Составив схематичное базовое расписание (если нет, то отсылаю к предыдущей статье) можно переходить к наполнению деталями. Рекомендуется наполнять деталями нашу схему на один день, поскольку слишком сильна роль непредвидимых факторов. Сам процесс лучше начинать либо вечером перед завтрашним без детального дня, либо утром нужного дня. Такого рода рекомендации помогают уловить темп работ и следовать согласно ему, сосредотачиваясь на текущих задачах.
В детальном планировании важно фиксировать время практически каждого повторяющегося действия. Например, тоже составление расписания надо добавить в план. Прежде чем приступать важно помнить об непостоянстве выполняемого действия в плане времени. Так, расписание в один день потребует не больше минуты, в другой минут десять. И это нормально. Именно поэтому крупные компании обычно запрашивают больше времени на работу, чем требуется, дабы исключить влияние форс-мажоров. Мы и сами директоры своему телу, почему бы нам не поступить также?
Сколько времени про запас закладывать? Вопрос самый сложный в этом деле. Как вариант, можно в течении недели (или более) отследить среднее время, а затем прибавить небольшой процент, скажем 20% (цифра может быть любой) от найденного. Есть другая стратегия – анализировать самое длительное время и прикидывать ответ от него. В последней тактике присутствует учёт роста навыка (то есть сокращение времени на действие). В двух тактиках важно понимать, что предугадать все сценарии, которые замедлят ход работ попросту невозможно, поэтому лучше рассматривать наиболее вероятный сценарий.
Рассмотрим два возможных исхода на начальных порах:
1. Что делать, если действие выполнено раньше? В таких случаях можно перенаправить время следующему действию, а после него следующему и т.д. В некоторых случаях при составлении мог обнаружиться трудный пункт, требующий больше всего ресурсов. Тогда полученное время лучше направить на него.
2. Что делать, если действие выполнено позже? В таком случае переходить и настраиваться на следующую задачу, при возможности прикидывая, из каких пунктов можно одолжить в случае чего время (желательно только дополнительное).
В двух сценариях может съехать составленное ранее расписание, из-за чего будь то бумажный или электронный вариант, переписывание времени будет затратным и не всегда верным вариантом. Из-за чего порой выгодней отказываться от некоторых задач, чем оставлять им крайне мало времени.
Именно поэтому у подзадач выделяют приоритет. Расставив заранее приоритеты легче адаптироваться. Кроме того, перед важной задачей можно выставить много запасного времени. Книги по саморазвитию любят указывать, что сложные и приоритетные задачи лучше ставить в начале списка. Спешу внести ложки дёгтя:
· Если задача потребует передвижения на транспорте, то существенный коллапс с средством передвижения может всё подпортить;
· Данного рода советы построены на утверждении, что человек вначале дня лучше соображает, поскольку ещё не сильно утомлён и «внимание не истратил». Только нет учёта, что кто-то с утра вялый и плохо адаптируется. Почему будь то экзамены, собеседования, важные встречи ставят не на самое раннее допустимое время, а скажем на середину дня (бывает исключения, например, в магазинах перед открытием)? Чтобы несмотря на транспорт явится вовремя и даже успеть подготовиться.
Сама по себе идея занятием приоритетной задачей как можно раньше неплоха, поскольку в случае сдвигов времени в расписании, можно удобно адаптировать график по времени.
Подробное расписание является схематичный планом. В случае, если не удаётся следовать ему, не стоит себя винить. Важно себе сказать – «как я хочу не получается, но это не страшно, ведь за сегодня мне удалось…». Также подчеркну – детальное расписание хорошее, особенно в моменте с работой, но время на спонтанности всегда нужно придерживать, особенно на выходной.