Любой проект — это не только задачи, бюджеты и сроки. Это ещё и куча людей, которые должны друг с другом разговаривать. Каждый — со своей ролью, своим темпом, своей мотивацией. И если между ними нет чёткой, заранее продуманной системы коммуникаций, проект рано или поздно встанет. Или покатится не туда.
Особенно остро это проявляется в ERP-проектах. Тут много игроков: заказчик, консультанты, разработчики, методологи, IT-служба, бухгалтерия. Все говорят разными словами, у каждого — свои боли. Кто-то пишет в почту, кто-то кричит в мессенджер, кто-то копит недовольство молча. В итоге получаем не проект, а глухой телефон. Чтобы этого не случилось, нужен план коммуникаций. Причём не формальный документ “для галочки”, а реально рабочий инструмент.
Что такое план коммуникаций по PMBOK
В PMBOK (это международный стандарт по управлению проектами) план коммуникаций — это документ, который описывает:
- Что нужно сообщать
- Кому нужно это сообщать
- Когда и как часто
- Какими каналами и форматами
- Кто отвечает за передачу информации
В теории звучит просто. Но на практике именно с этим и возникают основные проблемы: либо коммуникаций слишком мало, либо слишком много. Либо они хаотичны, и в них тонет суть.
Зачем вообще нужен план коммуникаций
На реальных ERP-проектах план коммуникаций часто воспринимается как нечто второстепенное. Мол, соберёмся — и обсудим. Но именно в этой “гибкости” прячется много неприятного.
Вот что даёт грамотный план:
- Снижает шум: участники получают только ту информацию, которая им действительно нужна.
- Упрощает принятие решений: ключевые лица вовремя получают контекст.
- Снимает эмоциональное напряжение: ожидания по коммуникации заранее оговорены.
- Упорядочивает обсуждения: появляется чёткое понимание, где что обсуждается.
- Ускоряет реагирование: меньше времени уходит на “а где это написано?” и “а кто должен был это сказать?”.
Как это выглядит в ERP-проектах
Рассмотрим на практике. Допустим, у вас проект по внедрению 1С:ERP в производственной компании. Участники: руководитель проекта со стороны заказчика, команда интегратора, IT-отдел, главбух, начальники подразделений.
В хорошем плане коммуникаций это будет расписано так:
- Проектные совещания — раз в неделю, очно, с протоколом. Участвуют все ключевые лица. Ведёт — руководитель проекта. Протокол рассылается в течение дня.
- Оперативные вопросы по модулям — обсуждаются в тематических чатах. Ответственные за блок обязаны отвечать в течение 24 часов.
- Эскалации — через руководителя проекта. Решения принимаются в течение 48 часов.
- Информирование высшего руководства — отчёты раз в две недели по утверждённому шаблону.
- Технические задачи — фиксируются в системе трекинга (например, Jira или СППР), с комментариями и сроками.
План коммуникаций — это не про “позвонить кому угодно в любой момент”. Это про архитектуру общения. У каждого типа вопроса — свой путь.
Если тема коммуникации и работы с собой для вас актуальна, обратите внимание на курс Екатерины Титовой «Soft skills для проектных специалистов». Это практикоориентированная программа, где вы сможете развить навыки общения, дисциплины, планирования и управления стрессом — именно те компетенции, которые помогают проектным специалистам работать эффективнее и без выгорания. Подробнее на сайте.
На что обращать внимание при составлении
Теория теорией, а вот что действительно работает на практике:
- Не копируйте шаблоны. Каждый проект — уникален. Лучше потратить день и прописать всё с нуля, чем использовать дежурный документ, в котором не отражена реальность.
- Учитывайте личные особенности участников. Кто-то всегда молчит в групповых обсуждениях, но с удовольствием пишет письма. Кто-то вообще не читает почту. Учитывайте это при выборе каналов.
- Обозначьте сроки реакции. Участникам важно понимать, когда ждать ответ. Без этого всё превращается в «а почему мне никто не отвечает?»
- Разделите внутренние и внешние коммуникации. Особенно если работаете с внешним интегратором. Внутренние обсуждения — в одних каналах, внешние — в других.
- Не перегружайте. Часто пытаются “на всякий случай” ставить в копию всех. Результат — никто ничего не читает. Лучше отправить коротко и по делу — нужным людям.
- Регулярно пересматривайте план. Сначала проект идёт в одном темпе, через пару месяцев — в другом. План нужно адаптировать под изменения.
Частые ошибки
Вот с чем сталкиваются чаще всего:
- Нет разделения ответственности за коммуникации — в итоге никто не отвечает за то, чтобы информация доходила до адресатов.
- Чаты без модерации — важные сообщения теряются среди флуда.
- Один формат на всё — например, всё обсуждают в Zoom, хотя часть вопросов удобнее решать в трекере.
- Нет фиксации решений — проговорили на встрече, разошлись, и через неделю никто не помнит, что решили.
Как внедрить план в работу
План — это хорошо, но он должен заработать. Для этого нужно:
- Устроить установочную сессию: пройтись по плану, ответить на вопросы.
- Привязать его к календарю и инструментам (например, интегрировать расписание совещаний в Google Calendar).
- Назначить ответственных за соблюдение — руководителя проекта или PMO.
- Сделать регулярный “чек” — работает ли план, нужно ли вносить правки.
- Следить за культурой общения — вежливость, уважение к чужому времени, фокус на задаче.
Вывод
Коммуникации в проекте — это не второстепенная вещь. Это его основа. Без нормального обмена информацией вы можете идеально расписать все работы и бюджеты, но всё развалится из-за неясностей и недоговорённостей. Особенно в сложных, многослойных проектах типа ERP.
Хороший план коммуникаций не требует громоздких формальностей. Он требует осознанности, дисциплины и понимания логики взаимодействия между людьми. Это просто — если делать это с самого начала. И очень сложно — если пытаться наладить по ходу.
Понравилась статья?
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
Подробнее о наших курсах — на сайте