В бизнесе часто случаются ситуации, когда сотрудник не соблюдает дедлайны или нарушает правила работы. Чтобы исправить ситуацию, руководитель может сделать замечание, но не всегда это приводит к желаемому результату.
Если не знать, как правильно давать обратную связь, можно обидеть человека и снизить его самооценку. Это может повлиять на результат работы и на отношения в целом. Как давать обратную связь работнику, чтобы донести точку зрения и не задеть человека — рассказываем в статье.
Что такое обратная связь и для чего она нужна
Обратная связь, или фидбэк — информация, которую работник получает о своих действиях и результатах работы. Задача фидбэка — внести изменения в работу сотрудника или подтвердить, что он делает все правильно. Это поможет человеку двигаться в верном направлении и достигать целей с максимальной эффективностью.
Обычно применяется обратная связь между руководителем и подчиненным. Не стоит забывать, что коллеги тоже могут делиться мнением, ведь проблемы в работе одного человека могут повлиять на результаты другого. Например, если сотрудник не успевает выполнять задачи в срок, это может привести к задержкам в проекте, на котором работают другие члены команды. В таком случае коллеги могут обсудить с ним, как он справляется с нагрузкой, и предложить помощь или советы.
Кроме того, такие обсуждения полезны не только для отдельного сотрудника, но и для всей команды. Обратная связь от руководителя помогает отделу найти точки роста и повысить эффективность работы.
Фидбэк можно давать и руководителю о его работе, если он об этом попросит. Сотрудники могут скорректировать его действия или предложить идеи, которые помогут улучшить работу отдела или компании в целом. Чтобы работники не боялись высказываться, руководитель может собирать отзывы анонимно.
Преимущества обратной связи для бизнеса и сотрудников
Рассмотрим, какую пользу может принести обратная связь как для бизнеса, так и для работников.
Задачи обратной связи для компании:
- Снизить текучесть кадров. Конструктивный фидбэк повышает лояльность персонала, поскольку они понимают, что их труд важен и приносит результаты компании.
- Улучшить качество выполнения задач. Комментарии от руководителя позволяют сотруднику вовремя увидеть и исправить недочеты, а также направить работу в нужном направлении. Это не только повышает эффективность выполнения задач, но и помогает избежать повторения ошибок в будущем.
- Предотвратить конфликты в коллективе. Регулярная обратная связь в команде помогает наладить взаимоотношения между коллегами и избежать накопившиеся недовольства от руководителя.
Для сотрудников обратная связь от начальника и коллег помогает:
- Увидеть слабые места и зоны роста.
- Ощутить свою значимость для компании.
- Повысить мотивацию для более эффективной работы.
- Улучшить взаимоотношения с начальником и коллегами.
📊 Шаблон HR-воронки в Excel
Скачайте шаблон, чтобы уже сейчас внедрить инструмент в ваши рабочие процессы. Все, что вам нужно сделать — продумать этапы и заполнить данные соискателей.
Виды обратной связи
Существует 3 вида фидбэка:
- корректирующий;
- развивающий;
- поддерживающий.
Рассмотрим каждый вид подробнее.
Корректирующая обратная связь
Наиболее распространенный тип мотивации, когда начальник указывает на конкретные ошибки и действия сотрудника, чтобы предотвратить их повторение в дальнейшем. Например, работник не укладывается в установленные сроки и выполняет работу некачественно. Тогда руководитель обсуждает с ним ситуацию, объясняет, что именно не так, и помогает разобраться в причинах произошедшего.
Возможно, подчиненный не успевает завершить работу из-за большого количества задач, и, как следствие, страдает качество результатов. Вместе с работником руководитель ищет пути решения проблемы и продумывает дальнейшие действия.
В первом варианте нет конкретики, что именно работник делает неправильно. Из-за этого человек не поймет ошибку и продолжит ее повторять. Следует четко указывать на недочеты и обозначать, какого результата ожидаете от сотрудника.
💡 Читайте также:
Типы мотивации сотрудников: как повысить эффективность коллектива
Деловое общение: как выстроить хорошие отношения в коллективе и эффективный менеджмент
Гемба-менеджмент: что это и в чем его польза
Soft skills руководителя: какие гибкие навыки важны в работе начальника
Развивающая обратная связь
Направлена на профессиональное развитие сотрудника. Обычно применяется, когда работник хочет повысить зарплату или занять более высокую должность. Руководитель объясняет, что для этого нужно сделать и какие навыки улучшить.
