждение условий аренды и договора, так как услышанная продавцами торговых точек конфиденциальная информация, моментально (часто в искаженной форме) передается соответствующим арендаторам. Далее, по цепочке, арендаторы задают много "ненужных" вопросов (например, "почему вы отдаете хорошую площадь другим", "почему вы им делаете скидку по аренде" и т. п.) отделу аренды.
Мой опыт. Структура моих переговоров с потенциальными арендаторами в торговом зале включала в себя следующие действия:
📍 краткая экскурсия по ТЦ - показ основных инфраструктурных элементов (расположение входов/выходов в ТЦ, лестниц и пассажирских лифтов, зонирование торговых залов, размещение рекламы, организация проходов для посетителей, расположение грузовых лифтов и разгрузочного пандуса, информационного центра, детской игровой комнаты, кафе и т. п.);
📍 презентация торговых залов и торговых площадей (расположение лестниц и лифтов на этаже, высота потолков, шаг колонн, размеры стандартных площадей, инженерные системы и т. п.);
📍показ предлагаемых торговых площадей визуально и с показом на схеме соответствующего торгового зала;
📍установка сроков предоставления ответа на предложение ТЦ (3-7 дней);
📍сопровождение потенциального арендатора на выход ТЦ и прощание с ним.
План действий после проведения переговоров
Крайне желательно иметь план действий не только по организации и проведению переговоров, но и после проведения переговоров. Рассмотрим несколько важных аспектов.
✅ Небходимо продублировать потенциальному арендатору предложение по аренде в электронном виде, т. е. написать электронное письмо и приложить: проект договора аренды, финансовые условия аренды, схемы предлагаемых площадей, а также осуществить напоминание о сроке предоставления ответа на предложение по аренде.
✅ Необходимо в течение одних рабочих суток проверить арендатора на предмет банкротства, судебных разбирательств, задолженностей перед государственными органами, клиентами и различными контрагентами.
✅ В оговорённое время запросить или получить ответ (о намерении заключить договор аренды) от потенциального арендатора, прошедшего проверку.
Заключение
Проведение переговоров с потенциальными арендаторами - важный процесс на пути к сдаче торговых площадей в аренду. Для того, чтобы переговоры с клиентами приводили к заключению сделки (договора аренды), необходимо их правильно организовать и провести.
В настоящей статье мы рассмотрели практический план организации и проведения переговоров с потенциальными арендаторами, состоящий из 8 ключевых шагов, а также необходимые действия арендодателя после проведения переговоров.
В одной из своих будущих статей я планирую рассказать о процессе заключения договора аренды и о подготовке к заезду новых арендаторов торгового центра.
Рекомендую подборку статей:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#торговыйцентр#тц
#арендодатель#арендатор#аренда
#переговоры#встреча#договор
#потенциальныйарендатор
#арендныеотношения
#классикауправления
#азатхабибуллин#8