Кто о чем, а я сегодня о системе управления. Давайте начнем с того, что определим для себя что же такое система управления (СУ). СУ- это набор средств, инструментов, правил, которые позволяют управлять, контролировать, мониторить, вносить изменения и отслеживать поведение любого воздействия, т.е. делают любой процесс прозрачным, управляемым и понятным. В организации может быть не одна и не две, а сразу несколько СУ. И мало разработать СУ, надо ее еще внедрить, а потом еще и поддерживать. Для этого она должна быть удобной, а главное гибкой, т.е. быстро адаптирующейся к изменениям. Только в этом случае от нее будет польза и толк. Когда система неповоротливая, даже если она удобная на первый взгляд, то и пользоваться ей будут ровно до тех пор, пока не возникнет новое обстоятельство, которое просто обездвижит всю систему, сделая из нее обузу, да и такого монстра язык не повернется называть системой управления. Я всегда за простоту, понятность и легкость. СУ создаются не только для руководителей, но и для работников. Только для каждой целевой аудитории эти цели очень разные, но у них есть очень много общего. Они как сеть артерий и вен пронизывают всю организацию. Когда создается что-то новое, то как правило все это встречает сопротивление, поэтому вопрос о внедрении и способах внедрения стоит очень остро.
Структура системы управления
Когда разрабатывается СУ, она же не сама по себе разрабатывается, правда? Ее кто-то разрабатывает, а еще и для чего-то, а не просто так, от нечего делать. Получается, что должен быть человек, который определяет исходные параметры СУ:
- цели СУ, основное направление развития, всей системы исходя из стратегических целей организации ( постоянно акцентирую на этом внимание, потому что ни одна система не должна существовать отдельно от стратегических целей организации),
- ресурсы (и обеспечивает ими),
- показатели, по которым оценивается эффективность/результативность/пригодность, т.е. достижение целей самой СУ.
Назовем этого человека, вернее эту роль (помните, мы договаривались не привязываться к должностям и к конкретным людям), архитектором СУ. Периодически будем использовать это понятие в своих рассуждениях.
Архитектор СУ - должностное лицо, как правило из высшего руководства, которое отвечает за цель СУ, обеспечение ее ресурсами, разработку, и как следствие за результативность и эффективность работы всей системы управления.
Как правило архитектора СУ не интересуют детали, он задает основное стратегическое направление движения.
Теперь давайте представим, что мы собираемся в увлекательное путешествие. У нас есть цель, т.е. появилось понимание, где мы должны быть, и может даже когда мы должны туда попасть (сроки), но мы не знаем, что нас ждет впереди, как долго нам надо будет идти к цели, а главное как и что нам для этого нужно. В этом случае вступает в игру разработчик СУ, назовем его владелец СУ, который строит маршрут, дорожную карту, продумывает все детали работы системы (ресурсы (инструменты, люди с необходимой квалификацией), систему мониторинга промежуточных и целевых показателей, координирует работу исходя из меняющихся условий (т.е. регулярно анализирует, оценивает ситуацию, определяет возможные риски и корректирует действия). Именно он держит руку на пульсе своей системы управления и определяет как будут достигаться цели, т.е. в курсе всех деталей и нюансов работы.
Владелец СУ - должностное лицо, разрабатывающее структуру СУ (обеспечивающее гибкость и поддерживающее актуальность СУ, исходя из поставленных целей, имеющихся условий и ресурсов в каждый момент времени.
В небольших организациях или в небольших СУ возможно один человек совмещает сразу 2 роли: архитектора СУ и владельца СУ.
2 важные роли мы уже затронули, но ведь кто-то должен выполнять все то, что создал владелец СУ. Нам нужны исполнители, а может даже участники. Это еще 2 роли в СУ.
Исполнители СУ- это специалисты по направлению деятельности, которые на постоянной основе выполняют задачи, для достижения целей СУ. Они имеют необходимые знания и квалификацию, для поддержания работоспособности бизнес-процессов СУ.
Участники СУ - это специалисты, которые периодически могут влиять на работу СУ, при этом могут не обладать глубоко специфическими знаниями в СУ. (Не во всех СУ они вообще могут быть, поскольку не везде они нужны).
