Отдел госзакупок в университете ежегодно тратит десятки часов на проведение тендеров: закупка оргтехники, расходников, организация ремонтов. Каждая процедура требует подготовки документации, согласований и контроля исполнения контрактов. Но есть решение, которое сократит объем работы в 3-4 раза — аренда оборудования с оплатой за копию. Разберём, как это работает.
1. Меньше закупочных процедур — меньше документов
Типичные проблемы при содержании собственного парка:
- Ежегодные тендеры на закупку расходников (картриджи, фотобарабаны, термоплёнки).
- Внеплановые закупки при поломках (редукторы, ролики, блоки печати).
- Сложный учёт списания материалов.
Что меняется с арендой:
- 1 договор вместо 10+ процедур в год
- Все включено: техника, расходники, ремонты — одна статья затрат
- Автоматическая замена устаревших моделей без новых закупок
Пример:
*Вместо:*
- Тендер на 15 принтеров (2024)
- 3 закупки картриджей (2024)
- Ремонт 4 МФУ (2024)
*Достаточно:*
- 1 договор аренды на 3 года с фиксацией цены за копию
2. Исключение нецелевых расходов
Проверки часто выявляют нарушения:
- Закупка избыточного количества картриджей (риск порчи до использования).
- Переплата за ремонт устаревшей техники (дешевле купить новую).
Как аренда решает проблему:
- Нет запасов расходников — поставщик привозит тонер по мере необходимости.
- Нет устаревшего оборудования — техника меняется по графику.
- Финансовая дисциплина — плата только за реальные отпечатки.
Пример:
После перехода на аренду ВУЗ сократил:
- 80% закупок по статье "Расходные материалы".
- 100% закупок по статье "Ремонт оргтехники".
3. Упрощение отчётности и проверок
Что проверяют контролирующие органы:
- Обоснованность закупок
- Соответствие рыночным ценам
- Эффективность использования техники
Преимущества арендной модели:
- Прозрачные тарифы (цена/копия легко сравнивается с рынком)
- Автоматические отчёты от поставщика по объёму печати
- Готовые доказательства эффективности (все затраты = плата за реальное использование)
Важно:
Договор должен включать:
- Прозрачную формулу расчёта стоимости
- Право вуза на аудит объёмов печати
- Штрафные санкции за нарушения
4. Практические шаги для перехода
1. Провести аудит текущих затрат (закупки + обслуживание за 3 года)
2. Разработать ТЗ с ключевыми параметрами:
- - Требуемое количество устройств
- - Максимально допустимая цена за копию
- - Условия замены оборудования
3. Выбрать процедуру в зависимости от типа финансирования:
- Электронный аукцион (44-ФЗ)
- Прямой договор (223-ФЗ для внебюджетных средств)
Вывод: 3 ключевые выгоды для отдела закупок
- Сокращение документооборота на 70-80%.
- Исключение рисков при проверках.
- Высвобождение времени для стратегических задач.
Что сделать сейчас:
1. Посмотрите подробности об услуге.
2. Закажите бесплатный расчёт экономии для вашего вуза.