Как убрать документы за год 🤔
Каждый месяц мы составляем рейтинг уроков клуба. В мае одним из самых просматриваемых был эфир с Еленой Смирновой.
Середина июня. Казалось год только начался, но уже позади 5️⃣ месяцев. Всё, что было — отчётность, квартальные, РКН — постепенно отступает. Самое время оглядеться и задать себе вопрос: а где у нас документы за прошлый год? Точнее — не просто где они, а как они хранятся?
Эфир провела Елена Смирнова — аттестованный аудитор, с опытом работы главным бухгалтером более 15 лет, прошедшая через выездные проверки всех мастей и рангов. Человек, который умеет говорить о бумагах так, что становится спокойно.
Сроки хранения документов различаются. 🦞Один и тот же документ может иметь разный срок — налоговый, кадровый, бухгалтерский. Поэтому всегда выбирается максимальный из возможных. Например, если по одному нормативу хранение 5 лет, а по другому — 75, значит, хранить будем 75.
Разграничение по дате создания документов важно:
❗️документы, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет, а те, что после — 50.
Привычный пятилетний срок охватывает большинство документов: первичка, учётная политика, аудиторские заключения, налоговые декларации и расчёты.
Но есть и нюансы:
⭕️ БСО и кассовые чеки — 6 месяцев.
⭕️ Годовая бухгалтерская отчётность и учредительные документы — хранятся постоянно.
⭕️ Документы, подтверждающие убытки по прибыли или УСН (доходы-расходы), хранят весь срок переноса + ещё 5 лет после последнего периода, когда убыток был зачтён.
⭕️ Лицевые счета и расчётные листки — 6 лет.
⭕️ Согласие на обработку персональных данных — 3 года.
⭕️ График отпусков и правила внутреннего распорядка — 1 год.
⭕️ Инструкции по охране труда, журналы учёта — 5 лет.
Кадровые документы
Здесь особенно широкая палитра сроков. Штатное расписание, приказы по основной деятельности, инструкции по ПДн — хранятся постоянно. Приказы о приёме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные дела сотрудников — 5 лет.
Согласия, графики отпусков — меньше. Первые 3 года, вторые - год. Все эти нюансы можно найти в приказах Росархива. Там указан конкретный срок хранения по каждому виду документа.
❓С какого момента идёт срок хранения?
С 1 января года, следующего за годом завершения действия документа. Если документ действует до конца 2023 года — значит, считать начнём с 1 января 2024. 🥸Исключения — документы, у которых длительный срок действия (например, договор на 10 лет). В этом случае отсчёт начинается после завершения действия.
Где и как хранить?✍️
Есть текущие документы (с которыми работаем сейчас) — и архивные (к которым можно не прикасаться годами).
Текущие могут лежать у специалистов, в папках, на столах, в шкафу — главное, чтобы обеспечивалась конфиденциальность.
Архив — это совсем другой уровень. Там важен порядок. Всё должно быть пронумеровано, систематизировано, храниться по описи, по порядку.
Если у бухгалтера нет возможности организовать такой архив дома — это нормально. Это зона ответственности клиента. 🦞Но об этом нужно заранее договориться.
Электронные документы
Электронный документ — это не скан, а документ, созданный и переданный через ЭДО, подписанный электронной подписью.
🦞С 2024 года вступило в силу ФСБУ 27/2021: электронные документы должны храниться на серверах в России. Можно использовать свой сервер, можно арендованный — но главное, обеспечить:
⭕️ доступность для чтения,
⭕️ сохранность (на двух носителях минимум),
⭕️ актуальность формата (раз в 5 лет нужно проверять, всё ли открывается).
Если документ просто отсканировали и положили в папку — это не электронный документ, 🙂↔️бумажный экземпляр придется также хранить.
📚 А ещё поговорили о реальных проверках и историях, когда не хватало одной ведомости — и это стоило компании репутации.
📌 Урок «Как убрать документы за год» доступен в «Бухгалтерском квартале». Для тех, кто уже в клубе — открывайте, смотрите, внедряйте. Кто ещё не с нами — можно присоединиться к клубу с 27 июня по 3 июля
