Ошибки в автоматизации HR-процессов случаются не из-за самих систем, а из-за того, как мы с ними обращаемся. И если вы думаете, что внедрить хорошую программу - это значит раз и навсегда забыть про проблемы, то это лишь половина правды. Вторая половина - в человеческом факторе и в стратегии: как, когда и зачем мы «настраиваем» эти инструменты под себя.
Не переделывай систему
Одна из самых распространённых ошибок - желание переделать систему «под себя», особенно в части регламентированного учёта. Это касается прежде всего зарплаты и налогов. Часто бывает, что система всё корректно рассчитала, но пользователю не понравилось, и он начинает «ручную магию»: переписывает НДФЛ, переделывает страховые взносы, меняет оклады. На первый взгляд - это мелочь. На деле - снежный ком. Ведь системы работают по накопительному принципу, и ошибка может «тянуться» годами, переходя из периода в период.
Самое тревожное - люди даже не осознают, что тратят больше времени на исправление последствий, чем потратили бы на консультацию со специалистом. Порой достаточно вложить 3–4 тысячи рублей, чтобы один раз правильно настроить расчёт, вместо того чтобы в будущем тратить в десятки раз больше на пересчёты, аудит и восстановление данных.
Старая система - горе начальнику
Похожая ситуация наблюдается с устаревшими системами. Часто компании продолжают использовать решения десятилетней давности просто потому, что когда-то в них уже вложили деньги. Но с каждым годом такие системы становятся обузой: их сложно поддерживать, в них сложно найти программистов, они не соответствуют текущим требованиям. Результат - горы ручного труда и лавина накопленных ошибок.
Особенно это критично в кадровом блоке. Например, KPI рассчитываются в Excel, потом сотрудник вручную переносит данные в систему. Один неверный ввод - и ошибка, которая тянется по отчётности, премиям и мотивации. Всё это можно было бы автоматизировать - быстро, недорого и без последствий. Но компании упорно продолжают работать по-старому, хотя технологии уже давно предлагают более надёжные решения.
Экзотические системы - корень проблем
Отдельная проблема - экзотические системы, особенно у международных компаний. Программы вроде DirectPay или устаревшие самописные решения могут казаться удобными - но только до тех пор, пока не уходит единственный специалист, который знает, как с ними работать. Новые сотрудники не хотят осваивать такие инструменты: это замкнутый круг, в котором трудно найти специалистов, и невозможно масштабировать процессы. Это касается не только HR, но и разработчиков: бывает, нанимают программиста, а выясняется, что три года он занимался только нестандартной кастомной доработкой, которая мешает работать с типовыми решениями.
И вот здесь возникает важный вопрос: где граница между разумной адаптацией и вредной «самодеятельностью»? На практике компании делятся на два типа: одни - консерваторы, которые боятся что-либо менять, и годами держатся за устаревшие инструменты. Другие — чрезмерные новаторы, которые лезут в ядро систем, переписывают встроенные механизмы и тем самым нарушают стабильность работы.
Настоящая зрелость - в балансе. Не обязательно сразу переходить на новое ПО. Но если система не обновлялась 5–7 лет, если она не поддерживается вендором, если её невозможно масштабировать — это тревожный сигнал. Лучше заранее запланировать переход, даже если он займёт полгода или год, чем в панике устраивать аврал, когда всё уже начнёт сыпаться.
Это не функция, а тип мышления
При этом важно понимать: автоматизация - это не просто набор функций. Это способ мышления. Сегодня эффективный HR — это не только про кадровый документооборот. Это про взаимодействие с людьми, развитие, обратную связь, культуру. И если система не даёт инструментов для этого — она сдерживает рост компании.
Автоматизация влияет даже на HR-бренд. В одних компаниях говорят: «Отличное место, там всё удобно, понятно, современно». В других — «не ходи туда, там Excel на каждого». И этот имидж неизбежно просачивается наружу, мешая привлекать новых сотрудников. Особенно сейчас, когда дефицит квалифицированных кадров ощущается всё острее.
В финале совет: если не уверены, можно ли вносить изменения в систему — спросите у партнёра или вендора. Иногда достаточно внести доработку сбоку, не затрагивая ядро, — например, настроить автоматизированные печатные формы или интеграции. Это решает задачу без риска «сломать всё». Так работает умная автоматизация: она не мешает, а помогает.
Видео-интервью по теме доступно тут: https://youtu.be/CQynmSb0iEQ
Подписывайтесь на Telegram https://t.me/+0Q-QxuUKGgJlZWIy