Когда в почте или в системе ЭДО появляется требование от налоговой пояснить убытки — это не повод паниковать, но и не сигнал «проигнорировать». Убыточная декларация по налогу на прибыль — это всегда красная тряпка для ИФНС. И если бухгалтер не сможет оперативно и грамотно обосновать причину убытка, на горизонте появится проверка.
В этой статье разберём, как действовать когда получили требование на пояснение убытков, что писать, как оформлять, какие документы прикладывать и как сделать так, чтобы ИФНС осталась довольна, а компания — в безопасности.
📅 Новое правило «шестого дня»: сколько времени на ответ
С 2025 года налоговая больше не ждёт от вас подтверждения получения электронного требования. Считается, что вы его получили на шестой рабочий день после отправки. А вот на сам ответ у вас есть только 5 рабочих дней. В сумме — 11 рабочих дней с даты отправки.
Например, требование пришло 4 марта. Значит, считается полученным 11 марта. А ответ должен быть направлен не позднее 18 марта.
Пропуск срока — это формальный повод для штрафа и проверок.
✍️ Как писать пояснения: живая структура вместо шаблонов
ФНС не утверждала строгой формы пояснений. Но структура нужна, иначе инспектор просто не разберётся. Ваш текст должен отвечать на три главных вопроса: кто вы, почему убыток, что делаете с этим.
Идеально, если убытки можно связать с конкретными событиями: падением заказов, ростом закупочных цен, срочным ремонтом оборудования, срывом поставок, внешними факторами.
Допустим, компания ООО “Ромашка” задекларировала убыток в 7,3 млн рублей. В пояснениях бухгалтер указал:
- 2,6 млн — срочный ремонт линии упаковки;
- 3,1 млн — аннулированный экспортный контракт из-за санкций;
- 1,6 млн — возвраты от клиентов и уценка склада из-за просрочки.
Дополнительно приложены договоры, акты, переписка и таблицы из бухгалтерской системы. Результат — требование принято, выездная проверка не последовала.
📂 Документы: что приложить и почему это важно
Формально ИФНС не имеет права требовать документы при убыточной декларации. Но вы можете приложить их сами. Чем больше объективных подтверждений, тем ниже риск назначения проверки.
Какие документы повышают шансы избежать доначислений:
- договоры с контрагентами,
- счета-фактуры,
- акты приёмки,
- регистры учёта,
- маркетинговые исследования по рынку,
- переписка с клиентами и поставщиками.
Идеально, если документы логично связаны с обоснованием каждого пункта пояснений.
🌪 Чрезвычайные убытки: зона повышенного риска
Одна из самых опасных зон — ссылки на «непреодолимую силу». Очень часто компании пытаются обосновать убытки затоплением склада, аварией, срывом логистики, но не прилагают убедительных справок. Инспекция расценивает это как надуманный аргумент.
Важно подтвердить чрезвычайность официальными бумагами: акт МЧС, справка из полиции, заключение страховой. Без этого любые списания будут сняты при проверке.
Пример: ООО “Василек” списало 4,2 млн убытков из-за затопления помещения. Инспекция запросила доказательства. В ответ приложили только фото и внутренний акт. Результат — отказ в признании расходов.
Аналогичный кейс: другая компания оформила ущерб через справку из МЧС и приложила акты инвентаризации — убыток признан.
📦 Сроки хранения документов по убыткам
Если вы переносите убытки на будущее, документы нужно хранить весь срок списания плюс 5 лет. Иногда это 10–15 лет. При этом неважно, была ли проверка или нет — сохранять всё равно придётся.
Пример: убыток возник в 2020, списан в 2024. Сохраняем документы до 1 января 2030 года. Если списан в 2025 — срок продлевается до 2031.
Не забывайте — налоговая может вернуться к любому периоду списания, если будет основание.
🚫 Что не работает: шаблонные формулировки и расплывчатые объяснения
Инспекторы ежедневно читают сотни пояснений. Они сразу видят, где «отписка», а где реальный анализ. Формулировки «объективные внешние обстоятельства» без конкретики — прямой путь к камеральной с доначислениями.
Ваш текст должен быть точным, с цифрами, документами, логикой.
🎓 Образовательный центр РУНО — готовим к реальности налоговых запросов
Если вы хотите не просто «отбиться», а уверенно вести учёт, знать, как работать с ИФНС и не бояться требований и проверок — приходите на курс «Главный бухгалтер» в образовательный центр РУНО.
На курсе:
- учим грамотно отвечать на требования,
- разбирать и устранять риски в отчётности,
- вести учёт по стандартам и с учётом практики,
- минимизировать вероятность проверок и блокировок,
- уверенно работать с любыми запросами от налоговой.
💡 Налоговая не шутит. Грамотные пояснения — это страховка от проблем. А уверенность — это знание, практика и правильное обучение. Вместе с РУНО — вы всегда на шаг впереди.