Вот и вырисовывается небольшая структура СУ:
Почему я делаю акцент на структуре СУ? Структура - это один из видов ресурсов СУ. Если изначально ресурсы сильно ограничены, то владелец СУ (еще одна ключевая фигура в СУ. Должна заметить, что порой архитектор СУ и владелец СУ - одно лицо) пусть даже выпрыгивая из штанов вряд ли сможет добиться хороших результатов, но каких-то добиться все же сможет, поэтому руки не опускаем. Помним, что важно начать, потом, в процессе может картинка сложиться, но не стоит питать иллюзии, что прям все и сразу будет, надо просто постепенно, пусть даже медленно, но уверенно, стремиться к лучшему, т.е. правильнее даже сказать к необходимому.
И вот мы плавно подошли к ресурсам, используемым при разработке СУ и не только. Не секрет, что всегда и во всем, особенно, что касается СМК и HR ресурсы ограничены. Т.е. мы должны изначально понимать, что выгода от работы СУ должна быть больше приложенных усилий (не исключая финансовую сторону вопроса😉 ). Редко когда бывает иначе, но бывает. Если требование пришло со стороны законодательства, то тут в принципе нечего обсуждать, даже если это очень невыгодно и неудобно организации.
Начнем все же с минимальной работоспособности системы. Зададим себе вопрос "что мы хотим увидеть в первую очередь и для чего?". Что нам это даст? Чем проще путь, тем меньше ошибок и сложностей в реализации процессов, поэтому не усложняйте, с этим прекрасно справятся все окружающие 😀. Владельцу СУ нужно сделать все максимально просто и удобно, это потом уже можно постепенно наращивать мощность, создавая все больше взаимосвязанных, но простых, понятных процессов СУ.
Вернемся к ресурсам: чтобы были первые результаты работы системы, без которых никак не достичь поставленных задач, нам нужен минимальный набор, чтобы СУ заработала. Назовем такие ресурсы необходимыми. Но если необходимых ресурсов будет чуть больше, то можно уже и замахнуться на эффективность и сложность СУ. Выходит, что есть еще понятие достаточные ресурсы.
От давайте договоримся считать, что
Необходимые ресурсы - это минимальный набор ресурсов, без которых СУ существовать не сможет.
Достаточные ресурсы - набор ресурсов, необходимый для достижения поставленных задач работы и развития СУ.
Получается, что для разработки СУ должны быть выделены необходимые ресурсы, а для результативной / эффективной и развивающейся еще и достаточные.
Основной ресурс (и пожалуй самый ценный) любой СУ - это люди (работники организации). Это они являются исполнителями абсолютно всех ролей СУ и от их вовлеченности и осведомленности зависит результат. Не стоит надеяться на автоматизацию процессов, если автоматизировать бардак и хаос, то на выходе будет такой же бардак и хаос, только автоматизированный. А это повлечет еще одну проблему, когда автоматизируется мусор, то он как-будто отливается в бетоне. Его потом очень сложно изменить и получается такой снежный ком. Так что в вопросах автоматизации лучше не торопиться: сначала навести порядок, создать правила, а потом автоматизировать, а не наоборот!
Структура СУ - работники организации, подразделения участвующие в процессах СУ. Для эффективной работы очень часто структура должна быть разветвленная ( за редким исключением, когда абсолютно все процессы только внутри одного подразделения, которое подчиняется архитектору СУ), а значит необходимо привлекать и определять роли специалистам из смежных подразделений, они то и будут исполнителями СУ, о которых мы говорили выше.
Вот тут то и должен вступить в игру архитектор СУ. Это его святая обязанность суметь договориться с высшим руководством по каждому направлению деятельности, т.е. с руководителями других, не подчиненных ему подразделений, о распределении ролей работникам, которые будут ему функционально подчинены по вопросам работы его СУ. Заметьте, что просто хотеть мало, надо уметь договариваться, а это целое искусство). Ни один руководитель не захочет просто так отдавать рабочее время своих подчиненных кому-то, он тоже должен видеть от этого пользу, если нет, то зачем ему все это нужно? Особенно если все требования - это больше наши хотелки, чем требования законодательства. В этом случае нам нужно убедить, что руководителям это тоже нужно, без этого у нас ничего не получится.
