Инструкция по составлению плана коммуникаций проекта

Инструкция по составлению плана коммуникаций проекта

Привет, коллега! Если ты читаешь эту статью, то, скорее всего, тебе поручили составить план коммуникаций для твоего проекта. Не переживай, мы расскажем тебе все, что нужно знать, чтобы справиться с этой задачей на отлично.

Основы коммуникаций в проекте

Начнем с азов. Коммуникации в проекте - это не просто болтовня в курилке или обмен мемами в чате. Это целая система обмена информацией между участниками проекта, которая помогает всем быть в курсе происходящего и принимать правильные решения.

Существует несколько видов коммуникаций:

• Формальные: официальные отчеты, презентации, документация
• Неформальные: обсуждения в чатах, короткие встречи у кофемашины
• Вертикальные: общение между руководителями и подчиненными
• Горизонтальные: обмен информацией между коллегами одного уровня
• Внутренние: коммуникации внутри команды проекта
• Внешние: общение с заказчиками, поставщиками, другими заинтересованными сторонами

Каждый вид коммуникаций важен по-своему, и в хорошем плане коммуникаций нужно учесть их все.

Средства и каналы коммуникаций

В проектах важно грамотно выбрать инструменты для обмена информацией, учитывая тип проекта, размер команды и территориальное распределение участников. Вот основные каналы и их особенности:

1. Электронная почта — формальный и документированный способ передачи информации. Используется для отчетности, фиксации решений и заключений. Предпочтителен для официальных писем и уведомлений.
2. Чат (например, Slack, Teams) — быстрый и менее формальный способ общения, подходящий для оперативных вопросов и обсуждений в режиме реального времени. Используется для быстрой синхронизации команды, однако недостатком может быть перегрузка уведомлениями.
3. Confluence — платформа для совместной работы и ведения документации. Очень удобна для создания базы знаний, хранения технической документации, планов и отчетов. Ее основное преимущество — централизованное хранение информации, легкий доступ для всех участников проекта, возможность комментирования и совместного редактирования.
4. 1С:Документооборот — система для автоматизации документооборота и организации взаимодействия между участниками проекта. Позволяет создавать, согласовывать и хранить документы в едином пространстве. Интеграция с другими продуктами 1С делает эту систему удобной для компаний, которые уже используют 1С для управления проектами и финансами. Преимущество — полное соответствие российскому законодательству и требованиям безопасности.
5. Мессенджеры — Telegram, WhatsApp и пр. В некоторых проектах используются мессенджеры для быстрых обсуждений и пересылки файлов. Например, Telegram получил популярность в России за счет гибкости, скорости и наличия каналов/групп для командного общения.
6. Собрания (онлайн/оффлайн) — важный инструмент для синхронизации работы команды и обсуждения стратегических задач. Виртуальные встречи можно организовать через такие платформы, как Zoom, Google Meet или российский аналог TrueConf, который предоставляет видеоконференцсвязь с высокой степенью безопасности.
7. Системы управления проектами (Jira, Яндекс.Трекер, 1С:PM Управление проектами, 1С:Документооборот) — позволяют отслеживать прогресс, назначать задачи и вести коммуникации по конкретным задачам. Важно поддерживать постоянное обновление статусов задач для всей команды.
8. Российские средства коммуникаций:

• Яндекс.Трекер — российская альтернатива западным системам управления задачами (Jira). Подходит для отслеживания задач и коммуникации по ним, с возможностью прикрепления комментариев и файлов. Это удобный инструмент для планирования, фиксации задач и управления командой в рамках одного проекта.
• Bitrix24 — система управления проектами с функционалом для чатов, видео-конференций, CRM и управления задачами. Широко используется в российских компаниях как комплексный инструмент для корпоративной коммуникации и организации рабочих процессов.
• VK WorkSpace — корпоративный мессенджер от ВКонтакте для бизнес-коммуникаций. Включает чаты, голосовые и видеозвонки, возможность ведения каналов и рассылок, а также интеграцию с VK Docs для совместной работы с документами.

