Сколько раз я слышал от руководителей проектов фразу «Нам нужно что-то, чтобы всё работало само». Обычно за ней скрывается накопленная усталость: таблицы не сводятся, исполнители путаются в сроках, бюджеты пересчитываются по ночам, а задачи по почте теряются где-то между «RE:RE:RE: переписка от 2022 года» и «вот тут быстро поправить». И каждый раз я понимаю: автоматизацию они представляют как магическую кнопку. Типа нажал — и порядок. А на деле всё как всегда: если бардак, то он просто стал цифровым.
Вообще, когда говорят про автоматизацию в управлении проектами, обычно начинают с названий систем. 1С:УНФ+РМ, Битрикс24, Jira, Redmine, Confluence. Названия звучат солидно, особенно на совещаниях. Но правда в том, что автоматизация — это не про систему. Это про то, как ты думаешь, как команда взаимодействует и какие процессы выстроены в компании. А потом уже — чем это всё поддерживать.
Никакая система не спасёт проект, в котором никто ничего не планирует
Систему легко купить. Она будет стоить определённую сумму и, возможно, даже красиво выглядеть. В ней можно будет заводить задачи, проставлять дедлайны, выгружать отчёты. Вот только если задачи в неё никто не заводит, дедлайны никто не отслеживает, а отчёты никому не интересны — то автоматизация будет фикцией. У нас же в культуре автоматизация часто понимается как «поставим систему — и всё решится». Но система — это инструмент, не более. И если вы до этого не планировали работу нормально, не описывали бизнес-процессы, не анализировали отклонения — ничего не изменится. Просто теперь всё это будет происходить в интерфейсе с кнопками.
Я не утрирую. Видел проект, в котором внедрили модуль по управлению портфелем проектов. Люди продолжили согласовывать всё по старинке — в Excel и по телефону. А система — она «есть», отчёт по внедрению сдан, галочка в годовом плане стоит.
Если вы устали от бардака, который просто перенесли в новый интерфейс, — присмотритесь к «1С:PM». Это не про кнопки и не про "чтобы было", а про выстроенные процессы. Система даёт реальный контроль: по задачам, срокам, трудозатратам, бюджету и загрузке команды. Всё — в едином пространстве.
📍Интегрируется с УНФ, поддерживает гибкую логику маршрутов и согласований, работает в реальном бизнесе — не в презентациях. Подробнее на сайте.
Что действительно можно и нужно автоматизировать
Вот чтобы было понятно — автоматизация в управлении проектами может быть полезной. Очень. Но не в формате «всё сделает программа», а в формате «мы освободим голову от рутины, чтобы думать о сути».
Что можно автоматизировать:
– контроль сроков и статусов задач;
– учёт трудозатрат, особенно если команда большая;
– отслеживание загруженности сотрудников;
– бюджетирование проекта и контроль затрат;
– взаимодействие с подрядчиками — по заявкам, актам, планам;
– формирование типовых отчётов и аналитики;
– уведомления и напоминания по событиям проекта.
Это всё вещи, которые в Excel делать можно, но долго и неудобно. А ещё есть человеческий фактор: забыли, потеряли, не увидели. Когда процессы автоматизированы, вы получаете актуальную картину проекта в любой момент времени. Не «в понедельник сводка по статусу», а вот прямо сейчас — кто что делает, сколько времени уходит, где затык.
Откуда начинается нормальная автоматизация
Любой нормальный процесс автоматизации начинается с описания реальных процессов. Без фантазий и без «как должно быть». А как есть. Кто с кем взаимодействует, как согласуются задачи, кто и когда фиксирует выполнение, где возникают ошибки. Только после этого можно подбирать систему. А не наоборот.
Автоматизация — это не IT, это мышление. Этот курс помогает управленцам выстроить процессы руками, прежде чем строить систему.
Мы разбираем реальные кейсы, где автоматизация помогла — и где провалилась. Учим на курсе «Школа руководителя проекта» анализировать, моделировать процессы и только потом «подключать кнопки».
Подходит для менеджеров, которым надо внедрять изменения без сопротивления команды. Подробнее на сайте.
Ещё один важный момент: автоматизировать нужно то, что работает. Сначала нужно договориться внутри команды — кто за что отвечает, как работает планирование, как часто проходят статусы. Только потом это можно закреплять в системе. Если у вас в принципе никто не планирует трудозатраты, то система учёта этих трудозатрат просто будет пустой.
Автоматизация не равно внедрение одной системы
Один из забавных мифов — что нужно выбрать одну систему «на всё» и в ней жить. Увы, но это редко работает. У проектной команды могут быть свои инструменты (например, Jira), у бухгалтерии — 1С, у HR — Bitrix. И всё это нужно как-то стыковать, пусть даже не на уровне полной интеграции, но хотя бы на уровне договорённостей. Нет смысла пытаться всё запихнуть в одну коробку. Лучше пусть будет несколько удобных инструментов, но работающих, чем одна большая система, в которой никто не ориентируется.
Что тормозит автоматизацию
Три вещи:
- Страх сотрудников перед контролем. Никто не хочет, чтобы его действия были видны и измеримы.
- Привычка. Люди не хотят менять способ работы, даже если новый — удобнее.
- Отсутствие внятной постановки задачи: «просто автоматизируйте как-нибудь».
С этим нужно работать. Объяснять, обучать, адаптировать. Нельзя просто вкатить систему и ждать, что через неделю всё изменится. Людям нужно дать время. И показать, зачем это всё — не для галочки, не ради отчётности, а чтобы работать стало легче.
А стоит ли вообще автоматизировать?
Если у вас один проект на три месяца — не стоит. Лучше просто договориться, кто что делает, и не усложнять. Но если проектов много, они длинные, пересекаются по ресурсам, бюджету и срокам — автоматизация необходима. Без неё всё держится на ручном управлении и памяти ключевых людей. Это работает, пока эти люди не в отпуске, не заболели и не уволились. Автоматизация — это способ обезопасить процессы, снизить зависимость от персоналий и получить контроль в режиме реального времени.
В итоге
Автоматизация бизнес-процессов — не про модные слова и не про галочки в отчётах. Это про нормальную, предсказуемую работу, в которой у вас есть:
– понимание, кто за что отвечает;
– актуальная информация по срокам и деньгам;
– система, которая помогает, а не мешает;
– команда, которая работает в одном ритме.
И если всё это есть — тогда автоматизация становится не отдельным проектом, а естественной частью работы. И она действительно помогает.
Больше полезного и интересного ищите в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь! По вопросам сотрудничества, по внедрению 1С:ERP и не только пишите по этому адресу: erp.lab@1cbit.ru
Наш сайт https://1solution.ru/