📊 База сметчика [Часть 3. Excel. Статистика]

Продолжаю серию статей как ускорить работу с помощью легких функций. Ранее разобрали функции Excel 2 часть.

1. Статистика по сметам

Как правило существует несколько этапов готовности смет:

• в работе
• набрана без цен
• готова
• ждем задание
• требуется корректировка
• и др.

Для ведущего сметчика по объекту важно отслеживать статус каждого из сметы. Когда людей много - это нужно делать аккуратно и чтобы всем было понятно. На помощь этому придется "Выпадающий список". Как его настроить?

№1

Делаем список таких статусов, назначаем им цвета (для удобства, но это не обязательно)

№2

Напротив каждой сметы, заранее созданного списка в Excel настраиваем правила, при которых коллеги смогут отмечать только из этого списка. Правило строгое:

• Выделяем диапазон ячеек

• Данные → Проверка данных → Проверка данных

• Тип данных → Список

• Источник - это наш созданный изначально список → ОК

• Теперь напротив каждой сметы у нас строгое правила выбора статуса.

2. Условное форматирование

Далее, настроим, чтобы при выборе статуса он закрашивался в выбранный вами цвет, для этого:

• Выделяем статусы напротив смет → Условное форматирование → Управление правилами

• Создаем правила

• Форматировать только ячейки, которые содержат → Равно → Выделяем ячейку "в работе" в списке статусов → в Формате выбираем цвет во вкладке "Заливка" → ОК

• Правило готово. Осталось повторить для всех статусов. Нажимаем ОК, после созданий всех правил.

Как итог:

Статусы закрашены:

3. Настраиваем подсчет с помощью команды =СЧЁТЕСЛИ

Нужно настроить правило, чтобы в список со сметами автоматически выводилась цифра по готовности всех смет внизу и считался процент:

Что для этого требуется:

• Вводим функцию =СЧЁТЕСЛИ и говорим, что выведи количество если совпадает по условию N5 (т.е. "в работе")
• ЗАКРЕПЛЯЕМ с помощью кнопки F4 диапазон О14:О23
• Копируем напротив каждого статуса

• Настраиваем процент готовности

• Присваиваем значение "процентный"

СТАТИСТИКА готова 🧨

Подписывайся 💌 если было полезно 💖

Рекомендую посмотреть статьи: