Команда интернет-магазина «Душ Алексеева» с трудом собирала маркетинговые показатели, и забывала отправлять деньги клиентам в случае возврата товара. Как владелец предотвратил эти проблемы, повысил самостоятельность сотрудников и делегировал контроль расскажем в кейсе.
Компания продаёт насадки лечебного душа для гидротерапии в домашних условиях. Такой душ помогает расслабиться, снять напряжение, стимулирует кровообращение и обмен веществ. Врачи рекомендуют его использовать в лечебных целях и для профилактики различных болезней сосудов.
Маркетинг, финансы или продажи: за что взяться первым делом
Я продаю насадки для душа с 2013 года, создавал все процессы сам и пытался что-то делегировать.
Например, чтобы не тратить время на общение с клиентами, я находил человека, и стажировал по такой схеме:
- Давал продукт на тестирование.
- Делал несколько тестовых звонков, представляясь потенциальным покупателем.
- Передавал реальные звонки от клиентов.
Но я всё равно пытался контролировать процесс и у меня не оставалось времени на более важные задачи для бизнеса.
Тогда не было никаких инструментов по управлению. В принципе, всё делать на коленке ー это нормально, если только открыли бизнес, процессов не так много, проще уследить и сделать что-то самому.
Я люблю раскладывать всё по полочкам, у меня вся информация в компьютере структурирована и разложена по папкам, а на рабочем столе – идеальный порядок. Но я не мог выстроить порядок в бизнесе, не понимал, за что сначала надо хвататься: маркетинг, финансы или продажи.
Надо работать не только над выстраиванием отношений с клиентами или над маркетингом, а над самими процессами управления внутри компании. И если б я с этого начал, точно сэкономил бы год или два своего времени.
Илья Бороздов
На одном из маркетинговых обучений я услышал о Кванте: система удобна и помогает управлять бизнес-процессами. Мне стало интересно , что это за Квант. Я записал название и забыл на месяц. Потом сработало напоминание, загуглил и понял, что это тот вариант системы для моего бизнеса, который стоит попробовать
Жизнь владельца компании ДО и ПОСЛЕ внедрения Квант
После установки Кванта я начал использовать 5 функций, и рутины стало меньше: Вот как изменились процессы в бизнесе:
Место для обсуждения рабочих процессов и конкретных задач
Х Обсуждали работу в 20 разных чатах/ группах в WhatsApp или Telegram, дополнительно еще общались в Битриксе. Скрины проделанной работы просто захламляли память телефона.
Например, сотруднику нужно сдать отчёт по продажам. Ему ставили эту задачу в Телеграме, отправить отчёт он должен был на почту, а обратную связь получал от руководителя в группе в WhatsApp.
✔ Задача постоянно находится перед глазами и обсуждается в приложении KvantApp. Сотрудник отправляет отчёт внутри приложения и получает обратную связь от руководителя. Не нужно искать отчет в сотне чатах и скроллить историю на почте, достаточно найти задачу по названию в поиске приложения KvantApp и скачать документ.
Выполнение регулярных и однотипных задач
Х Задачи шли в хаотичном порядке. Не вовремя собирали показатели, формировали отчёты и оплачивали сервисы. Напоминания и заметки были малоэффективными в этом вопросе.
✔ Теперь сбор каких либо данных происходит в рамках повторяющихся задач. Хостинги, домены, телефония, CRM-система, реклама ー вовремя проплачены. По каждому моменту есть регулярная задача и она не может быть не выполнена.
В Кванте есть функция «Повторяющиеся задачи». Задачу можно поставить на повтор в любой период и срок, и она регулярно приходит в нужное время.
Правила для принятия задачи
Х Задача приходит в WhatsApp, я посмотрел и забыл. Через пару дней сотрудник спрашивает: «А что там по задаче?» Илья: «А, точно, была же задача!» 🤡
✔ Когда задача приходит, её нужно взять в работу, чтобы она была на контроле и показать, что вы её видите. А если забыли, то по истечению срока принятия задачи, вам позвонит специалист из Кванта и спросит, в чём дело.
Если в KvantApp по каким-то причинам среагировали на задачу, например, забыли, то специалист Кванта напомнит вам о просроченной задаче.
Личный контроллер по всем задачам
Х Сотрудник из-за субординации не хочет в лишний раз дёргать своего руководителя, напоминаниями. И сам, конечно, забывает о своих задачах.