Например, маркетолог успешно справляется с ведением аккаунтов компании в соцсетях, но хочет перейти к новым задачам — настройке рекламных кампаний. Он поделился намерением с руководителем отдела, однако начальник понимает, что сотруднику не хватает знаний для выполнения новой задачи. Тогда руководитель может порекомендовать работнику пройти обучение или обратиться за помощью к коллегам.
Помните, что грубый фидбэк демотивирует человека. В первом варианте начальник акцентирует внимание только на недостатках, в то время как правильная обратная связь должна быть сбалансированной. Развивающий фидбэк — совет сотруднику, что улучшить или развить для достижения цели.
Поддерживающая обратная связь
Этот вид обратной связи направлен на то, чтобы поддержать и поощрить человека, а не критиковать или унижать его. Такого фидбэка часто не хватает многим сотрудникам. Некоторые руководители воспринимают хорошие результаты работы как само собой разумеющееся и делятся комментариями лишь в случае возникновения проблем. Но именно поддерживающий фидбэк помогает персоналу не терять мотивацию, чувствовать себя частью компании и понимать, что их труд важен.
Отсутствие поддерживающей обратной связи может снизить качество работы, а в худшем случае — привести к увольнению. Расскажите, что именно работник выполнил хорошо. Так он поймет, за что его хвалят. Когда сотрудник знает, какие именно практики или подходы оказались успешными, он может использовать их в будущем.
Хотя в плохом примере есть позитивная обратная связь, в ней нет конкретики.
Модели обратной связи
Теперь рассмотрим модели обратной связи, которые могут использовать руководители.
Техника бутерброда
Один из самых популярных методов. Структура обратной связи представляет собой схему «плюс — минус — плюс».
- Вначале руководитель хвалит сотрудника за успехи и достижения в работе, чтобы создать расслабленную атмосферу и не переходить сразу к критике.
- Затем руководитель дает замечания или советы, как улучшить работу. Здесь важно избегать агрессии и криков, чтобы не задеть человека.
- В конце беседы руководитель снова хвалит работника и поддерживает, чтобы он не потерял веру в себя.
Модель BOFF
Приведем пример обратной связи по модели BOFF:
- Поведение. Здравствуй, Марина. Я заметил, что в последнем отчете были некоторые отклонения от инструкции, и 2 показателя посчитаны неправильно.
- Результат. Это может вызвать трудности у коллег, которым ты передаешь отчет.
- Чувства. Я переживаю, что из-за этого могут возникнуть сложности для команды.
- Будущее. Давай обсудим, как можно решить эту проблему. Может быть, стоит попросить коллегу еще раз объяснить порядок заполнения? Или создать чек-лист, чтобы избежать подобных ситуаций?
Как дать обратную связь
Теперь разберем, как следует давать обратную связь сотруднику.
Подготовка
Сначала определите, что хотите обсудить с работником и какой результат ожидаете от беседы. Составьте план встречи — он поможет сделать разговор конструктивным и не растянуть встречу.
Для того чтобы давать конструктивную обратную связь, важно иметь под рукой конкретные данные о сотруднике: результаты работы, отчеты по задачам и замечания. Без аналитики можно сделать неверные выводы о сотруднике, чего стоит избегать. Помните, что для качественного фидбэка нужны факты и детали.
Собирать информацию можно следующими способами:
- Google Таблицы или Google Документы. Онлайн-инструменты для записи и анализа данных. Информацию нужно вводить вручную, что занимает время.
- Заметки в блокноте или телефоне. Удобный способ для быстрой записи мыслей, однако сложно структурировать информацию.
- Сервисы для командной работы. Позволяют организовать работу компании и отслеживать выполнение задач сотрудников.
В качестве примера рассмотрим программу для управления бизнесом — Аспро.Cloud. Сервис автоматически собирает информацию о работе сотрудников и формирует понятные отчеты и графики. Никакой ручной работы, что значительно упрощает процесс анализа в отличие от таблиц и заметок.
С помощью Аспро.Cloud руководители могут:
- Моментально давать и фиксировать обратную связь. Делать это можно в комментариях внутри задач или в чате. Это позволяет руководителю сразу обсуждать важные моменты и не откладывать их на потом. В будущем сотрудники смогут вернуться к комментариям или сообщениям, чтобы вспомнить детали.
- Следить за выполнением задач. Руководитель может визуально оценивать нагрузку по задачам на канбан-доске и контролировать количество и качество выполненных заданий.
- Контролировать ход проекта. Вся информация собрана в одном месте: задачи, сроки и финансы. Если в какой-то момент возникают проблемы, достаточно открыть карточку проекта и увидеть полную картину происходящего.
