Если ваша компания стоит перед выбором системы для долговременного хранения документов, отвечающей требованиям законодательства, эта статья станет для вас полезным источником информации. В статье «1С:Документоборот vs 1С:Архив. В чем разница и когда переносить документы из одной системы в другую» вы найдете ответы на многие вопросы и разберетесь, какая система лучше соответствует вашим задачам.
А ниже мы расскажем о важных обновлениях версии 1С:Архив 1.0.9.
1. Работаем с запросами информации по правилам Росархива
В системе 1C:Архив компания может хранить различную информацию социально-правового характера. Например, данные, необходимые для получения пенсий, льгот и компенсаций бывшими и нынешними сотрудниками. А для компаний-контрагентов могут представлять интерес документы, подтверждающие, что в их деятельности имели место те или иные факты и события.
Новая версия системы 1.0.9 позволяет обрабатывать подобные запросы физических и юридических лиц в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях» (приказ Росархива № 77 от 31.07.2023).
Например, при создании нового запроса нужно ввести его описание, указать автора, реквизиты и ответственного сотрудника. Архивная справка или выписка должны содержать архивные шифры документов, на основании которых они готовились. Файл ответа можно подписать электронной подписью и отправить автору запроса.
Также 1С:Архив 1.0.9 позволяет создавать задачи на основе запросов информации и анализировать статистику их обработки.
2. Ускоряем поиск документов с помощью штрихкодов
Как известно, 1С:Архив позволяет организовать единое хранилище документов как в электронном, так и в бумажном формате. Новая функция шрихкодирования максимально ускоряет и упрощает поиск в системе документов, оригиналы которых находятся в бумажных делах.
Просто возьмите в руки бумажный документ со штрихкодом и поднесите к нему сканер штрихкодов. Спустя секунду в системе откроется карточка документа с его файлом. (Если сканера нет под рукой, для поиска документа можно вручную ввести его цифровой код в программу.)
А как добиться, чтобы и бумажные оригиналы, и сопоставленные им в системе копии содержали штрихкоды? Новая версия системы позволяет:
- загружать из других информационных систем документы, которые уже содержат штрихкоды;
- распечатывать наклейки со штрихкодом для добавления на бумажный оригинал;
- настраивать расположение штрихкода в нужном месте странице, сохранять штрихкод в файл и т.д.
Кроме того, новая функция потокового сканирования ускоряет ввод в систему большого количества отсканированных документов, в т.ч. со штрихкодами. Их загрузку можно проводить как с офисного сканера, так и из каталога со скан-копиями документов. Система автоматически распознает штрихкоды и с их помощью привязывает отсканированные файлы к определенным документам в программе. Если штрихкод не был распознан, пользователь получит об этом сообщение.
3. Отзываем документы из архива, восстанавливаем удаленные документы
При передаче на архивное хранение документы формируются в дела, а дела – в сдаточную опись. Но иногда в делопроизводстве случаются ошибки. Это было учтено в новой версии 1С:Архива.
Теперь пользователи системы-источника передаваемых в архив документов (поддерживается 1С:Документооборот версий 3.0.16 или 2.1.35), получили возможность отзывать сдаточные описи. При этом в 1С:Архиве помечается на удаление сама сдаточная опись, дела этой описи и документы в этих делах.
С другой стороны, в программе появилась возможность отсрочить фактическое удаление документов на любое время (по умолчанию – на 14 дней). В период отсрочки операцию удаления можно отменить.
4. Новые возможности в работе с задачами
Более удобным стало выполнение задач при приемке документов на архивное хранение. При поступлении в архив документов (как готовых сдаточных описей, так и произвольных пакетов документов) система предложит автоматически отметить запущенные по этим документам задачи выполненными. В задачу записывается результат обработки документа.
К документу теперь нельзя создавать произвольные задачи, пока он не будет обработан и принят.
Кроме того, у авторов запущенных заданий появилась возможность вносить в них изменения.
5. Подписываем документы, созданные вручную
С каждой версией системы сценарии работы пользователей становится все более гибкими.
Еще в версии 1С:Архива 1.0.5 появилась возможность не только загружать документы из разных источников, но и вручную создавать их в системе, заполнять реквизиты, устанавливать связи, добавлять с диска файлы и подписи.
Версия 1C:Архив 1.0.9 позволяет добавлять к таким документам сведения о простой электронной подписи (ПЭП). Если документ хранится в электронном формате, понадобится указать имя сотрудника и дату подписания. А если выбрана форма хранения «На бумаге», нужно также добавить должность сотрудника, подписавшего документ.
Также в системе реализованы другие изменения, исправлены ошибки.