✔ Любой просроченный запрос из приложения KvantApp попадает в диспетчерскую компании «Квант», специалисты берут его в работу и связываются с руководителем или сотрудником, чтобы узнать причину. Так ни одна задача, поставленная в KvantApp, не забудится и не пропадёт.
Коммуникатор компании «Квант» ー это как внешний сотрудник, вежливый, компетентный и доброжелательный.
Если у человека нет времени зайти в приложение KvantApp, коммуникатор может по согласованию с ним закрыть или принять задач, изменить её не жесткий срок, а также ответить на сообщение.
Найм по одному и тому же сценарию.
Х Я сам лично собеседовал и обучал каждого сотрудников. Если кандидат не проходил стажировку, то в спешке искал нового по друзьям и знакомым, и весь процесс онбординга начинался заново.
✔ Делегировал найм и регламентировал с помощью приложения KvantApp каждый этап собеседования: прописал какие нужно задавать вопросы. Теперь не нужно с каждым человеком сидеть и разговаривать. Я подключаюсь только на финальном этапе собеседования.
Для меня очень важно, чтобы все запросы проходили через «Квант». Это выгодно с точки зрения времени и финансов. Например, отправить отчёт для налоговой вовремя и не получить штраф. Если запрос окажется в «Кванте», то его точно не забудут и он не потеряется.
Раньше я на контроль работы своей команды тратил часов 12–15 в неделю, а сейчас это один час. Причём изменился уровень контроля: мне просто нужно зайти в Квант и принять выполненные задачи.
Не надо ничего держать в голове. Просто пустил задачу в оборот + на контроль ребятам-коммуникаторам ー не думаю и не вспоминаю о ней.
Илья Бороздов
Внештатные ситуации.
Х Менеджер пишет мне сообщение: вот возникла такая ситуация, что делать? Я бросаю все дела и начинаю подбирать варианты решения. Трачу на всё это своё рабочее и личное время.
✔ Если опять что-то неожиданное случилось в команде, я говорю сотруднику: «Иди и пропиши “Принятое решение”: ситуация такая-то, нужно сделать это и это, предлагаю вот такой вариант решения». А потом я отвечу: «Ок, согласен» или «Нет, не согласен, подумай ещё».
Теперь при возникновении внештатной ситуации сотрудники не приходят ко мне без «Принятого решения». Уменьшилась вероятность, что какая-то внештатная ситуация отнимет время.
Это совершенно другой уровень управления. И мне по ценностям отзывается, что не все вопросы в компании решаю я. И это правильно: я выполняю свои функции, а сотрудники — свои.
Просто внимания стало больше, я могу заниматься тем, что мне интересно — начать новый проект или зайти в дополнительное обучение.
Оплата налогов, подача декларации — то, что является жизнеобеспечивающим для бизнеса, выполняется всегда.
Илья Бороздов
Когда самое время подключить Квант к бизнесу
По-моему мнению подключать Квант, имеет смысл тогда, когда уже посчитана юнит-экономика и бизнес-модель «бьётся». Речь идёт о предпринимателях, у которых уже есть результат и деньги в кассе. Им нужно выстраивать управление и делать так, чтобы все задачи в компании выполнялись. То есть деньги должны уже идти, тогда KvantApp актуален и уместен.
У меня друзья, у которых 2–3 сотрудника, спрашивают, полезен ли будет для их бизнеса Квант. Если ты с сотрудниками общаешься каждый день и контролируешь то, что они делают, — абсолютно точно да.
Илья Бороздов
Результаты интернет-магазина «Душ Алексеева» за полтора года:
- Прокачали коммуникации внутри компании и клиентский сервис.
- Дисциплинировали работу за счёт коммуникаторов.
- Смогли позволить новое дорогостоящее обучение по продажам.
Владелец тратит на контроль один час времени, а по 12-15 часов работает над ростом и развитием бизнеса.
Планы Ильи на ближайшие месяцы, чтобы всё выполнялось и ничего не забывалось:
- прокачать продажи с маркетингом по текущему бизнесу. Через Квант сравним статистику по продажам за весь период, совершенствуем организационно-функциональную схему в разделе маркетинга, добавим функции и разработаем соответствующий регламент;
- готовить отдельное направление. Через Квант создадим структуру нового бизнеса в организационно-функциональной схеме, первые задачи и подключим коммуникаторов.
Тоже хотите, чтобы всё запланированное выполнялось и рутина не мешала развиваться бизнес? Посетите онлайн-экскурсию, на ней вы узнаете, какие шаги помогут достичь результата именно для вашего бизнеса на примере других системных компаний и смежных ниш.