Использование таких инструментов, как 1С:Документооборот, Confluence, Яндекс.Трекер и Bitrix24 позволяет не только эффективно организовать документооборот, но и обеспечить надежную и быструю коммуникацию между участниками ИТ-проекта.

Составляем план коммуникаций

Теперь, когда мы разобрались с основами, давай перейдем к самому интересному - составлению плана коммуникаций.

Структура плана коммуникации проекта

1. Введение

• Цель плана: Определить цели и задачи коммуникации в рамках IT-проекта, обеспечить прозрачность и своевременность обмена информацией между всеми заинтересованными сторонами.
• Область применения: Описание проекта, включая его цели, задачи, сроки и участников.
• Определения и сокращения: Термины, используемые в плане, и их расшифровка.

2. Анализ заинтересованных сторон

Список заинтересованных сторон:

• Перечисление всех участников проекта, включая заказчика, команду проекта, разработчиков, тестировщиков, пользователей и других.
• Их интересы и ожидания: описание интересов и ожиданий каждой группы заинтересованных сторон от проекта и его коммуникаций.
• Уровень доступа к информации: определение уровня доступа к информации о проекте для каждой группы заинтересованных сторон.

3. Цели и задачи коммуникации

• Общие цели: обеспечение прозрачности, информированности, взаимопонимания и мотивации всех участников проекта.

Конкретные задачи:

• Информирование заказчика о ходе проекта, результатах и проблемах.
• Координация работы команды проекта.
• Сбор и обмен информацией между разработчиками, тестировщиками и другими участниками.
• Обучение и информирование пользователей о новом продукте или обновлении.

4. Инструменты и каналы коммуникации

Внутренняя коммуникация:

• Средства связи: электронная почта, мессенджеры, корпоративные порталы.
• Средства совместной работы: системы управления проектами, вики-платформы, облачные хранилища.
• Средства видеоконференцсвязи.

Внешняя коммуникация:

• Официальные письма и документы.
• Веб-сайт проекта.
• СМИ и блог.
• Презентации и демонстрации.

5. План коммуникации

• График коммуникаций: Календарь мероприятий, включая совещания, отчеты, презентации, обучение и другие.

Форматы коммуникаций:

• Ежедневные/еженедельные/ежемесячные отчеты.
• Регулярные совещания команды проекта.
• Обратная связь от заказчика и пользователей.
• Публикации в блоге и СМИ.
• Ответственные лица: Определение ответственных за каждый вид коммуникаций.

6. Ресурсы и бюджет

• Требуемые ресурсы: Персонал, инструменты, время.
• Оценка бюджета: Расчет затрат на коммуникационные мероприятия.

7. Контроль и оценка эффективности

Критерии оценки:

• Степень информированности заинтересованных сторон.
• Уровень удовлетворенности коммуникациями.
• Эффективность достижения целей проекта.

Методы контроля:

• Опросы и анкетирования.
• Анализ обратной связи.
• Мониторинг активности в каналах коммуникации.
• Корректирующие действия: План действий в случае выявления проблем с коммуникациями.

8. Заключение

Краткое изложение основных моментов плана.

Призыв к действию: Обеспечение активной и эффективной коммуникации на всех этапах проекта.

Хотите научиться выстраивать эффективные коммуникации в проектах — от структуры плана до работы с возражениями и информационной безопасностью?

На курсе «Школа руководителя проекта» от Юлия Минькина вы получите инструменты для настройки коммуникации внутри команды, с заказчиком и внешними подрядчиками.
В программе — шаблоны, практические занятия, работа с реальными ситуациями и мастер-классы по управлению взаимодействием в условиях изменений.

📍 Подходит для будущих и действующих РП, координаторов и специалистов, работающих в проектных средах. Подробнее на сайте.

