Если вы используете бухгалтерский аутсорсинг, где также, как и в вашей компании, используется Битрикс24, вы можете оптимизировать взаимодействие с бухгалтерией. Используйте автоматический обмен задачами и комментариями к задачам между вами и бухгалтерией вместо того, чтобы вручную переносить данные, писать в мессенджеры, электронную почту или звонить бухгалтерам. В статье расскажем, как настроить интеграцию между порталами Битрикс24 для автоматического обмена с помощью Пинкит.
1. Автоматизация работы бухгалтерского аутсорсинга
Проблема
Многие компании, сотрудничающие с агентствами по бухгалтерскому аутсорсингу или с консалтинговыми агентствами, сталкиваются с неэффективностью обмена информацией. Ежедневно требуется выполнять рутинные задачи, такие как:
- подготовка и согласование закрывающих документов, подписанных обеими сторонами;
- подписание отчетности;
- передача запросов и уточнений по бухгалтерским данным.
Часто для этого используются мессенджеры или электронная почта, что приводит к проблемам:
- Высокая доля ручного труда: сотрудники тратят время на перенос данных между системами.
- Риск ошибок: в большом объеме переписки легко отправить документ не тому адресату или пропустить важный вопрос.
- Разрозненность данных: информация хранится в разных чатах, письмах или звонках, что затрудняет контроль и поиск.
Эти проблемы особенно заметны, когда объем задач растет, а скорость и точность взаимодействия становятся критически важными.
Решение
Если и ваша компания, и организация, предоставляющая бухгалтерский аутсорсинг, используют Битрикс24, можно настроить автоматический обмен задачами и комментариями между порталами. Это решение исключает необходимость ручного переноса данных и минимизирует ошибки.
Один из наших клиентов, работающий с бухгалтерским аутсорсингом, обратился с запросом на оптимизацию процессов. Мы предложили ему настроить такую автоматизацию с помощью Пинкит:
- Автоматическое создание задач:
При создании задачи в определенной группе на портале А (ваша компания) интеграция передает основные поля задачи (название, описание, сроки и др.) и создает соответствующую задачу на портале Б (бухгалтерия).
Аналогично, при создании задачи на портале Б в определенной группе она автоматически создается на портале А. - Синхронизация комментариев:
Интеграция отслеживает новые комментарии к задачам на портале А, проверяет их принадлежность к задачам обмена и передает на портал Б. Передается текст комментария, дата/время и ФИО отправителя.
То же самое происходит с комментариями на портале Б — они автоматически передаются на портал А с сохранением всех данных.
Эта схема обеспечивает прозрачность, ускоряет взаимодействие и позволяет обеим сторонам работать в привычной среде на своем портале Битрикс24 без дополнительных инструментов.
Публичный кейс и шаблон интеграций доступны по ссылке.
А теперь давайте подробнее разберем, как настроить такую автоматизацию.
2. Задача создана на портале А и передана на портал Б
2.1. Шаг 1: Откуда
Получаем данные на портале А в момент создания задачи.
2.2. Шаг 2: Инструменты
- Получить вложения задачи
Используем API-запрос методом GET. URL = /task.item.getfiles.json?TASKID={{source.id}}.
- Вложения в задаче найдены?
Используем инструмент Если-Иначе в поле step6.result. Условие - Не пустое значение, Результат при успешной проверке = 1, Результат при неуспешной проверке = 0.
2.3. Шаг 3: Куда
Создаем задачу на портале Б.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем данные.
Название - Поступила новая задача: Название задачи
Описание - Описание
И пользовательские сопоставления:
Дата создания
Тип: Тело
Название параметра: fields.CREATED_DATE
Значение параметра: {{Дата создания}}
Дата изменения
Тип: Тело
Название параметра: fields.CHANGED_DATE
Значение параметра: {{Дата изменения}}
Статус
Тип: Тело
Название параметра: fields.STATUS
Значение параметра: {{Статус}}
Крайний срок
Тип: Тело
Название параметра: fields.DEADLINE
Значение параметра: {{Крайний срок}}
Дата начала
Тип: Тело
Название параметра: fields.DATE_START
Значение параметра: {{Дата начала}}
Ответственный
Тип: Тело
Название параметра: fields.CREATED_BY
Значение параметра: 15728
Добавили наблюдателем ***
Тип: Тело
Название параметра: fields.AUDITORS.0
Значение параметра: 1
2.5. Шаг 5: Запуск
Запускаем интеграцию.
