В предыдущей статье мы рассказывали о том, кто и почему в первую очередь должен подать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор до 30 мая 2025. В этой статье расскажем как правильно заполнить и подать этот важный документ.
Что такое уведомление Роскомнадзора и зачем его подавать?
Уведомление — это официальный документ, в котором вы информируете государство о том, что планируете работать с персональными данными.
🔹 Это требование закона № 152-ФЗ
🔹 После подачи вы попадёте в реестр операторов персональных данных
Важно: без уведомления обработка персональных данных считается незаконной, даже если вы ничего не нарушаете по сути.
Когда можно не подавать уведомление?
Есть исключения — уведомление можно не подавать, если:
- Вы не используете компьютеры (обработка вручную — редкий случай)
- Работаете с гос.информацией в целях безопасности страны
- Обрабатываете данные в рамках законодательства о транспортной безопасности
Во всех других случаях — уведомление обязательно.
Как подать уведомление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Проверьте, включены ли вы уже в реестр
Зайдите на сайт Роскомнадзора и найдите свой ИНН или название компании.
🔗 Проверить включение в реестр
- Если вы уже в реестре и данные актуальны — ничего делать не нужно.
- Если в реестре нет или данные устарели — переходите к следующему шагу.
Шаг 2. Соберите данные для уведомления
В уведомлении потребуется указать:
- Название компании или ИП, адрес
- Цель обработки персональных данных
- Ответственное лицо (ФИО, контакты)
- Меры по защите данных (в том числе шифрование)
- Дата начала и условия прекращения обработки
- Категории данных и субъектов
- Способы обработки и основания
- Наличие трансграничной передачи
- Где хранятся базы данных
- Сторонние лица с доступом к данным (если есть)
📎 Полная форма утверждена приказом Роскомнадзора №180 от 28.10.2022
Шаг 3. Учитывайте технические требования к оформлению уведомления
Согласно разъяснениям Роскомнадзора:
📄 Уведомление должно быть:
- Напечатано на фирменном бланке (при наличии) или на бланке с реквизитами в шапке
- С исходящим номером и датой
- Подписано руководителем или уполномоченным лицом
- Заверено печатью (при наличии), которая ставится на подпись
- С указанием исполнителя и его контактов (телефон, e-mail)
📎 Если уведомление подписывает не руководитель, нужно приложить доверенность, подтверждающую полномочия на подписание таких документов.
Шаг 4. Выберите способ подачи и заполнения уведомления
Заполнить уведомление можно несколькими способами:
- В программе "1С:Бухгалтерия 8": встроенный функционал поможет автоматизировать процесс. Перейдите в раздел "Отчеты" – "1С:Отчетность" – "Уведомления", нажмите "Создать", а затем выберите "Уведомление об обработке персональных данных".
- С помощью сервиса 152DOC: этот "конструктор документов" для 1С значительно упрощает заполнение и подготовку уведомления.
- Другие способы: вы можете использовать любые другие удобные для вас методы, главное – соблюсти все требования к форме и содержанию.
💡 Совет: если вы не уверены, как правильно заполнить уведомление, используйте онлайн-сервис 152 DOC. Он подскажет, где ошибка и автоматически подгрузит данные из ЕГРЮЛ.
Что делать после заполнения?
Заполненный бланк необходимо распечатать, подписать уполномоченным лицом и отправить заказным письмом в территориальный орган Роскомнадзора по месту нахождения организации.
Электронная подача уведомления
Уведомление можно подать и в электронном виде через сайт Роскомнадзора. Для этого потребуется:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): это самый надежный способ электронной подачи.
- Подтвержденная учетная запись на Госуслугах: если вы подаете уведомление за организацию, необходимо иметь подтвержденную учетную запись организации на портале Госуслуг.
В случае электронной подачи отправка бумажной версии не требуется.
Не забудьте про комплект документов по защите данных
Подать уведомление — это не всё. По ст. 18.1 Закона №152-ФЗ, каждая организация или ИП, работающие с персональными данными, обязаны вести локальные документы, регулирующие:
- Порядок обработки персональных данных
- Ответственных лиц
- Сроки и способы хранения
- Порядок доступа и уничтожения
- Меры по обеспечению безопасности
🗂 Такой комплект нужно подготовить в любом случае, даже после подачи уведомления. Это может потребоваться при проверке Роскомнадзора.
Как подготовить комплект документов?
Есть два пути:
- Самостоятельно - чтобы вам было проще, ознакомьтесь с примером заполненного уведомления на сайте информационной системы 1С:ИТС..
📌 Но нужно время и разбор законодательства - Через конструктор документов — например, в сервисе 152DOC
✔ Быстро
✔ Подходит для ИП и ООО
✔ Можно приобрести у партнёров 1С
А если вы прекратили обрабатывать персональные данные?
Вы должны уведомить Роскомнадзор в течение 10 рабочих дней.
Основания:
- Закрытие бизнеса (ликвидация, реорганизация)
- Истечение сроков хранения
- Отмена лицензии или судебное решение
📎 Форма уведомления о прекращении также утверждена приказом №180
Ответственность за неподачу уведомления
⚠️ Обработка персональных данных без уведомления — это правонарушение.
- До 30 мая 2025 года — ответственность по статье 19.7 КоАП РФ
- После 30 мая 2025 года — по ч. 10 ст. 13.11 КоАП РФ
- Штрафы могут доходить до 100 000 ₽ и выше при проверке
Часто задаваемые вопросы
🔹 Нужно ли каждый раз подавать новое уведомление?
Нет, только при изменении данных (целей, адресов, ответственных, способов хранения и т.д.)
🔹 Что делать, если ошибся в уведомлении?
Роскомнадзор вернёт его на доработку. Исправьте и подайте повторно.
🔹 Есть ли срок подачи уведомления?
Да — до начала обработки персональных данных.
Выводы: что нужно сделать уже сегодня
✅ Проверьте себя в реестре операторов
✅ Подготовьте и отправьте уведомление
✅ Соберите комплект внутренних документов по работе с ПД
✅ При необходимости — используйте сервисы автоматизации, например, 152DOC
📢 Поделитесь этой статьёй с коллегами — пусть и они узнают, как избежать проблем с Роскомнадзором!
💬 А вы уже подали уведомление? Расскажите в комментариях — поделимся опытом!