Описание процедуры

Вот тебе еще пошаговая инструкция:

1. Определи заинтересованные стороны. Первым делом нужно понять, кто вообще участвует в проекте, кому и какая информация нужна. Это могут быть члены команды, руководство, заказчики, партнеры и т.д.
2. Выясни потребности в информации. У каждой заинтересованной стороны свои информационные потребности. Руководству нужны отчеты о прогрессе, разработчикам - технические детали, заказчику - информация о сроках и результатах.
3. Выбери методы и частоту коммуникаций. Реши, как часто и каким образом ты будешь общаться с каждой группой. Например, еженедельные статус-встречи с командой, ежемесячные отчеты для руководства, регулярные демо для заказчика.
4. Определи ответственных. Назначь, кто отвечает за подготовку и распространение каждого вида информации. Не взваливай все на себя!
5. Создай шаблоны документов. Разработай шаблоны для отчетов, презентаций, протоколов встреч. Это сэкономит время и обеспечит единообразие информации.
6. Установи правила коммуникаций. Определи базовые правила: как быстро нужно отвечать на сообщения, когда уместно звонить, а когда лучше написать, как оформлять письма и т.д.
7. Подготовь план на случай кризиса. Продумай, как будут осуществляться коммуникации в случае возникновения проблем или чрезвычайных ситуаций.
8. Согласуй план со всеми участниками. Убедись, что все согласны с планом и готовы его соблюдать.

Полезные шаблоны

А теперь я покажу тебе несколько шаблонов, которые помогут тебе структурировать информацию и составить отличный план коммуникаций.

Таблица коммуникаций

Управление коммуникациями в проекте

Отлично, теперь у тебя есть план коммуникаций. Но помни, что составление плана - это только начало. Управление коммуникациями - это непрерывный процесс, который требует внимания на протяжении всего проекта.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут тебе эффективно управлять коммуникациями:

1. Будь проактивным. Не жди, пока возникнут проблемы или недопонимание. Регулярно проверяй, все ли получают нужную информацию, нет ли каких-то барьеров в общении.
2. Слушай и наблюдай. Обращай внимание на невербальные сигналы, следи за настроением в команде. Иногда люди не говорят о проблемах напрямую, но ты можешь заметить их по косвенным признакам.
3. Будь открытым к обратной связи. Регулярно спрашивай участников проекта, устраивает ли их текущая система коммуникаций. Будь готов вносить изменения в план, если что-то не работает.
4. Используй визуализацию. Люди лучше воспринимают информацию визуально. Используй графики, диаграммы, инфографику для представления сложной информации.
5. Соблюдай баланс. Слишком много информации может быть так же вредно, как и ее недостаток. Старайся найти золотую середину, чтобы участники проекта получали ровно столько информации, сколько им нужно.
6. Учитывай культурные различия. Если в твоем проекте участвуют люди из разных стран или культур, будь внимателен к различиям в стилях коммуникации и постарайся учесть их в своем плане.
7. Документируй важные решения и договоренности. После важных встреч или обсуждений отправляй краткое резюме всем участникам. Это поможет избежать недопонимания и разночтений в будущем.
8. Будь последовательным. Старайся придерживаться установленных правил и процедур коммуникации. Это создает ощущение стабильности и предсказуемости, что важно для команды.
9. Используй технологии с умом. Современные инструменты для коммуникации - это здорово, но не забывай про личное общение. Иногда короткий разговор наедине может решить проблему быстрее, чем длинная переписка.
10. Празднуй успехи. Не забывай сообщать о достижениях и успехах проекта. Это мотивирует команду и создает позитивный настрой.

Хороший план коммуникаций - это живой документ. Не бойся вносить в него изменения по ходу проекта, если видишь, что что-то можно улучшить. Главное - чтобы в итоге все участники проекта были в курсе того, что происходит, и могли эффективно взаимодействовать друг с другом.

