Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса
Есть в управлении проектами одна тема, про которую все слышали, но всерьёз к ней мало кто относится. Потому что звучит слишком просто. Даже подозрительно просто. Правило 80/20. Казалось бы — очередной трюк для презентаций или книжек по личной эффективности. Но как только в проект влетает пожар за пожаром, люди начинают вспоминать про него совсем в другом контексте. Потому что вдруг оказывается: да, действительно, какая-то малая часть задач, людей или ошибок создаёт почти весь результат — или все проблемы.
Когда начинаешь копаться в этой теме глубже, быстро понимаешь: на этапе планирования и запуска проекта правило 80/20 — это не просто способ расставить приоритеты. Это вообще единственный инструмент, который помогает не тратить половину времени на работу, которая не даёт ничего внятного ни клиенту, ни команде, ни бизнесу. И чем раньше начинаешь его применять — тем меньше потом тратишь силы на героизм.
Что это вообще за правило и зачем оно в проектах?
Если очень коротко: примерно 20% усилий дают 80% результата. Остальные 80% действий — это фон, сопровождение, доработка, рутина, «а давайте ещё» и так далее. Не всегда это строго математически подтверждается, и это нормально. Главное — суть.
В проектной деятельности это правило работает, как ни странно, даже надёжнее, чем в других областях. Потому что в проектах чаще всего:
- ограничены ресурсы;
- есть конкретные сроки;
- есть риск выгорать от того, что задачи не двигаются, а люди уже не понимают, зачем всё это.
Если в этот момент задать простой вопрос — «а что даёт результат?» — можно неожиданно открыть глаза на то, что половина задач в Jira вообще никому не нужна. Просто кто-то когда-то попросил, кто-то забыл, а кто-то не посмел сказать «нет».
Как найти те самые 20%, которые дают результат?
Вот тут начинается самое интересное. Потому что это не то, что сразу видно в календаре или в списке задач. Эти 20% не кричат: «Мы тут! Мы самые важные!» — их приходится находить вручную. Для этого есть несколько рабочих шагов, которые лично мне помогают:
1. Сначала — цель
Пока не ясно, какой результат считается успешным, невозможно понять, что на него реально влияет. Это может быть:
- выйти в прод с минимально работающим функционалом;
- улучшить клиентский опыт;
- убрать узкое место в бизнес-процессе;
- сэкономить ресурсы без потери качества.
Как только цель сформулирована, уже проще начать вычленять действия, которые приближают к ней, и отсекать те, которые только создают движение ради движения.
2. Дальше — сбор фактов
Да, именно фактов. Не мнений, не ощущений, не хотелок. Я обычно делаю это через короткие интервью с ключевыми участниками: менеджерами, архитекторами, бизнес-экспертами. Спрашиваю:
- Какие задачи или процессы реально двигают проект?
- Какие действия помогли сэкономить время или деньги?
- Что тормозит запуск?
Иногда такие интервью дают больше инсайтов, чем неделя совещаний.
3. Потом — грубая сортировка
Берёте список задач или направлений и просто честно делите: что влияет напрямую, а что «тоже важно, но не сейчас». Да, где-то ошибётесь. Зато не потратите неделю на формулировку очередного регламента, который так и останется в папке.
Вот так и начинаются 20%, которые потом тащат весь проект вперёд.
Почему многим всё равно сложно применять правило 80/20?
Причин несколько, и они не про лень.
Во-первых, у нас культурно считается, что занятость — это признак пользы. А правило 80/20 как бы говорит: ты можешь делать в четыре раза меньше и получать почти столько же. Не каждый руководитель это спокойно примет.
Во-вторых, в проектной команде часто есть страх неучастия. Кажется, если я не везде, не в каждом чате, не в каждой подзадаче, то я как будто не работаю. На практике всё наоборот: когда фокусируешься на важном — появляется время и энергия.
В-третьих, нужна честность. Чтобы признать, что куча задач — просто имитация бурной деятельности, нужно сначала признать это себе. А потом — объяснить другим. И это сложно, особенно если проект уже оброс ожиданиями и «обязательными» фичами.
А если команда не хочет сокращать задачи?
Это нормальная ситуация. Люди боятся, что «срежем — и сломается». В такие моменты помогает вопрос: «Что случится, если мы это не сделаем?»
Если ответ: «ничего страшного» — то, возможно, это не задача, а привычка. Или рудимент. Или что-то, что можно смело убрать или отложить. Да, это немного похоже на ревизию. Только ревизию ресурсов и внимания.
Иногда помогает визуализация: берёте доску, рисуете цели, а потом — стрелками связываете их с задачами. Те, у кого стрелок нет, сразу видны.
Подробнее о наших решениях, курсах и проектах — на сайте
Где граница между 80/20 и халтурой?
Вот тут важно уточнить: 80/20 — это не про сокращение качества. Это про концентрацию на том, что действительно нужно. Иногда как раз благодаря нему и получается улучшить продукт: вместо 100 задач по верхам команда фокусируется на 10, но делает их глубже, лучше, стабильнее.
Кроме того, правило работает и в другую сторону: 20% ошибок могут создавать 80% проблем. Если регулярно возвращаться к ошибкам, которые отнимают больше всего времени, можно найти узкие места, которые давно пора закрыть. Это тоже форма применения 80/20 — только не для пользы, а для устранения потерь.
В каких ситуациях метод точно помогает?
Из моего опыта — вот несколько конкретных сценариев, когда правило 80/20 срабатывает безотказно:
- проект перегружен и не двигается;
- команда не успевает ничего закончить, всё в статусе «в процессе»;
- кажется, что всё важно, но результат всё равно не тот;
- ресурсы резко сократились, а проект надо довести до ума.
Это не значит, что каждый раз надо вырезать всё подчистую. Но трезво анализировать — что реально работает, а что нет — стоит регулярно. Хотя бы раз в спринт.
А вывод?
Он простой. В проектах слишком легко увязнуть в активности, которая только выглядит как работа. Метод 80/20 — это способ вернуться к сути: зачем мы всё это делаем? Где эффект? Что реально работает?
Ответы на эти вопросы обычно не лежат на поверхности. Но если их находить, то проекты становятся легче. Чётче. И при этом гораздо более результативными.
Потому что, по правде говоря, никто не даёт медали за количество задач. Зато все запоминают, когда продукт вышел в срок, без сбоев и с понятным результатом.
Вот это и есть та самая суть.
Понравилась статья?
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
Про курсы на нашем сайте https://1solution.ru/services.