Бизнес — это непрерывное обучение, накопление опыта и эффективное использование информации. Сотрудники приходят и уходят, проекты открываются и закрываются, а полезная информация теряется, если не организовать её правильно. Именно поэтому базы знаний стали критически важным инструментом для компаний любого размера. В этой статье расскажем, как правильно использовать базу знаний в Битрикс24, чтобы оптимизировать процессы и увеличить прибыль компании.
Что такое база знаний и зачем она нужна?
База знаний — это упорядоченный набор материалов, инструкций, чек-листов, документов и другой информации, которая помогает сотрудникам решать рабочие задачи и находить ответы на свои вопросы без лишних совещаний и звонков.
В Битрикс24 база знаний создаётся и ведётся прямо внутри платформы, являясь частью единого рабочего пространства. Это позволяет накапливать информацию естественным образом и легко передавать опыт новым сотрудникам.
Преимущества базы знаний в Битрикс24:
- Сокращение времени на обучение новых сотрудников:
Все необходимые материалы собраны в одном месте и доступны в любое время. - Уменьшение повторяющихся вопросов:
Сотрудники сами находят ответы, не отвлекая более опытных коллег. - Сохранение накопленного опыта компании:
Ценные знания остаются внутри компании, даже если ключевой сотрудник уходит. - Ускорение бизнес-процессов:
Пошаговые инструкции и регламенты позволяют быстрее и безошибочно выполнять задачи. - Повышение продуктивности команды:
Сотрудники знают, где найти нужную информацию и как её использовать.
Как создать базу знаний в Битрикс24: простые шаги
1. Определите структуру вашей базы знаний
Перед началом создания базы знаний важно понять, какую информацию и в какой форме будут искать сотрудники. Обычно это:
- Инструкции по выполнению задач;
- Регламенты и правила работы;
- Чек-листы и сценарии обработки обращений клиентов;
- Полезные шаблоны документов;
- Часто задаваемые вопросы (FAQ).
2. Создайте новую базу знаний в Битрикс24
Зайдите в раздел «База знаний» на вашем портале Битрикс24 и создайте новую базу с помощью готового шаблона или с нуля. Платформа предлагает несколько удобных шаблонов, подходящих под разные задачи.
3. Заполните базу материалов
Начните добавлять информацию. Вы можете использовать текстовые документы, таблицы, видеоролики, презентации, фотографии, схемы. Материалы удобно структурировать по разделам и подразделам, чтобы сотрудникам было просто искать нужную информацию.
4. Настройте права доступа
В Битрикс24 легко управлять доступом к информации. Вы можете предоставить доступ к базе знаний всей компании или только определённым сотрудникам или отделам. Можно настроить отдельные права для чтения и редактирования.
5. Регулярно обновляйте информацию
Самое важное в любой базе знаний — актуальность данных. Регулярно пересматривайте материалы, добавляйте новые инструкции, удаляйте устаревшие и просите сотрудников давать обратную связь, что ещё следует дополнить.
Быстрый поиск в базе знаний экономит время сотрудников
База знаний в Битрикс24 оснащена встроенной строкой поиска, которая позволяет мгновенно находить нужные материалы по заголовкам, содержимому статей и ключевым словам. Это особенно важно, когда база уже содержит десятки или сотни документов: сотрудники не тратят время на навигацию вручную — достаточно ввести несколько слов, чтобы система выдала подходящие результаты.
Такая функция значительно упрощает доступ к информации, снижает количество повторных вопросов в команде и делает ежедневную работу быстрее и эффективнее.
Способы эффективно использовать базу знаний в Битрикс24:
- Онбординг новых сотрудников:
Создавайте раздел с информацией для новых сотрудников, чтобы они быстрее включались в работу. - Поддержка клиентов:
Используйте базу знаний для ответов на типовые вопросы клиентов, что поможет разгрузить сотрудников техподдержки. - Обучение и развитие:
Формируйте учебные курсы и проверяйте знания сотрудников с помощью тестов и опросов. - Командная работа:
Создавайте разделы для совместной работы над проектами, где каждый сможет оперативно получать информацию о ходе выполнения задач.
Как собрать информацию для вашей базы знаний максимально эффективно?
Есть несколько удобных подходов, которые помогут быстро наполнить вашу базу знаний полезными материалами.
Первый подход — работа поэтапно, начиная с самого нуждающегося отдела. Сначала выберите подразделение, у которого сейчас есть явные сложности или высокая потребность в регламентах и инструкциях. Сосредоточьтесь на создании чётких инструкций, описании типовых ситуаций и решений именно для этого отдела. После того, как базовая информация будет собрана, переходите к следующему отделу, постепенно охватывая всю компанию.
Второй подход — это фиксация встреч и тренингов на видео. Самое простое решение — регулярно записывать видеозвонки и вебинары, а затем размещать эти материалы в структуре базы знаний. Также можно делать текстовые выжимки и заметки с таких встреч, чтобы в будущем сотрудники могли быстро найти ключевые моменты или конкретные ответы на частые вопросы. Особенно полезны записи встреч с клиентами, проведённые руководством или ключевыми экспертами компании. Эти видеозаписи можно использовать для обучения менеджеров, показывая на практике стандарты коммуникации и подход компании к решению задач.
Третий подход — системное документирование процессов с первых дней работы компании. Если ваша компания недавно начала работу, это лучший момент для создания базы знаний. В таком случае информации пока немного, и её легко систематизировать и записать сразу, избегая хаоса в будущем. Регулярное дополнение и обновление такой базы станет простой и естественной частью бизнес-процессов компании по мере её развития и роста.
Как база знаний влияет на рост прибыли компании?
Грамотно организованная база знаний значительно сокращает временные затраты сотрудников на поиск нужной информации и повторные обсуждения стандартных вопросов. Это освобождает рабочее время для выполнения действительно важных и прибыльных задач. Кроме того, база знаний:
- Повышает качество обслуживания клиентов, так как сотрудники быстрее и точнее отвечают на запросы.
- Ускоряет внедрение новых процессов и продуктов, так как вся необходимая документация уже доступна и понятна.
- Снижает расходы на обучение новых сотрудников и передачи опыта.
Итог: не откладывайте создание базы знаний в Битрикс24
База знаний — это инструмент, который создаёт фундамент для стабильного роста компании, обеспечивает сохранение и передачу ценных знаний, помогает экономить время и деньги, и значительно повышает продуктивность работы каждого сотрудника.
Начните собирать базу знаний уже сегодня и убедитесь сами, как это изменит работу вашей команды к лучшему.
