О заказчике
Заказчик — крупный производитель напольных покрытий промышленного назначения, различных сухих смесей для гидроизоляции, а также оборудования и инструментов для ремонта покрытий.
Основные рабочие процессы реализованы на базе платформы Битрикс24.
Задача
Исключить возможность бесконтрольной конвертации Лидов
Клиентами заказчика являются различные предприятия, владельцы складских помещений и прочие организации, владеющие крупными промышленными и коммерческими объектами. Вследствие этого за одной Компанией в Битрикс24 может быть закреплено большое количество Контактов и Сделок.
Согласно внутреннему регламенту, работать с Контактами или Сделками может только тот сотрудник, который является ответственным за связанную с ними Компанию. Несмотря на это, периодически сотрудники случайно или намеренно игнорировали данное правило и конвертировали входящие Лиды, даже если они были связаны с Компанией, за которую отвечает другой менеджер. Это приводило к созданию дублей Компаний, Сделок и Контактов на портале Битрикс24, что замедляло обработку клиентских запросов, а также вредило репутации компании.
Требовалось решение, которое позволит исключить возможность конвертации Лидов в Сделки или Контакт в случае, если сотрудник не является ответственным за связанную с ними Компанию.
Решение
Создание системы контроля конвертации Лидов
Команда IT-Solution проанализировала рабочие процессы компании-заказчика и реализовала систему, которая позволяет полностью исключить возможность конвертации Лидов менеджерами отделов продаж без контроля со стороны руководителей коммерческого отдела.
Ограничение доступа к функциям конвертации Лидов
Система позволяет полностью отключить штатный функционал конвертации Лидов для определенных пользователей Битрикс24. Таким образом, конвертировать Лиды стандартным методом могут только те сотрудники, у которых есть соответствующие права доступа, например, руководители коммерческого отдела. Даже если менеджер по каким-то причинам решит проигнорировать регламент обработки Лидов, то об этом неизбежно узнает руководство компании.
Проверка Лида и конвертация
Для конвертации Лида сотруднику необходимо указать все необходимые данные в карточке, а затем нажать кнопку «Проверить и сформировать Сделку».
В случае если Лид связан с Компанией, за которую отвечает данный сотрудник, система автоматически проверит данные и создаст Сделку. Однако, если сотрудник, который запустил процесс конвертации, не является ответственным за компанию, связанную с данным Лидом, система автоматически уведомит об этом руководителей коммерческого отдела. Уведомление содержит в себе информацию о Лиде, а также сотруднике, который запустил процесс конвертации.
В дальнейшем руководителям необходимо самостоятельно назначить ответственного и сконвертировать Лид в Сделку или Контакт.
Стоит подчеркнуть, что данная система позволяет полностью контролировать процессы, связанные с конвертацией Лидов. При этом для сотрудников, которые соблюдают внутренний регламент компании, конвертация Лида происходит практически моментально по нажатию всего одной кнопки. В то время как менеджеры, которые по каким-либо причинам вынуждены нарушить порядок конвертации Лидов, смогут сделать это только по согласованию руководителей коммерческого отдела.
Результат
Главный итог нашей работы — создание автоматизированной системы контроля конвертации Лидов. Благодаря нашему решению менеджеры компании больше не могут нарушить внутренние регламенты компании по работе с Лидами без соответствующего разрешения. При этом руководителям не нужно тратить рабочее время на ручной поиск и удаление дублей Сделок, а также уточнение информации.
Наше решение позволило клиенту:
- Полностью контролировать процессы конвертации Лидов.
- Оптимизировать процесс обработки входящих обращений клиентов.
- Избавить руководителей коммерческого отдела от ручного поиска дублей Сделок и Контактов.
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!