95% российских организаций, средних, крупных, малых, используют различные решения 1С. Когда все программные продукты построены на одной платформе, это значительно упрощает их интеграцию. А сама интеграция расширяет возможности каждого продукта в отдельности.
Один из таких продуктов — 1С:Документооборот. Уже «в базе» он предоставляет мощные инструменты для управления документами, процессами, проектами, рабочим временем и эффективностью бизнеса. Но при интеграции с другими системами и сервисами 1С его потенциал возрастает еще больше.
Расскажем о трех ключевых преимуществах интеграции и десяти дополнительных бизнес-сценариях, которые она открывает.
Три выгоды интеграции
Во-первых, интеграция ускоряет и упрощает работу сотрудников.
Пользователям учетных систем, не интегрированных с 1С:Документооборотом, приходится согласовывать документы вне системы: в почте, мессенджерах, в ходе личных встреч. На это уходит время, внимание и ресурсы. Чем больше ручных действий — тем выше риск ошибок.
С бесшовной интеграцией всё проще: сотрудники могут, не покидая привычную учетную систему, использовать функции 1С:Документооборота для ознакомления, согласования, подписания документов) и получать данные из различных справочников.
Во-вторых, становятся прозрачными сквозные процессы, которые начинаются в одной системе, а завершаются в другой. Участники процесса, работающие в разных системах, видят текущий статус задач, получают напоминания о сроках и могут быть уверены, что работают с актуальной версией документа.
В-третьих, интеграция расширяет спектр рабочих сценариев. Вот десять наиболее востребованных.
1. Договорная работа
1С:Документооборот отлично подходит для подготовки, согласования и подписания договоров. А ведение учетных документов в разрезе договоров — сфера 1С:Бухгалтерии. Интеграция объединяет эти процессы.
Бухгалтер участвует в согласовании договоров (что особенно важно, если бухгалтерия обслуживает клиентов), а после подписания договор автоматически попадает в 1С:Бухгалтерию, и бухгалтер может указать его в документах о реализации или поступлении товаров.
2. Кадровый электронный документооборот
Спрос на КЭДО растет. Интеграция 1С:Документооборота с 1С:Кабинетом сотрудника позволяет направлять сотруднику любые документы на ознакомление. Задачи будут отображаться как в СЭД, так и в сервисе 1С:Кабинет сотрудника. Пользователь может их выполнить там, где ему удобнее.
3. Юридически значимый электронный документооборот
Еще один актуальный сценарий — интеграция СЭД с сервисами ЭДО.
В 1С:Документооборот встроен сервис 1С-ЭДО. Кроме того, компания 1С-КПД предлагает модуль для интеграции с Контур.Диадок.
Пример: получен документ от контрагента через 1С-ЭДО. 1С:Документооборот автоматически создает карточку и заполняет основные реквизиты. Можно настроить автоматическую постановку задач, уведомления, маршруты.
Модуль для Диадока объединяет сервис с 1С:Документооборотом в единую систему, охватывающую весь жизненный цикл ЭДО-документов — от получения до архивации.
4. Обновление справочников компании
Изменения в бизнесе происходят постоянно: меняются сотрудники, контрагенты, реквизиты. Вносить эти данные вручную в каждую систему по отдельности — долго и чревато ошибками.
Интеграция справочников ускоряет процесс: обновления, внесенные в одной системе, автоматически отражаются в других. Важно назначить мастер-систему — например, 1С:Документооборот — и вносить изменения только в неё. Это уменьшает риск ошибок и дублирования.
5. Согласование авансовых отчетов
Обычно авансовые отчеты оформляют в 1С:Бухгалтерии или 1С:ЗУП — вручную.
Интеграция ускоряет работу и делает ее прозрачной. Сотрудник создает карточку авансового отчета в 1С:Документообороте, прикрепляет документы и отправляет на согласование. Руководитель одобряет отчет, после чего он поступает, например, бухгалтеру по зарплате. В 1С:ЗУП у него появляется новая форма задач, где он может утвердить или отклонить отчет с комментарием. После согласования отчета сотруднику возместят его расходы.
6. Долгосрочное хранение документов
Законодательство требует, чтобы определенные виды документов хранились длительные сроки. Например, паспорта сделок законодательство обязывает хранить 15 лет, отчеты по условиям труда — 45 лет, кадровые приказы и распоряжения — до 75 лет и т.д.
1С:Документооборот может выступать для всех документов компании в качестве оперативного хранилища. А для долговременного хранения документов можно использовать 1С:Архив.
1С:Архив обеспечит снижение нагрузки на учетные системы, надежное долговременное хранение документов и сохранение их юридической значимости в соответствии с законодательством. Особенно актуальна программа для компаний, которые планируют хранить в электронном виде документы с усиленной электронной подписью.
7. Система взаимодействия 1С
Функциональность системы взаимодействия встроена в 1С:ERP, 1С:Бухгалтерию и другие востребованные конфигурации платформы 1С:Предприятие, включая 1С:Документооборот. Это обеспечивает сотрудникам возможность переписываться в чатах и проводить аудио- или видеозвонки, независимо от того, в какой конкретной системе они работают.
Преимущество — в скорости и контекстности коммуникаций. Коллеги могут оперативно обсудить документ, согласовать задачу или скоординировать действия без переключения между мессенджерами и рабочими интерфейсами. Все общение — в едином защищённом пространстве.
8. Чат-боты
Ася — встроенный чат-бот службы поддержки 1С:Документооборота. Если его тщательно настроить, указав варианты запросов и ответов, Ася реально поможет сотрудникам ориентироваться в системе. Например, оформлять отпуска, создавать отсутствие, бронировать переговорную или настраивать удалённую работу.
Также компания 1С-КПД предлагает чат-боты для Телеграм и Битрикс. Они обеспечивают быстрый доступ к самым востребованным функциям системы: постановка задач (в том числе голосом), согласование документов и т.д. Всё это — без необходимости входить в основной интерфейс.
9. Протоколирование совещаний
В последнее время все больше задач в продуктах 1С решается с использованием искусственного интеллекта. Например, интеграция 1С:Документооборота с ИИ-сервисом Таймлист обеспечивает автоматическое распознавание аудио и видеозаписей, определение спикеров, создание структурированных протоколов встреч с таймкодами, а также списка ключевых решений, задач и дедлайнов.
10. Внешняя почта
В системе реализована полноценная корпоративная почта. Однако при необходимости можно подключить внешние почтовые сервисы с привычным интерфейсом. Конечно, если это не противоречит политике безопасности организации.
Можно настроить уведомления на внешнюю почту — о назначении задач, изменениях документов, комментариях. А ответным письмом — исполнить назначенную задачу в системе. Например, согласовать или не согласовать документ.