Внимание и контроль: Не забывайте, что конфиденциальность — это ваша ответственность. Контролируйте себя в первую очередь помня о поговорке «Язык мой – враг мой». С уважением к вам и вашему делу, Аделя Шакирова ☀
Работаю на совесть, слежу за репутацией.
Приоритет на надёжность
- Репутация: Спросите у знакомых предпринимателей, кто у них ведёт бухгалтерию на аутсорс, спрашивайте отзывы. Если бухгалтер приходит к вам «с улицы», задайте каверзные вопросы о прошлом месте работы, где он мог бы выдать вам какие-то секреты конторы.
- Безопасность: Узнайте, как бухгалтер собирается защищать данные. Кто имеет к ним доступ и как происходит обновление программ.
- Опыт: Выберите тех, кто понимает ваш бизнес. Если у вас интернет-магазин, нужен бухгалтер, который знает, как с этим работать.
- Договор: Подпишите соглашение о неразглашении или добавьте пункт о неразглашении в договор. Но это не защитит вас, если вы сами рассказываете всем о своём бизнесе.
Защищаем данные самостоятельно
- Только нужное: Дайте бухгалтеру только те документы, которые нужны для работы если доверие ещё не сформировалось. Меньше знают - крепче спят.
- Шифрование: Убедитесь, что документы пересылаются безопасно. Используйте пароль для архивов, а не просто сохраняйте базу. Недоброжелателей много, ящик могут просто «вскрыть». Ограничьте копирование файлов с вашего сервера, чтобы избежать утечки данных.
- Безопасная передача: Используйте специальные программы для обмена файлами. Не передавайте важные данные по обычной переписке в мессенджерах.
- Контроль доступа: Пароли должны быть только у тех, кому они нужны. При расторжении договора пароли доступа к серверу и базам должны меняться сразу же.
- Проверки: Убедитесь, что они следят за безопасностью. Можно провести тест-драйв для бухгалтера. Самое уязвимое — это человек, который может элементарно перейти по вредоносной ссылке, что может привести к сбою всей системы.
Важность договора, аварийный случай
- Кто виноват? Чётко пропишите, кто отвечает, если данные утекут.
- Право проверить: Имейте право проверить их систему безопасности.
- Что делать, если…: Пропишите, что делать, если данные утекут. Есть ли бэкапы, как часто они делаются.
- Удалить всё после работы: Убедитесь, что они удалят все ваши файлы после окончания работы и не смогут их использовать.
Обучение
- Ваши сотрудники тоже должны знать, как безопасно работать с аутсорсером. Многие дают доступ к удалённому подключению, даже не убедившись, что подключается именно IT-специалист или бухгалтер, имеющий на это право.
- Вы и сами должны знать, какую информацию раскрывать аутсорсеру, а какую нет. Большинство предпринимателей предпочитает бухгалтеров, работающих из дома, а не целые компании, представляющие услуги для того, чтобы информация не распространялась.
Контролируем
- Проверяем, что делают: Смотрите, кто и когда заходит в вашу систему бухгалтерии. Периодически обновляйте пароли.
- Обсуждайте с аутсорсером вопросы безопасности, уязвимые места и способы их защиты.
Главное
Внимание и контроль: Не забывайте, что конфиденциальность — это ваша ответственность. Контролируйте себя в первую очередь помня о поговорке «Язык мой – враг мой».
С уважением к вам и вашему делу, Аделя Шакирова ☀
Работаю на совесть, слежу за репутацией.
