КЭДО в Битрикс24: Как перевести кадровый документооборот в цифровой формат

С внедрением КЭДО в Битрикс24 подписание документов становится простым и удобным процессом, доступным прямо в том же сервисе, где ведется вся работа компании.

Почему бизнес выбирает КЭДО?

Представьте себе: больше никаких курьеров с папками документов, никаких очередей за подписями и потерянных договоров. Ключевые преимущества перехода на электронный документооборот:

1. Экономическая эффективность: Отсутствие затрат на электронные ключи для новых сотрудников существенно снижает расходы компании, особенно при высокой текучке кадров
2. Быстрое внедрение: Подключение Госключа к Битрикс24 занимает всего 5 шагов в течение 1 дня, а подключение каждого сотрудника — лишь 3 минуты
3. Юридическая значимость: Все подписи полностью законны согласно ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ
4. Усиление HR-бренда: Современные и удобные рабочие процессы повышают привлекательность компании как работодателя
5. Единая экосистема: Нет необходимости регистрировать сотрудников в отдельном сервисе — все процессы происходят в Битрикс24

Как это работает: механизм КЭДО + Госключ

Процесс предельно прост:

1. Сотрудники устанавливают приложение Госключ от Минцифры РФ
2. Бесплатно получают личную электронную подпись
3. Компания подключает Госключ к Битрикс24
4. После этого можно создавать и подписывать документы прямо в системе

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Со стороны работодателя (п. 1 ст. 22.3 ТК РФ):

1. Трудовой договор
2. Договор о материальной ответственности
3. Ученический договор
4. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
5. Дополнительные соглашения ко всем вышеперечисленным документам
6. Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
7. Уведомление об изменении определенными сторонами условий трудового договора

Со стороны работника (п. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

1. Трудовой договор
2. Договор о материальной ответственности
3. Ученический договор
4. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
5. Дополнительные соглашения ко всем вышеперечисленным документам
6. Согласие на перевод
7. Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
8. Ознакомление с уведомлением об изменении определенными сторонами условий трудового договора

Исключения: документы только в бумажном виде

1. Приказ об увольнении
2. Инструктаж по охране труда
3. Акт о несчастном случае
4. Трудовая книжка (если нет перехода на электронную)

Практический кейс: внедрение КЭДО у оператора связи

Этапы внедрения:

Подготовка пакета документов для КЭДО

Подключение Госключа к Битрикс24

Настройка процедуры подписи/согласования документов

Процесс работы с документами:

Статус «Черновик»:

1. Подготовка документа
2. Заполнение полей и реквизитов
3. Указание перечня сотрудников для подписания

Статус «Согласование»:

1. Направление документа согласующим лицам
2. При положительном согласовании — переход к подписанию

Статус «Заполнение»:

1. Корректировка/дополнение документа при необходимости
2. Отправка на подпись представителю компании

Статус «Подписание»:

1. Подписание документа представителем компании
2. Подписание документа сотрудником
3. Использование Госключа для создания юридически значимой подписи

Статус «Результат»:

1. Возможность просмотра/скачивания архива подписанного документа
2. Сохранение в сейфе компании

Где хранятся подписанные документы?

В системе предусмотрено два раздела:

1. Сейф компании:

1. Хранилище всех документов компании
2. Доступ по умолчанию у всех сотрудников
3. Администраторы и руководители видят все документы
4. Обычные сотрудники — только свои

2. Документы сотрудника:

1. Личное хранилище каждого пользователя
2. Доступ к личным документам
3. Руководители и администраторы имеют доступ к документам подчиненных

Права доступа гибко настраиваются администратором и руководителями отделов.

Финансовые преимущества

Битрикс24 КЭДО бесплатно доступен на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз. В отличие от большинства сервисов, не требуется:

1. Оплата электронной подписи за каждого сотрудника
2. Платежи за доступ к КЭДО
3. Оплата за каждый отправленный документ

КЭДО в Битрикс24 представляет собой полноценное решение для оптимизации кадрового документооборота, обеспечивающее:

1. Значительную экономию ресурсов
2. Ускорение документооборота
3. Повышение эффективности HR-процессов
4. Улучшение имиджа компании
5. Полное соответствие законодательству РФ

Больше наших кейсов, статей, практических рекомендаций для предпринимателей и маркетологов про разработку, маркетинг, аналитику, дизайн на нашем сайте: https://webest.ru/ ❤