Пошаговый вариант реализации в общих чертах:
- Наделить полномочиями архитектора СУ. Не просто в документе описывающем СУ описать ответственность и права, как это часто бывает, но и оформить все верно с точки зрения ТК РФ).
- Разработать и утвердить документ, описывающий конкретную СУ, в котором указать полномочия ролей, порядок действий, актуализацию сведений и пр.
- Запросить у всех руководителей направления деятельности списки специалистов- исполнителей СУ.
- Архитектору СУ утвердить роли и списки. Организовать и контролировать проведение внутреннего обучения в зависимости от роли, внесение изменений в ДИ/ТД.
- Оформить ответственность в зависимости от роли всех участников СУ: отразить указанный функционал в должностных инструкциях (ДИ) участников СУ или выпустить дополнения к ДИ, или доп. соглашения к трудовому договору.
Хочу сделать небольшое отступление на счет документов.
Запомните: Мало описать роли, ответственность и полномочия во внутреннем документе, даже если он утвержден руководителем организации. Все полномочия и ответственность должны быть прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции работников. Если этого нет, то с точки зрения трудового законодательства работник несет ответственность лишь за тот функционал, который указан в трудовом договоре или ДИ. Это отдельная HR - процедура (если нужно, то мы об этом поговорим как-нибудь, напишите в комментариях), которой многие пренебрегают, а потом случись что, то ответственных не найти.
Вернемся к нашим СУ.
Внедрение и конечно корпоративная культура организации.
На самом деле во всех организациях уже есть зачатки таких систем. И почему -то сами требования и выполнение этих требований не вызывают какого-то отторжения. Более того, мы все, т.е. работники организации, являемся участниками этих систем управления, следуем их правилам и даже не задаем вопрос и не сопротивляемся этим правилам, принимаем, как должное и выполняем все требования в зависимости от назначенной роли и независимо от занимаемой должности. Как думаете о каких системах управления речь? Конечно это система управления персоналом (HR), все основные требования там из трудового законодательства, СУ пожарной безопасностью и СУ охраной труда и не важно какая должность у работника, он обязан соблюдать законы, правила, распространяющиеся на него. Эти правила едины и понятны для всех.
Мы все прекрасно знаем, что по кадровым вопросам мы обращаемся в отдел кадров, по охране труда или пожарной безопасности к соответствующим специалистам. Вряд ли нам придет в голову мысль, что о тонкостях перечисленных выше систем надо спрашивать вышестоящего руководителя, или у уборщицы, правда? Вряд ли их компетенции в этих вопросах затмят профильного специалиста. Такая же ситуация должна быть со всеми существующими в организации системами управления. Для этого могут быть описаны роли, еще раз обращаю внимание, именно роли, а не должности! Мы говорили об этом уже ранее об этих правилах.
Мое идеальное видение СУ: должен быть разработан документ, который описывает всю разработанную и внедряемую СУ, т.е. содержит :
- цели СУ,
- задачи,
- информацию на кого распространяется (участники и исполнители),
- основные показатели СУ и возможно ссылки "контрольные точки и показатели",
- ссылки на документы СУ,
- описание ролей (права, обязанности) при необходимости включает в себя квалификационные требования к каждой роли, периодическое обучение и пр. , которые должны найти свое отражение в других документах организации, если таковы имеются.
- краткое описание используемых инструментов/средств или ссылки.
И вот мы описали все и теперь держим в руках некий путеводитель по СУ, в котором есть вся необходимая информация, включая ссылки на необходимые документы. Будет здорово, если организовать презентацию для заинтересованных сторон по разработанной СУ, с некими подсказками где и что искать и как с этим работать. Это сильно ускорит внедрение, может повысит вовлеченность и наш авторитет в глазах окружающих 😄.
В этом случае даже новичку, да и вообще любому работнику, будет проще ориентироваться в процессах, он уже не будет вслепую блуждать по организации в поисках ответов на вопросы, он будет осознавать свою роль в каждой СУ. Уже точно будет знать куда и к кому идти, если не нашел ответы в документах системы управления. А это снижает трудозатраты и упрощает взаимодействие.
Когда у нас готовы документы, готова «армия» обученных и вовлеченных работников, тогда мы можем сказать, что система внедрена. Дальше уже только улучшение и адаптация.
Дерзайте, все получится!