📈 Повышайте эффективность совместной работы
Инструменты для совместной деятельности и прозрачная картина работы всей команды
В системе можно увидеть статистику по задачам, например, количество завершенных заданий исполнителями. Все показатели видны на понятных графиках, что позволяет быстро оценить ситуацию, а при необходимости можно погрузиться. Например, если руководитель увидит у сотрудника множество незавершенных задач, он может провести беседу и узнать причины.
Оценить скорость выполнения задач можно с помощью трекера времени. Он помогает руководителю узнать, сколько времени человек потратил на задачу и уложился ли в срок. Если на работу уходит больше запланированного времени, начальник может обсудить с сотрудником причины и принять меры.
Назначьте встречу
Не стоит вызывать работника на беседу во время выполнения задач, чтобы не отвлекать от работы. Лучше запланировать встречу и рассказать, о чем хотите поговорить.
Обсудите, когда и где лучше поговорить. Выберите место, где вас не будут отвлекать, так как сотруднику будет неловко слушать критику при коллегах. Чтобы человек не забыл о встрече и успел заранее подготовиться, создайте событие в календаре Аспро.Cloud и поставьте напоминание.
Во время встречи
- Начните с позитивного комментария. Похвалите человека за достижения и успехи в работе. Это поможет создать благоприятную атмосферу для общения и снять напряжение у работника.
- Перейдите к конструктивной обратной связи. Не бойтесь говорить о том, что беспокоит в работе сотрудника. Укажите на моменты, которые требуют внимания и изменений. Для этого используйте такие способы обратной связи, как метод бутерброда и модель BOFF.
- Дайте сотруднику возможность высказаться и выслушайте его обратную связь о работе. Это позволит лучше понять причины возникновения проблем.
Предложите конкретные варианты для решения проблем
Обсудите вместе, как избежать подобных ошибок в будущем. Например, если сотрудник часто не укладывается в дедлайны из-за большой загруженности, распределите задачи между другими работниками.
Если даете развивающий фидбэк, то предложите человеку пройти обучение или прочитать полезные статьи. Материалы для развития и ссылки на обучающие курсы можно хранить в базе знаний Аспро.Cloud. Руководитель или сотрудники могут постоянно добавлять полезную информацию, чтобы новички могли быстро получить новые знания.
Также в базе знаний могут находиться скрипты по выполнению задач, которые следует отправлять сотрудникам заранее. Это позволит им ориентироваться на инструкции и сократить количество ошибок с самого начала.
📚 База знаний в Аспро.Cloud
Соберите все полезные материалы в одном месте. Пробный период — 14 дней.
Завершите встречу на позитивной ноте
Чтобы работник помнил о договоренностях, зафиксируйте итоги встречи в событии, которое планировалось в календаре. Также напомните сотруднику, что всегда готовы поддержать и помочь.
Правила обратной связи
Чтобы обратная связь приносила результаты и не обидела сотрудника, рекомендуем придерживаться правил:
- Будьте конкретны. В комментариях избегайте общих фраз и опирайтесь только на факты и конкретные действия. Это поможет не затягивать встречу и донести до человека важную информацию.
- Будьте своевременны. Давайте комментарии, как только заметили недочеты. В противном случае сотрудник может продолжать совершать одинаковые ошибки.
- Будьте тактичны. Создайте атмосферу доверия, чтобы сотрудник не волновался. Дайте понять, что цель беседы — не критиковать и наказывать, а помочь улучшить работу. Учитывайте, что грубость и переход на личности только ухудшат ситуацию и не приведут к хорошему.
- Не предлагайте готового решения. Позвольте человеку самому найти комфортное решение проблемы. Если человек затрудняется ответить, обсудите вместе, какие меры можно предпринять.
- Не говорите только о недостатках. Помните, что фидбэк должен быть сбалансированным и включать в себя как положительные, так и критические моменты. Иначе сотрудник может потерять мотивацию и настроение, что негативно скажется на работе.
Важно проводить встречи с персоналом не только для того, чтобы указать на ошибки, но и для обсуждения результатов работы и похвалы за успешное выполнение плана. Тогда беседы с руководителем не будут ассоциироваться у сотрудника с негативом.
Заключение
Обратная связь в управлении — эффективный способ улучшить качество работы и построить доверительные отношения с подчиненными. Руководитель компании должен уметь давать правильный фидбэк. От обратной связи напрямую зависят результаты труда персонала.
Важно не ограничиваться корректирующим фидбэком. Поддерживающая и развивающая обратная связь также может значительно повысить качество работы сотрудника, улучшить его навыки и усилить мотивацию. Старайтесь подходить к комментариям аккуратно и бережно, тогда работники отплатят лояльностью и эффективностью.