Долго думал, с чего начать. Хотел с цифр — мол, вот вам исследование, которое показывает, насколько бюрократия влияет на вовлечённость сотрудников. Потом решил вспомнить кейсы из корпоративной жизни. А потом просто сел и написал так, как есть. Потому что если вы хоть раз пытались согласовать простой документ в компании с «системой», то вы и без исследований понимаете, о чём речь.
Бюрократия — это не всегда зло. Система нужна, когда людей много, процессов много, а ответственность размыта. Но в какой-то момент система начинает работать не на результат, а на себя. Как паразит. Не чтобы упростить работу, а чтобы зацементировать порядок, в котором никто ни за что не отвечает лично, а всё решает «процедура».
Когда работа превращается в хождение по кругу
Самое печальное в бюрократии — это ощущение бессмысленности. Вот у вас есть задача. Простая, понятная, нужная. Но чтобы её выполнить, нужно:
– составить служебную записку,
– внести данные в систему,
– согласовать с тремя департаментами,
– дождаться подписи начальника, который в отпуске,
– продублировать в бумажном виде,
– и только потом, возможно, вам дадут добро.
На всё — неделя. На саму задачу — два часа.
Сотрудники в такой среде быстро привыкают: не надо рыпаться. Не надо думать. Не надо предлагать. Потому что инициатива — это риск. Сегодня ты предложил, завтра ты виноват. Поэтому проще молчать и следовать инструкции, даже если она очевидно устарела.
Демотивация как побочный эффект процедуры
Очень часто слышу: «Ну а что такого? Зато всё под контролем». Это говорят те, кто не стоит в цепочке согласований. А те, кто стоит — просто устали.
Когда люди начинают тратить больше времени на подтверждение действий, чем на сами действия, они потихоньку выгорают. Сначала снижается вовлечённость — сотрудник перестаёт задаваться вопросами и делает только то, что попадает в зону его ответственности по инструкции. Потом — исчезает инициатива. Потом — интерес. И дальше человек работает уже не потому, что ему интересно или важно, а потому что «так надо».
Хуже всего — это становится нормой. Люди перестают жаловаться. Перестают даже обсуждать. Им просто всё равно.
Почему это опасно
Есть мнение, что в крупных компаниях без бюрократии нельзя. Частично — верно. Если ты управляешь структурой в 5 000 человек, невозможно всё решать на доверии. Но всё же между «немного структурировать» и «погрязнуть в согласованиях» — огромная дистанция.
Проблема начинается, когда сама структура становится самоцелью. Когда регламенты множатся, но никто не может сказать, зачем. Когда контроль важнее смысла. Когда все делают вид, что работают, потому что процесс идёт. Только результатов нет.
Компании, где это становится системным явлением, начинают терять людей. Не сразу, нет. Сперва — тех, кто что-то предлагал. Потом — тех, кто хорошо делал. Потом остаются только те, кто умеет выживать внутри системы.
Как это меняется
Иногда — никак. Особенно если сверху всё устраивает. Но если руководство действительно заинтересовано в результатах, то первый шаг — признать, что проблема есть. И задать себе неудобный вопрос: «А сколько времени наши сотрудники тратят на согласования? И сколько — на работу по сути?»
Дальше — анализ процессов. Не для галочки, а чтобы понять: какие согласования дублируются, где можно убрать ручной труд, а где — просто довериться людям.
Следом — дать право на инициативу. Настоящее право. Когда сотрудник может предложить, изменить, отменить — без страха быть наказанным за «несанкционированное творчество».
И, наконец — пример сверху. Потому что если директор подписывает всё в течение часа, а начальник отдела согласовывает неделю, это тоже сигнал. Люди смотрят не на слоганы, а на поведение.
Что с этим делать каждому
Если вы сотрудник, и система давит — не стесняйтесь задавать вопросы. Иногда даже простой вопрос «А почему это делается именно так?» запускает цепочку изменений. Не сразу, не везде. Но шансы есть.
Если вы руководитель — пересмотрите процессы в своей зоне ответственности. Спросите сотрудников, что их раздражает больше всего. Очень часто «больные места» известны, просто никто не хочет их трогать.
Если вы топ-менеджер — помните, что бюрократия часто возникает не из злого умысла, а из страха. Страха взять ответственность, ошибиться, не угодить начальству. Так вот, чем больше доверия — тем меньше причин для страха.
Курс «Школа проектного специалиста. Основы профессии» поможет сократить бюрократию на практике: вы освоите работу 1С-аналитика, научитесь презентовать результаты и вести переговоры.
Отдельный модуль Анастасии Сюткиной по MS Office покажет, как быстро готовить понятные документы и отчёты без лишней бумажной волокиты. Подробнее на сайте.
Вместо вывода
Ни один человек не приходит в компанию с мечтой писать отчёты и ждать визы. Но многие заканчивают именно этим. Не потому, что плохие. А потому что система их такими делает.
Поэтому, если вы хотите, чтобы сотрудники работали с интересом и отдачей, начните с простого: перестаньте мешать им работать. Уберите лишнее. Дайте право решать. И посмотрите, как это влияет на мотивацию.
Иногда самое лучшее, что может сделать система — это отойти в сторону.
ПОНРАВИЛСЯ ПОСТ? Ставь палец вверх и подписывайся!
Телеграмм: https://t.me/techitpm
ВК: https://vk.com/bitpm
Наши курсы: на сайте