Сегодня разбор неудачного письма, полученного мной по электронной почте. Если Вы до сих пор оформляете коммерческие предложения так же, то Вам срочно нужно изучить данную статью.
А вот и само письмо:
Внимательно прочитайте и подумайте, какие эмоции вызывает данное письмо?
Во-первых, соверешенно не понятно, что хотел сказать автор. Целых пять строчек, а нужной информации нет. Шанс, что вложенный файл откроют, равняется нулю. Разберем подробнее.
1. Не тот получатель
Первое, что смутило - в графе "Кому" стоит не мой адрес. Делаем выводы, что рассылка сделана с помощью сервисов, а не живым человеком. Значит, отправитель банально спамит и он на самом деле не сильно заинтересован предложить Вам достойную услугу. Увидели подобное в своем ящике - смело отправляйте в спам!
2. Благодарности
Искусственные "спасибо за уделённое время" выглядят наиграно и не искренне.
С одной стороны звучит как расшаркивание, а с другой - как манипуляция вежливостью.
Смотрите, отправитель пишет в первом предложении "спасибо, что нашли несколько минут". Во втором предложении я предвкушаю конкретику и уже наконец хочу понять, о чем это письмо. Но наталкиваюсь на фразу "мы ценим ваше время". Что происходит в моей голове или в головах у клиентов: нет, ребята, вам наплевать на моё время и в целом на меня. Такой я делаю вывод.
Да, я очень хочу ознакомиться с текстом, раз я это читаю. Но увы, всё никак не получается.
Дайте получателю конкретику сразу. У него не должна начинаться мыслемешалка в голове. Если он будет что-то додумывать, то это будет не в вашу пользу. Не делайте из письма интригу. Пишите яснее, что именно вы предлагаете. Ваше предложение должо быть понятно из письма до открытия вложенного файла.
Увидели, что я обозначила красным фразу "с нетерпением"? С одной стороны автор письма благодарит за уделённое время, а с другой - подгоняет. Мол, давай-давай быстрее принимай решение, неси нам свои денежки.
3. Тавтология
Заметили повторяющиеся слова ознакомиться-ознакомиться, надеемся-надеемся? Отправитель не сделал вычитку текста перед отправкой, проявив неуважение к получателю. Скорее всего, текст написал робот. Хотя... Сейчас даже роботы пишут более осознанные тексты.
Ох, нет же! Всё не так! Спускаюсь ниже и вижу подпись на иностранном языке. Теперь понятно - письмо является банальным переводом с немецкого.
Если Ваше письмо ориентировано на получателя из-за границы, посоветуйтесь с профессиональным перевочиком. Переводы на коленке в браузере могут испортить Вашу репутацию.
4. Англицизмы
Российская повестка такова, что всё больше людей негативно относятся к англицизмам в тексте и речи. Данные словечки вызывают только раздражение и не подталкивают к сотрудничеству.
Ещё совсем недавно этими словами был замусорен русский язык. Есть отдельные личности, которые продолжают вставлять эти слова в речь. Но поверьте, это никак не влияет на принятие положительного решения сотрудничать именно с вами и вот почему:
Собеседник, услышав от вас незнакомое слово, испытает чувство неловкости и в лучшем случае сделает вид, что понял Вас. На самом деле - эти ощущения подталкивают собеседника скорее завершить с вами диалог. Никто не хочет чувствовать себя глупее других. Вы же, используя англицизмы, позиционируете себя как более умного, знающего и современного. Но только лишь в собственных глазах.
Не используйте в письмах англицизмы, заменяйте их на простые и понятные слова. Так вы будете ближе к своему потенциальному заказчику. Фразу "найден способ для feedback" лучше заменить словом "ответите" или "свяжитесь с нами удобным способом".
5. Подпись
Она слишком обширна. Там и благодарности, и регалии, и название фирмы. И даже тект про оконные технологии (наконец-то, я поняла, чем они занимаются).
Да, это делает статус отправителя весомее, вызывает доверие. Но учитывая всё вышеописанное, смотрится жалко и неправдоподобно.
Выводы:
Будьте ближе к своему получателю. Перед отправкой изучите, кто он, чем занимается. Отправляйте меньше писем, но прицельнее.
Направление на дружбу. Получатель с первых строк должен почувствовать, что о нём позаботились, предложили то, что нужно. Так у вас больше шансов, что откроют вложенный файл.
Не используйте англицизмы, жаргонные словечки, обращение на ты. Всё это признаки неуважения к получателю.
Перед отправкой внимательно прочитайте текст, уберите повторяющиеся слова или лишние фразы.
Добавьте призыв к действию. Без полутонов и намёков, а чётко и понятно.
Всем отличных писем, грамотных текстов и удачных сделок!