3. Задача создана на портале Б и передана на портал А
3.1. Шаг 1: Откуда
Получаем данные на портале Б в момент создания задачи.
3.2. Шаг 2: Инструменты
- Получить вложения задачи
Используем API-запрос методом GET. URL = /task.item.getfiles.json?TASKID={{source.id}}.
- Вложения в задаче найдены?
Используем инструмент Если-Иначе в поле step6.result. Условие - Не пустое значение, Результат при успешной проверке = 1, Результат при неуспешной проверке = 0.
3.3. Шаг 3: Куда
Создаем задачу на портале А.
3.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем данные.
Название - Поступила новая задача: Название задачи
Описание - Описание
Дата создания
Тип: Тело
Название параметра: fields.CREATED_DATE
Значение параметра: {{Дата создания}}
Дата изменения
Тип: Тело
Название параметра: fields.CHANGED_DATE
Значение параметра: {{Дата изменения}}
Статус
Тип: Тело
Название параметра: fields.STATUS
Значение параметра: {{Статус}}
Крайний срок
Тип: Тело
Название параметра: fields.DEADLINE
Значение параметра: {{Крайний срок}}
Дата начала
Тип: Тело
Название параметра: fields.DATE_START
Значение параметра: {{Дата начала}}
Ответственный
Тип: Тело
Название параметра: fields.CREATED_BY
Значение параметра: 2199
3.5. Шаг 5: Запуск
Запускаем интеграцию.
4. Задача_Создана - Передать вложение с портала А на портал Б
Эта интеграция нужна, чтобы передавать вложения как из описания задачи, так и из комментария.
4.1. Шаг 1: Откуда
Укажем событие успешного срабатывания ранее настроенной на создание задачи интеграции.
4.2. Шаг 2: Инструменты
- Вложение было?
Используем инструмент Проверка по полю source.int6569.step7. Условие - (Число) Равно, Сравниваемое значение - 1, Действие - Продолжить, если проверка пройдена.
- Для каждого вложения
Используем шаг Для каждого в поле source.int6569.step6.result.
- Получить развернутую информацию о вложениях
Используем API-запрос методом GET с указанием URL /disk.attachedObject.get?id={{step2.ATTACHMENT_ID|default()}}.
- Скачать файл
Используем инструмент Скачать файл методом GET с указанием URL {{step3.result.DOWNLOAD_URL|default()}}.
4.3. Шаг 3: Куда
Добавляем вложение в задачу.
4.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем данные.
ID задачи - {{source.int6569.result.result.task.id|default()}}
Название файла - {{step3.result.NAME}}
URL файла - {{step4}}
4.5. Шаг 5: Запуск
5. Задача_Создана-Передать вложение с портала Б на портал А
5.1. Шаг 1: Откуда
Укажем событие успешного срабатывания ранее настроенной на создание задачи интеграции.
5.2. Шаг 2: Инструменты
- Вложение было?
Используем инструмент Проверка по полю source.int6569.step7. Условие - (Число) Равно, Сравниваемое значение - 1, Действие - Продолжить, если проверка пройдена.
- Для каждого вложения
Используем шаг Для каждого в поле source.int6569.step6.result.
- Получить развернутую информацию о вложениях
Используем API-запрос методом GET с указанием URL /disk.attachedObject.get?id={{step2.ATTACHMENT_ID|default()}}.
- Скачать файл
Используем инструмент Скачать файл методом GET с указанием URL {{step3.result.DOWNLOAD_URL|default()}}.
5.3. Шаг 3: Куда
Добавляем вложение в задачу.
5.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем данные.
ID задачи - {{source.int6569.result.result.task.id|default()}}
Название файла - {{step3.result.NAME}}
URL файла - {{step4}}
5.5. Шаг 5: Запуск
6. Комментарий добавлен в задачу на портале А и передан на портал Б
6.1. Шаг 1: Откуда
Указываем событие добавления комментария в задачу.
