О заказчике
Заказчик — один из крупнейших производителей комплектующих для конвейерного оборудования. На сегодняшний день организация включает множество региональных офисов в крупных городах России и стран СНГ.
Основные рабочие процессы построены на базе платформы Битрикс24.
Задача
Обеспечение эффективного учета материальных ценностей
Компания владеет большим количеством различного имущества, которое выдается сотрудникам для работы: мебель, офисная техника, инструменты и многое другое.
Выдачей, инвентаризацией и обслуживанием всего оборудования в компании занимается специальный технический отдел, который ведет учет материальных ценностей и фиксирует ответственных за них сотрудников.
На момент обращения учет велся в разрозненных Excel-таблицах. Такой подход к ведению документации регулярно приводил к потере данных о выданном оборудовании и многочисленным ошибкам, которые оборачивались для компании убытками.
Кроме того, устаревшая система существенно замедляла рабочий процесс технического отдела: даже простой поиск ответственного за технику мог занять несколько часов.
Требовалось решение, которое позволило бы быстро инвентаризировать и контролировать перемещения всех материальных ценностей организации.
Решение
Создание системы учета материальных ценностей (ТМЦ) на базе Битрикс24
Специалисты компании IT-Solution разработали систему, позволяющую хранить всю информацию о материальных ценностях компании и ответственных за них сотрудниках в рамках портала Битрикс24.
Смарт-процесс «Активы» для сохранения данных о материальных ценностях
Вся система построена на базе смарт-процесса «Активы», который разделен на 2 направления: «IT» и «АХО». В разделе «IT» сохраняются данные об электронике, в то время как «АХО» содержит информацию о различной офисной мебели и прочем.
Для всех материальных ценностей компании создаются отдельные карточки, содержащие подробную информацию об оборудовании, а также данные о текущем статусе.
Каждый из смарт-процессов содержит следующие стадии:
- Не оформленный
- На складе
- В эксплуатации
- Неисправно
- Списано
Каждое оборудование переходит на соответствующую стадию автоматически в зависимости от указанной в его карточке информации. Благодаря этому можно удобно отслеживать все перемещения техники, мебели, инструментов и многого другого.
Работа с системой включает четыре основных этапа, о которых мы расскажем подробнее.
1. Оприходование материальных ценностей
При поступлении материальных ценностей на склад сотруднику технической поддержки нужно добавить новую карточку в один из разделов «АХО» или «IT».
Для добавления нового оборудования в систему учета достаточно нажать кнопку «Создать» и заполнить основные данные:
- Наименование
- Серийный номер
- Описание
- Фото
- Модель
- Производитель
- Данные о наличии
Кроме того, при создании новой карточки система генерирует QR-код, который содержит ссылку на соответствующий элемент в системе учета. Далее сгенерированный QR-код необходимо распечатать и наклеить на оборудование.
После заполнения всех данных карточка автоматически переходит на стадию «На складе» в системе учета.
2. Выдача оборудования
Выдавая оборудование, специалист технической поддержки должен внести информацию о сотруднике, который будет пользоваться техникой, в соответствующую карточку.
После сохранения данных о пользователе карточка оборудования переходит на стадию «В эксплуатации».
Важно подчеркнуть, что при выдаче имущества специалисту не нужно вручную искать нужные элементы в системе учета. Достаточно просто отсканировать ранее нанесенный QR-код и сразу перейти по ссылке к нужной карточке на портале Битрикс24.
3. Инвентаризация
Во время проведения инвентаризации материальных ценностей сотрудники могут получить исчерпывающие данные о любом оборудовании за считанные секунды, просто отсканировав QR-код.
Сотруднику не требуется носить с собой документы или ноутбук для проведения инвентаризации. Вся необходимая информация хранится в системе Битрикс24 и доступна через браузер на смартфоне или планшете.
4. Ремонт и списание
Если оборудование сломалось, ответственному за него сотруднику необходимо обратиться в техническую поддержку компании. При приемке техники или мебели в ремонт специалисту достаточно изменить данные об ответственном, а затем перенести карточку на стадию «Неисправно».
Если оборудование не подлежит восстановлению, оно должно быть перемещено на стадию «Списано».
Результат
Главный итог нашей работы — создание централизованной системы учета, которая позволяет хранить всю информацию о материальных ценностях компании в рамках Битрикс24. Решение не только систематизирует работу сотрудников внутренней технической поддержки, но и позволяет руководству организации эффективно отслеживать все перемещения имущества.
Наше решение позволило клиенту:
- Хранить подробную информацию об имуществе компании в рамках одной системы
- Отслеживать все перемещения имущества в организации
- Сократить временные затраты на проведение инвентаризаций материальных ценностей компании
- Систематизировать и ускорить работу отдела технической поддержки
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!