«Сделали шикарную кухню, но клиент ушел к другим. Просто потому что долго отвечали...».
Именно с этой фразы началась наша встреча с компанией «Витам» — производителем кухонных гарнитуров из Казани. У них отличное качество, стильные проекты, команда из 30 человек и стабильно растущий спрос. Но за красивой картинкой прятались проблемы, которые мешали зарабатывать больше.
Менеджеры не успевали обрабатывать входящие обращения — кто-то писал на Авито, кто-то звонил, кто-то спрашивал «в личку» в ВК. Пока менеджер разбирался, клиент уже уходил к конкурентам. А ещё — путаница на производстве: непонятно, на каком этапе находился заказ, где чертёж, и отправили ли материалы в закупку.
Кто наш клиент?
Компания «Витам» занимается производством кухонных гарнитуров на заказ. География — Казань, Волжск, Зеленодольск. В штате 30 человек: дизайнеры, замерщики, сборщики, логисты, менеджеры по продажам. Работают с разными каналами привлечения и развиваются в направлении автоматизации.
«Мы выросли. Заказов стало больше, команда расширилась, но вместе с этим пришёл и хаос. Постоянно что-то теряется: то клиент говорит, что договаривался об одном, а менеджер не помнит; то дизайнеру забыли передать замер, и приходится переделывать проект. Я уже не говорю про срывы сроков, вечные переписки в чатах, недовольных клиентов… Мы делаем хорошую мебель, но из-за разрозненности в процессах коммуникации этого никто не видит. Нужно что-то менять».
На момент обращения бизнес уже стабильно работал в нескольких городах, но система управления оставалась «ручной»: таблицы Excel, бумажные записи, устные договоренности и бесконечные переписки в ВК. Каждый менеджер работал «по-своему», отчего собственнику было сложно понять, кто чем занимается, на каком этапе находится тот или иной заказ, и почему клиенты уходят.
Ситуация требовала внимания уже давно, но особенно остро они стали ощущаться с ростом потока клиентов. Всё держалось на личной ответственности отдельных сотрудников, и если кто-то заболевал или уходил в отпуск — процесс «застревал».
Ключевые боли, которые сформулировал клиент:
- Потеря контроля над заказами — невозможно быстро понять, на каком этапе находится проект.
- Частые ошибки в коммуникации между отделами — дизайнеры, логисты и менеджеры работают разрозненно.
- Отсутствие прозрачности в рабочих процессах — нет понимания, кто и чем занят, есть ли загрузка.
- Снижение качества обслуживания — без автоматических напоминаний сотрудники забывали о договоренностях, что вызывало недовольство клиентов.
- Рост выгорания у персонала — менеджеры перегружены рутиной и работают в “пожарном” режиме.
Витам: «Мне нужна система, где я одним взглядом вижу, сколько заказов в работе, кто за что отвечает, и что всё идёт по плану. Чтобы менеджеры не забывали про встречи, клиенты получали обратную связь, а каждый сотрудник понимал, что делать. Хочу автоматизировать процессы, чтобы бизнес мог расти дальше без боли».
Именно с этого обращения началась проработка решений по автоматизации процессов с помощью Битрикс24.
Мы внимательно изучили “болевые точки” клиента и сформулировали первоочередные задачи, решение которых легло в основу проекта.
- Управлять заявками и клиентами в одном месте. Чтобы ни один запрос не терялся, и менеджеры могли быстро отвечать на вопросы.
- Настроить телефонию. Все звонки должны записываться и автоматически прикрепляться к нужной сделке.
- Автоматически создавать лиды и сделки. Чтобы данные не терялись при переходе от запроса к заказу.
Почему выбрали нас:
Компания «Цитрус» является экспертом в области внедрения Битрикс с момента выхода платформы на рынок. Мы обладаем полным спектром компетенций, подтвержденных многолетним опытом реализации проектов различной сложности — от базовых CRM-решений до комплексной автоматизации бизнес-процессов, интеграций с внешними системами и разработки корпоративных порталов. Глубокое понимание архитектуры Битрикс24, накопленное за годы практики, позволяет нам точно адаптировать систему под задачи клиента, обеспечивая стабильную, масштабируемую и эффективную цифровую среду для бизнеса.
Среди ключевых факторов выбора:
- Подтвержденный опыт работы в производственном сегменте;
- Возможность масштабирования функционала системы;
- Прозрачность ценообразования;
- Наличие сертифицированных специалистов.
Анализ текущего состояния
С технической точки зрения, первичный аудит показал разрозненность процессов и отсутствие единого пространства управления клиентским потоком. Система учета клиентов — вручную в Excel, коммуникации — в мессенджерах и социальных сетях, управляемости процессом не было. Анализ выявил, что текущие процессы взаимодействия с клиентами требуют оптимизации. Частые переносы встреч, задержки в ответах на вопросы и ошибки в производстве и доставке снижали эффективность и удовлетворенность клиентов.