Информационная безопасность

Важным аспектом любого проекта является защита данных и обеспечение информационной безопасности. Вопросы безопасности особенно актуальны в процессе коммуникаций, так как информация передается между различными участниками проекта, включая внутренние команды, внешних подрядчиков и клиентов.

Основные угрозы информационной безопасности

1. Несанкционированный доступ к информации. Передача конфиденциальной информации через небезопасные каналы может привести к утечке данных.
2. Фишинг и социальная инженерия. Мошенники могут пытаться получить доступ к информации с помощью ложных запросов или манипуляций.
3. Утечка данных через незащищенные устройства. Использование личных или незащищенных устройств для работы с проектными данными увеличивает риск утечки.
4. Слабые пароли и их недостаточная защита. Пароли, переданные по незащищенным каналам, могут быть перехвачены.

Рекомендации по соблюдению информационной безопасности

1. Использование защищенных каналов связи. Важно использовать зашифрованные каналы для передачи информации. Например: Электронная почта с использованием шифрования (например, PGP).
2. Видеоконференции через защищенные платформы, такие как Zoom с шифрованием данных. Использование VPN для удаленной работы.
3. Настройка многофакторной аутентификации (MFA). Все участники проекта должны использовать многофакторную аутентификацию для входа в рабочие системы, такие как Confluence, Bitrix24 или 1С:Документооборот. Это значительно повышает уровень защиты учетных записей.
4. Ограничение доступа к информации. Необходимо предоставить доступ к проектным данным только тем участникам, которые непосредственно работают с ними. Используйте систему разграничения прав доступа в инструментах вроде 1С:Документооборот или Confluence, чтобы ограничить доступ к важной информации.
5. Использование корпоративных средств связи. Для рабочих переписок и пересылки файлов следует использовать корпоративные инструменты (например, Яндекс.Трекер или VK WorkSpace) вместо публичных мессенджеров. Эти системы поддерживают контроль доступа и хранение информации в защищенных дата-центрах.
6. Периодический аудит безопасности. Регулярно проверяйте, как соблюдаются меры безопасности в рамках проекта. Проводите аудит используемых систем, проверяйте журналы доступа и в случае выявления подозрительных действий реагируйте оперативно.
7. Защита устройств. Участники проекта должны использовать антивирусное ПО, включать шифрование на своих устройствах и блокировать их после каждого сеанса работы с проектом.
8. Обучение команды. Важно регулярно проводить тренинги для участников проекта по вопросам информационной безопасности. Обучение помогает снизить риск ошибок, таких как использование слабых паролей или пренебрежение корпоративными средствами связи.
9. Договоренности с внешними подрядчиками. Важно прописывать требования к безопасности в контрактах с внешними подрядчиками и партнерами. Это должно включать обязательство использовать защищенные каналы связи и соблюдение политики конфиденциальности.

Информационная безопасность должна быть приоритетом на всех этапах проекта, от обсуждения требований до передачи результатов клиенту. Соблюдение этих рекомендаций позволяет минимизировать риски утечки данных и обеспечить безопасность проекта на всех уровнях.

Хранение архива проекта в контексте управления коммуникациями

Артефакты проекта — это ключевые документы, данные и материалы, которые создаются, используются и обновляются на протяжении жизненного цикла проекта. Эти артефакты включают технические спецификации, диаграммы, планы проекта, отчеты и другие важные документы. Правильная организация хранения и доступ к артефактам являются важными элементами управления коммуникациями, поскольку они обеспечивают единую точку истины для всей команды и всех стейкхолдеров.

Основные типы артефактов в ИТ-проектах:

1. Техническая документация — включает в себя архитектурные схемы, спецификации требований, схемы бизнес-процессов и другие технические документы.
2. Документы по управлению проектом — это план проекта, графики выполнения, отчеты о ходе проекта, риск-реестры и отчеты о проведенных встречах.
3. Исходные коды — программный код, модули и репозитории, которые создаются в рамках проекта.
4. Тестовые сценарии и отчеты — включают в себя тест-кейсы, результаты тестирования, баг-репорты и другую документацию, связанную с контролем качества.
5. Коммуникационные артефакты — протоколы встреч, переписка, отчетность по коммуникациям и взаимодействиям с клиентами и партнерами.

