В современных компаниях эффективный учёт основных средств и материально-ответственных ценностей (МЦ) играет ключевую роль в обеспечении контроля за активами и оптимизации расходов. Традиционные методы — ручной учет в Excel или бумажные реестры — не обеспечивают необходимой точности и оперативности.
Технологии AUTO ID (автоматическая идентификация) решают эти проблемы за счёт применения штрихкодов и RFID-меток для цифровой идентификации каждого объекта имущества. В паре с учетными системами на базе 1С, а также применением терминалов сбора данных вместо бумажных носителей, такая система полностью решает задачи по учету имущества для любого уровня компании.
Технологии идентификации основных средств и МЦ:
- Штрихкодирование — визуальное кодирование данных в виде чёрно-белых полос: дешево, просто в использовании, требует прямой видимости при сканировании.
- RFID (Radio Frequency Identification) — радиочастотная идентификация с возможностью считывания на расстоянии до 10 м без прямого обзора, устойчивость к внешним воздействиям, возможность записи и перезаписи данных на метке. Дороже чем штрихкод, но за счет возможности массового считывания, время проведения инвентаризации сокращается раз в 15.
Подробнее про сравнение штрихкодирования и RFID мы писали в экспертной статье:
Пройдемся кратко по отличиям:
Когда использовать штрихкодирование?
— Небольшие бюджеты и простые задачи учёта.
— Не требуется частое массовое сканирование.
Когда выбирать RFID?
— Большие объёмы инвентаризации в короткие сроки.
— Работа в сложных условиях (склады, открытые площадки, транспорт).
— Необходимость хранения подробных данных об объекте на метке.
Примеры маркировки объектов имущества
Софт и оборудование для учета имущества
Программно-аппаратный комплекс для учета имущества состоит из
- Специализированного ПО для учета всех движений основных средств и МЦ.
Это может быть встроенный модуль для действующей системы 1С (например, наше решение ВИАНТ: Контроль имущества).
Либо отдельна программа, позволяющая обмениваться данными с системами регламентированного учета компании (например, Клеверенс: Учет имущества или 1С: Инвентаризация и управление имуществом).
2. Оборудования для печати штрихкодов или программирования RFID-меток: принтеры и программаторы (считыватели).
3. Оборудования для идентификации объектов имущества: терминалов сбора данных (ТСД), считывателей и RFID-антенн.
4. Расходных материалов: термо-этикеток или RFID-меток (бывают разных форм факторов)
Отдельно стоит отметить универсальность использования мобильных терминалов сбора данных, на которые устанавливается специализированное ПО, например: Учет 15 от Клеверенс, или DM.Invent от Data Mobile. Так, с помощью ТСД можно полностью дистанционно осуществлять все необходимые операции по учету движений, состояния или текущего местоположения имущества.
Сколько это стоит? Как рассчитать проект
Подбор ПО и оборудования осуществляется индивидуально под каждый проект и конкретные задачи. Например, для учета офисного оборудования можно использовать обычные штрихкоды и вести учет в модуле ВКИ, интегрированном с 1С:Бухгалтерия. Так, стоимость проекта с внедрением "под ключ" (2 ТСД + модуль для 1С + лицензии + принтер и расходные материалы для 2000 объектов) составит не более 450 000 рублей.
Подход к внедрению системы учёта имущества. Дорожная карта проекта от ВИАНТ
- Знакомство и формирование целей
Первая встреча с ключевыми заинтересованными лицами, обсуждение задач проекта и выявление бизнес-процессов верхнего уровня. - Анализ и оценка
Интервью ключевых пользователей, детальный аудит текущего учёта и 1С-ландшафта, разработка технического описания комплекса, расчёт сроков и бюджета. - Сделка и подготовка к старту проекта
Утверждение функционального дизайна системы, заключение договора, закупка оборудования и лицензий. - Разработка и демонстрации
Установка системы и мобильного ПО, адаптация интерфейсов под требования компании, проведение итерационных демо, сбор обратной связи. Разработка инструкций, настройка отчетности. - Маркировка имущества. Пилотный запуск и обучение
Перенос на рабочий сервер, маркировка объектов имущества, выезд на объект, очное обучение администраторов и пользователей, полноценный запуск.
Пост-пусковое сопровождение
Две недели удалённой и оперативной поддержки через систему заявок (OkDesk), развитие системы в ходе дальнейшей реальной эксплуатации.
Примеры кейсов внедрения
- IT-отдел крупной корпорации
— Задача: учёт и контроль ноутбуков и периферии по всему офисному парку. Контроль выдачи и возврата оборудования в сервисном центре.
— Решение: маркировка штрихкодами всех объектов имущества, применение мобильных терминалов сбора данных. Внедрение централизованной базы имущества на базе 1С.
— Результат: контроль всех движений IT-оборудования с помощью ТСД, учет состояния имущества, формирование задач на закупку оборудования на основании точных данных по учету, возможность "привязки" оборудования к конкретному пользователю и рабочему месту.
2. Производственное предприятие
— Задача: быстрый учёт мелкогабаритного инструмента и оснастки на линии.
— Решение: комбинированный подход — штрихкодирование для статичных крупных объектов и RFID-метки для мелких деталей. Мобильные терминалы сбора данных обмениваются информацией с 1С-системой.
— Результат: единая база учёта, ускорение инвентаризации в 5 раз, контроль состояния оборудования по уникальному идентификатору, снижение простоев оборудования из-за потери нужных компонентов.
3. Как мы внедрили учет имущества в Третьяковской галерее. Кейс про RFID-идентификацию основных средств и МЦ в главной галерее страны
Заключение
Внедрение AUTO ID (штрихкодов и RFID) позволяет компаниям перейти от устаревших ручных процессов к полностью цифровому, прозрачному и масштабируемому учёту имущества. Правильно спланированный и поэтапно реализованный проект с учётом особенностей бизнеса обеспечивает быстрый ROI, минимизирует потери и повышает управляемость активами.
Бесплатная консультация по телефону: +7 (495) 212-06-55 или через форму обратной связи на сайте:
- Подберем решение под вашу задачу.
- Проконсультируем по интеграции с учетными системами и выбору ПО для учета ОС и МЦ.
- Предоставим лучшие цены на оборудование и расходные материалы.
- Реализуем проект под ключ. Предоставляем референс, кейсы и отзывы клиентов.