Почему выбрали Битрикс24?
Проанализировав ситуацию, было принято решение о внедрении платформы Битрикс24 CRM. Эта система была выбрана не случайно — её гибкость, адаптивность к специфике производственного бизнеса и широкие интеграционные возможности позволили настроить решение под реальные, а не шаблонные бизнес-процессы.
С точки зрения технического специалиста, важную роль сыграло наличие:
- API и Webhook-интеграций для подключения мессенджеров и телефонии
- гибкой настройки прав доступа
- возможности построения собственных воронок и автоматических сценариев (роботов)
Как проходило внедрение
После аудита текущих процессов и постановки задач, мы начали поэтапное внедрение:
- Настроили CRM: лиды, сделки, карточки клиентов.Добавили расширенные поля — размеры, материалы, даты замеров, контрольные точки этапов.
- Автоматизация ключевых процессов: автоматические напоминания сотрудникам о встречах и замерах, запуск роботов на этапах согласования и передачи между отделами, сценарии обработки обращений с Авито, сайта и социальных сетей.
- Интеграция с телефонией и мессенджерами: Все звонки и переписки стали сохраняться в CRM, фиксироваться в сделках. Это обеспечило прозрачность коммуникаций и исключило потери информации.
- Создание единой базы заказов. С точным контролем параметров заказа, сроков, материалов и маршрутов доставки. Это стало технической основой для автоматизации последующих этапов — от закупки до логистики.
Мы тестировали каждый этап вместе с командой «Витам». Обучили сотрудников, дали инструкции, проводили созвоны и помогали адаптироваться.
Что изменилось в работе
1. Вся заявка — под контролем с первого клика. Заявка с любого источника — сайта, ВК, Авито — автоматически попадает в CRM. Менеджер видит ее сразу и связывается с клиентом.
2. Замер назначается и уходит дизайнеру автоматически. Всё записывается: кто клиент, какой у него запрос, когда замер. Никаких переписок в мессенджерах, вся информация в системе.
3. Сделка проходит по понятному маршруту. Проект кухни проходит сверку, техконтроль, закупку — всё автоматизировано и прозрачно. Потом карточка переходит в воронку «Производство» и запускаются параллельные процессы:
- заказ комплектующих;
- упаковка фурнитуры;
- производство мебели.
Каждое подразделение получает уведомления и нужные документы.
4. Отгрузка под контролем. После сборки сделка уходит в стадию отгрузки, клиент получает уведомление и кухню — в срок, без суеты.
Результаты внедрения
- 100% заявок обрабатываются. Больше ни одна заявка не теряется.
- Согласования и замеры стали проходить быстрее на 40%. Меньше переносов, больше довольных клиентов.
- Ошибки в производстве — минимальны. Единая база заказов, точные данные, всё под контролем. Количество рекламаций сократилось в 3 раза.
- Время логистики сократилось на 15%. За счёт автоматического планирования маршрутов.
- Срок принятия решения клиентами — в 3 раза короче. Было 20 дней, стало 7.
- Прибыль выросла на 20%. CRM окупилась за 4 месяца.
- Уровень удовлетворенности клиентов вырос на 15%. Они получают напоминания, точные сроки и уверенность в компании.
Но, пожалуй, самое ценное — появилась прозрачность, ответственность, доверие. Все понимают, кто и за что отвечает. И когда у бизнеса появляется порядок — он начинает расти.
Финансовые показатели
Инвестиции в проект окупились в течение 4 месяцев. Внедрение CRM-системы позволило:
- Увеличить средний чек за счет сокращения потерь и ускорения цикла продаж;
- Повысить общую прибыль компании на 20%;
- Снизить внутренние расходы на неэффективные процессы.
Подходит ли это решение для других?
Да! Битрикс24 отлично подходит:
- для мебельных производств, работающих в рамках одного или нескольких городов;
- для малого и среднего бизнеса, создающего кухни и корпусную мебель под заказ;
- для тех, кто хочет сократить ошибки, ускорить процессы и расти без нервов.
Заключение
Автоматизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24 позволила компании «Витам»:
- Централизовать управление заказами и клиентскими данными;
- Повысить прозрачность внутри команды и сократить количество конфликтов;
- Существенно улучшить клиентский сервис и оперативность коммуникации.
Хочешь так же?
Компания «Цитрус» внедряет и настраивает Битрикс с момента появления этой платформы на рынке. За годы практики мы сформировали глубокую экспертизу и научились решать задачи любой сложности — от наведения порядка в процессах до масштабной автоматизации для производственных и торговых компаний. Мы помогаем ускорить продажи, повысить эффективность и увеличить прибыль — без лишнего пафоса, но с полной вовлеченностью в результат. Работаем прозрачно, поэтапно и сопровождаем клиента на всех этапах — от первой идеи до устойчивой поддержки.
Оставь заявку, и мы предложим несколько вариантов решения с понятной ценой, сроками и демонстрацией, как это будет работать именно у Вас.