Рекомендации по организации хранения артефактов

1. Использование централизованных систем для хранения артефактов.
2. Для эффективного хранения и управления артефактами проекта рекомендуется использовать централизованные системы, такие как: Confluence — система для создания и хранения документации, подходящая для хранения технических артефактов и протоколов встреч.
3. 1С:Документооборот — система для автоматизации процессов документооборота с возможностью настройки прав доступа и отслеживания версий документов.
4. GitLab/GitHub — для хранения исходного кода проекта и управления версиями программного обеспечения.
5. Обеспечение версионного контроля. Важно использовать системы версионного контроля для всех артефактов проекта, особенно для технической документации и исходного кода. Системы типа Git позволяют отслеживать изменения, возврат к предыдущим версиям, и обеспечивают прозрачность работы всей команды. Версионный контроль также необходим для документации, чтобы избежать потери важной информации при редактировании.
6. Назначение ответственных за артефакты. Важно назначить ответственных за создание, обновление и контроль артефактов. Например, менеджер проекта может отвечать за актуальность планов и графиков, в то время как разработчики управляют исходным кодом. Это помогает избежать дублирования работы и уменьшить риск ошибок.
7. Использование стандартов наименования и структуры хранения. Создайте стандарты наименования документов, папок и артефактов, чтобы все члены команды могли легко находить нужные файлы. Это снижает время на поиск информации и упрощает процессы передачи знаний при переходе сотрудников между проектами.
8. Структурируйте все артефакты по логическим группам, например, «Техническая документация», «Отчеты», «Исходный код», и установите четкие правила для их обновления и архивирования.
9. Организация регулярного резервного копирования. Необходимо регулярно проводить резервное копирование всех артефактов проекта, особенно тех, которые хранятся в локальных хранилищах. Это может быть реализовано через интеграцию с облачными сервисами хранения данных (например, Яндекс.Диск, Google Drive или 1С:Документооборот), что позволяет обеспечить доступ к важным данным в случае потери или сбоя оборудования.
10. Ограничение и контроль доступа к артефактам. Для предотвращения несанкционированного доступа к критически важным артефактам используйте системы разграничения прав доступа. Например, в Confluence и 1С:Документооборот можно настроить права на редактирование, просмотр и комментирование документов. Это помогает защитить конфиденциальную информацию и ограничить доступ к ней только для тех, кто непосредственно с ней работает.
11. Обучение команды работе с артефактами. Важно, чтобы все участники проекта знали, где хранятся артефакты, как к ним получить доступ, и как ими пользоваться. Регулярное обучение и инструкции помогают команде работать эффективно и минимизируют количество ошибок при хранении и передаче данных.

Организация хранения артефактов проекта — это важная часть управления коммуникациями. Она позволяет обеспечить доступность актуальной информации для всех участников, упрощает контроль версий документов и исходного кода, а также помогает предотвратить утечку данных через ограничение прав доступа. Соблюдение этих рекомендаций позволит выстроить грамотную систему управления артефактами в рамках ИТ-проекта и существенно повысить эффективность работы команды.

Заключение

Планирование и управление коммуникациями в проектах являются ключевыми элементами успешной реализации задач. Грамотный план коммуникаций помогает минимизировать риски, улучшить взаимодействие внутри команды и с внешними стейкхолдерами. Важно учитывать не только выбор каналов связи, но и вопросы безопасности, а также правильную организацию хранения артефактов. Соблюдение всех рекомендаций обеспечивает прозрачность работы, эффективный обмен информацией и высокое качество выполнения проекта на каждом этапе.

Удачи тебе в составлении плана коммуникаций! Уверен, у тебя все получится.

Понравилась статья?

Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.

Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.

Про курсы на нашем сайте https://1solution.ru/services.