Пользовательские поля помогают настроить инструмент под задачи конкретной компании или пользователя. В модулях корпоративного портала есть стандартные поля для заполнения информации. Когда их недостаточно, администратор может добавить дополнительные, например, паспортные данные клиентов.
Работать с пользовательскими полями можно через все элементы системы — контрагенты, сделки, заказы и т.д. После добавления они автоматически будут показываться в карточке: их можно будет найти в списке видов полей.
Типы полей в Битрикс24
При работе с основными сущностями в Б24 предусмотрено много видов полей, чтобы было удобно хранить и структурировать разные форматы информации.
Приведем основные из них:
1. Строка. Универсальный вариант, куда можно ввести любую информацию, например, текст, дату или число.
2. Число. Подходит для ввода целых чисел, например, денежный эквивалент или возраст контакта.
3. Да/Нет. Позволяет выбирать один из ответов на простые вопросы: нужна ли упаковка? Есть ли подходящее оборудование?
4. Дата/время. Используется для фиксации точной даты и времени, например, поставки или встречи.
5. Дата. Срок без привязки к точному времени, допустим, дата отправки коммерческого предложения.
6. Деньги. Валюта и цифровое значение: цена упаковки.
7. Ссылка. Ссылка на внешние источники, например, соцсети, сайт, документ или облачный диск.
8. Адрес. С помощью карты можно добавить в карточку адрес для доставки или той же встречи.
9. Бронь. Можно ввести информацию для бронирования даты и времени на услугу и добавить работника, который будет ее выполнять.
10. Список. Пакет сразу из нескольких значений, которые можно будет выбрать при добавлении, например, вариант доставки: на почту, курьером или ТК.
11. Файл. Можно прикреплять разные файлы: изображения, аудио и видео.
12. Связь с пользователем. Сущность можно привязать к конкретному пользователю портала.
13. Связь с разделом или блоком. Сущность CRM можно привязать к разделу каталога, отделу компании, товару или бизнес-процессу.
14. Связь с CRM-элементом. Также можно привязать сущность к определенному элементу Б24, например, счет, контакт, договор.
Для создания или изменения необходимо специальное право доступа, которое изначально есть только у администратора, а также может быть у интегратора. Если администратор предоставит право доступа, то редактировать пользовательские поля сможет и рядовой пользователь.
Создание пользовательских полей
Есть два основных варианта для создания — через карточку портала или в настройках системы. Первый вариант позволяет быстро создать поле при заполнении карточки лида, контакта или сделки, а второй — когда нужны сложные настройки.
Для создания по первому методу требуется зайти в карточку CRM, нажать “Создать поле” и указать нужный тип.
Далее потребуется заполнить наименование и указать опции, которые могут разниться для разных видов. Например:
1. Обязательное на стадии. Без заполнения поля у сотрудника не будет сохраняться карточка. Эту опцию можно активировать для всех стадий или отдельных.
2. Множественное. Откроется возможность вносить множество значений.
3. Показывать всегда. Поле все время видно в карточке, даже когда оно пустое.
4. Ограничить видимость. Позволяет скрыть строку для пользователей и открыть видимость только для отдельных людей.
Далее нужно будет нажать кнопку “Сохранить” и новое поле сразу появится в карточке.
Для создания по второму методу, нужно зайти в отдел меню CRM, вкладка “Настройки”, пункт “Настройки CRM”, перейти на подпункт “Настройки форм и отчетов” и выбрать “Пользовательские поля”.
Сначала нужно выбрать элемент CRM, для которого будет использоваться поле, а затем нажать “Создать поле”.
Далее заполните характеристики — как уже упоминалось выше, они будут отличаться для разных видов полей. Чтобы быстро добавить более одного значения за раз, можно воспользоваться функцией “Импортировать списком”.
Нужно ввести значения по одному на каждой строке, а затем нажать кнопку "Сохранить". Эти значения автоматически станут отдельными пунктами списка.
После сохранения, поле появится в карточке CRM.
Удаление пользовательских полей из Битрикс24
Внести корректировки можно теми же методами, что при создании, при этом нельзя менять такие параметры, как тип или множественность. А вот удали поле через карточку CRM не получится, для этого нужно заходить в настройки.
Для удаления необходимо зайти в настройки CRM и найти “Пользовательские поля”, затем зайти в список полей элемента CRM и вызвать контекстное меню, нажав на значок с тремя полосками. В появившемся перечне нужно выбрать “Удалить”.
Чтобы удалить массово, требуется выделить нужные в списке и под ним нажать на красный крестик.
Внимание! После удаления поля, данные из него также пропадут.
Итоги
Создание пользовательских полей позволяет вносить дополнительные данные о клиентах, контрагентах и другую информацию, когда стандартных вариантов недостаточно. Только администраторы системы Битрикс24 и пользователи, имеющие разрешение на редактирование CRM-настроек, могут добавлять такие поля.
Если у вас есть вопросы по настройке пользовательских полей, нужна помощь или обучение работе с инструментами системы, вы можете обратиться к нам — в CRM Academy, мы будем рады помочь :)