О заказчике
Заказчиком являлось подразделение крупной российской компании, расположенное в Санкт-Петербурге.
Задача проекта
У заказчика большая организационная структура и множество филиалов, подведомственных и партнерских организаций по всей стране. Сотрудники компании регулярно отправляются в командировки, которые должны оформляться в соответствии с правилами и одобряться руководством.
Нашей задачей была разработка модуля для управления командировками на базе коробочного Битрикс24. Модуль должен был позволять быстро и с высокой степенью автоматизации создавать поручения на командировку, в котором были бы прописаны все детали. А сотрудник, отправляющийся в командировку, должен был иметь такую же возможность создавать отчеты о командировке.
Реализация
Весь функционал был реализован на базе коробочного Битрикс24. Модуль имеет простой и понятный интерфейс, так что сотрудники компании-заказчика сразу смогли начать использование модуля.
Для создания поручения на командировку достаточно в соответствующем разделе кликнуть на кнопку «Создать поручение». На первом шаге нужно выбрать сотрудника, на имя которого создается поручение.
Затем требуется заполнить все необходимые поля для формирования поручения на командировку:
- Должность сотрудника;
- Руководитель структурного подразделения сотрудника;
- Руководитель организации сотрудника (выбирается из списка);
- Даты начала и окончания командировки (с учетом дороги);
- Регион, область, город командировки;
- Дополнительно к месту назначения — необходимая дополнительная информация к месту назначения командировки;
- Наименование организации, в которую сотрудник отправляется в командировку;
- Наименование целей — нужно выбрать цель командировки из списка;
- Описание работ — так же из списка выбирается задача командировки;
- Дополнительно к цели командировки — дополнительная информация о командировке в формате комментария;
Сведения о командировке — дополнительные сведения о командировке (выбирается из списка).
При необходимости включения аванса в поручение нужно поставить галочку в чекбоксе «Нужен аванс». После этого появятся дополнительные поля, которые необходимо заполнить:
- Билеты и прочее (ГСМ), в руб. — сумма, необходимая на билеты;
- Вид транспорта — один из видов транспорта выбирается из выпадающего списка;
- Класс билета.
Также в поручение можно включить согласование дополнительных деталей командировки:
- Возмещение расходов на проживание сверх установленного лимита;
- Превышение категории транспортных услуг;
- Размещение (проживание) в гостиницах в транзитном пункте;
- Возмещение расходов на провоз груза производственного назначения (перевес багажа/дополнительное место для багажа)
- Иные расходы, связанные со служебной командировкой, возмещение которых производится при наличии согласования руководителя;
- Выезд в пункт назначения (возвращение из пункта назначения) вне периода командировки.
После заполнения всех этих полей и сохранения поручения, оно появится в списке поручений на командировку. Если нужно, его можно отредактировать или сохранить в формате excel-таблицы. При этом каждый сотрудник могут увидеть только поручения, которые были созданы им самим, либо которые были созданы на его имя.
После того, как поручение появилось в списке, ответственный сотрудник может одобрить его или отменить.
Когда поручение одобрено, сотрудник, отправляемый в командировку, может создать авансовый отчет. Для этого нужно заполнить следующие поля формы:
- Категория расходов — выбирается из списка;
- Дата документа;
- Номер документа;
- Ссылка на скан документа (расхода);
- Наименование документа (расхода);
Сумма расхода — необходимо выбрать валюту и указать сумму.
Готовый авансовый отчет можно изменить или выгрузить отдельным документом.
Модуль позволил разгрузить бухгалтерию и другие отделы компании, задействованные в оформлении командировок. Процесс оформления стал проще, теперь сотрудник просто делает все по шаблону и на выходе получается готовая документация, полностью соответствующая всем требованиям заказчика. За прошлый год с помощью нашего модуля было оформлено более 15000 командировок.
Интересует похожий функционал или другие доработки Битрикс24? Обращайтесь к нам, мы помогаем решать задачи любой сложности!