С 1 сентября 2025 года в России вступит в силу новое Положение о служебных командировках, утвержденное постановлением Правительства РФ № 501 от 16 апреля 2025 года.
Положение сохранит базовые правила, но уточнит ряд формулировок, ужесточит требования к документам и будет регулировать процедуру командирования сотрудников вплоть до 2031 года.
В этой статье мы рассказываем, какие изменения ждут работодателей, что важно учесть, и как правильно оформлять командировки, чтобы избежать проблем с ведомствами после 1 сентября 2025 года.
Не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дзене, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:
Обновлённое Положение о служебных командировках
С 1 сентября 2025 года начнут действовать новые правила направления сотрудников в служебные командировки. Они закреплены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.
Действие документа распространяется на все поездки (как внутри страны, так и за ее пределами) и охватывает весь процесс командирования — от оформления приказа до возвращения сотрудника к работе.
В обновленном Положении содержится 23 пункта, среди которых:
- Порядок оформления командировок;
- Условия предоставления гарантий и компенсаций;
- Перечень возмещаемых расходов;
- Требования ко внутренним документам;
- Возможность электронного документооборота.
Новый документ заменит прежнее Положение № 749 от 2008 года и будет действовать до 1 сентября 2031 года.
Командировки: основные изменения с 1 сентября 2025 года
Хотя Положение № 501 во многом повторяет прежние правила, работодателям придется столкнуться с некоторыми изменениями:
Точный адрес командировки в приказе
Теперь в приказе обязательно нужно указывать не только город или населенный пункт, но и точный адрес места командировки (например, адрес филиала). Таким образом, работодателям больше нельзя использовать расплывчатые формулировки по типу «командировка в Москву».
Обратите внимание: приказ может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде — с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Обязательное согласие работника
Если командировка является внеплановой, а в трудовом договоре нет четкого указания на разъездной характер работы, то руководителю потребуется получить письменное согласие сотрудника на поездку — на бумаге или в электронном виде.
Поездка в филиал — тоже командировка
Даже если сотрудник едет в обособленное подразделение своей компании (например, в региональный офис), такая поездка все равно будет считаться командировкой. Главным критерием является то, что она проходит вне места основной работы.
Исключения из правил
Если работа сотрудника изначально носит разъездной характер (например, водитель, курьер, экспедитор), то новые правила не применяются. Такие поездки не считаются командировками, поскольку выполняются в рамках должностных обязанностей.
У нашей команды есть отдельная подборка тематических статей, посвященных трудовому законодательству в 2025 году. Рекомендуем к прочтению всем работодателям:
Электронное оформление командировок с 1 сентября 2025 года
Одно из главных новшеств — с 1 сентября у компаний появится возможность полностью перейти на электронное оформление командировок.
Теперь все заявления, приказы и отчеты можно оформлять и подписывать в цифровом формате, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Таким образом у владельцев бизнеса отпадает необходимость печатать документы и собирать подписи вручную. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
Обратите внимание: переход на «электронку» — не обязанность, а возможность. Он требует вложений в систему ЭДО, обучения персонала и пересмотра внутренних инструкций.
Суточные, налоги и отчётность в 2025 году
Суточные — это компенсация за дополнительные расходы сотрудника, находящегося в командировке. Законодательно это закреплено в статье 168 ТК РФ и новом Положении о командировках.
Суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами, если соответствуют лимитам:
- До 700 ₽ в сутки по России;
- До 2 500 ₽ в сутки за границей для обычных командировок;
- До 3 500 ₽ за границей для работников с разъездным характером работы и вахтовиков.
Если выплаты превышают эти суммы, разница облагается налогом и страховыми взносами.
Важным моментом является оформление подтверждающих документов. Для аренды жилья у физлица необходим договор и расписка. Отчеты и авансовые отчеты лучше оформлять в электронной форме, прилагая все чеки и билеты.
Гарантии и компенсации за командировку в 2025 году
За время командировки сотруднику сохраняется рабочее место, должность и средний заработок — как и прежде, это закреплено в статьях 167 и 168 Трудового кодекса РФ.
Возмещение расходов по-прежнему включает:
- Проезд: билеты, чеки, путевые листы, такси (не более двух поездок к вокзалу или аэропорту);
- Проживание: возмещается стоимость гостиницы или аренды жилья при наличии подтверждающих документов (например, договора или расписки с паспортными данными арендодателя);
- Суточные: до 700 ₽ в сутки по России, до 2500 ₽ — за границей, до 3500 ₽ — для вахтовиков и сотрудников с разъездным характером;
- Дополнительные расходы: визы, страховки, услуги переводчиков и прочее, при условии согласования с руководством.
Если выплаты превышают установленные лимиты, с суммы удерживаются НДФЛ и страховые взносы.
Оформление командировки: ответственность работодателя в 2025 году
За нарушение правил оформления командировок предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. В этом случае назначаются штрафы:
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽.
Неправильно оформленные документы или несоблюдение требований по компенсациям могут вызвать претензии со стороны налоговых и трудовых инспекций — это повлечет за собой дополнительные риски.
А если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь на частые нововведения и сложности с ведомствами — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Наша команда заберет на себя ведение учетов, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи с учетом всех изменений, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