6.2. Шаг 2: Инструменты
- Убрать теги из комментария
Используем Замену по регулярному выражению в поле source.POST_MESSAGE. Регулярное выражение - /\[.*?\]/.
- Есть ли вложения
Используем шаг Если-Иначе в поле source.ATTACHED_OBJECTS. Условие - Существует, Результат при успешной проверке - 1, Результат при неуспешной проверке - 0.
- Отфильтровать файл
Используем Фильтр элементов массива в поле source.ATTACHED_OBJECTS. Условие выполнения - step2. Название поля внутри элемента массива - DOWNLOAD_URL. Условие - Не пустое значение.
- Развернутая информация о вложениях
Используем API-запрос методом GET. URL - /disk.attachedObject.get?id={{step3.0.ATTACHMENT_ID}}. Условие выполнения - step2.
- Скачать файл
Используем инструмент Скачать файл методом GET с указанием URL {{step4.result.DOWNLOAD_URL}}. Условие выполнения - step2.
6.3. Шаг 3: Куда
Добавляем комментарий в задачу.
6.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем данные.
ID задачи - Поиск соответствия по ID задачи
Текст комментария - Пришел новый комментарий в
Дата создания
ФИО Автора на портале А:
ФИ автора
{{step1|default()}}
Файл в комментарий
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_FORUM_MESSAGE_DOC.0
Значение параметра: {{step8}}
От кого комментарий
Тип: Тело
Название параметра: fields.AUTHOR_ID
Значение параметра: 15728
6.5. Шаг 5: Запуск
7. Комментарий добавлен в задачу на портале Б и передан на портал А
7.1. Шаг 1: Откуда
Указываем событие добавления комментария в задачу.
7.2. Шаг 2: Инструменты
- Убрать теги из комментария
Используем Замену по регулярному выражению в поле source.POST_MESSAGE. Регулярное выражение - /\[.*?\]/.
- Есть ли вложения
Используем шаг Если-Иначе в поле source.ATTACHED_OBJECTS. Условие - Существует, Результат при успешной проверке - 1, Результат при неуспешной проверке - 0.
- Отфильтровать файл
Используем Фильтр элементов массива в поле source.ATTACHED_OBJECTS. Условие выполнения - step2. Название поля внутри элемента массива - DOWNLOAD_URL. Условие - Не пустое значение.
- Развернутая информация о вложениях
Используем API-запрос методом GET. URL - /disk.attachedObject.get?id={{step3.0.ATTACHMENT_ID}}. Условие выполнения - step2.
- Скачать файл
Используем инструмент Скачать файл методом GET с указанием URL {{step4.result.DOWNLOAD_URL}}. Условие выполнения - step2.
7.3. Шаг 3: Куда
Добавляем комментарий в задачу.
7.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем данные.
ID задачи - Поиск соответствия по ID задачи
Текст комментария - Пришел новый комментарий в
Дата создания
ФИО Автора на портале Б:
ФИ автора
{{step1|default()}}
Файл в комментарий
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_FORUM_MESSAGE_DOC.0
Значение параметра: {{step8}}
От кого комментарий
Тип: Тело
Название параметра: fields.AUTHOR_ID
Значение параметра: 2199
7.5. Шаг 5: Запуск
8. Итог
Интеграция между двумя и более порталами Битрикс24 на платформе Пинкит превращает взаимодействие при бухгалтерском аутсорсинге в удобный и прозрачный обмен задачами между порталами Битрикс24.
Вы создаете задачу на своем портале, и она автоматически появляется на портале партнера. Обе стороны работают в привычной среде, видят статусы задач, вложения, ответственных и сроки, а вся переписка ведется в комментариях.
Это решение позволяет каждой из сторон оставлять историю работы на своем портале, что крайне важно для последующего анализа и подключения новых коллег к уже отработанным задачам, если что-то требуется поменять / освежить / передать задачу.
Вы можете настроить такую автоматизацию самостоятельно (из готового шаблона, который выложен тут или по нашей инструкции) или с помощью наших инженеров. Если нужна помощь, дайте нам знать :)
Остались вопросы? Спросите у нас в Телеграм или WhatsApp.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.
Подберите свой кейс публичной интеграции без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен