Зачем нужны чек-листы и как их правильно составить? Плохо подготовленные, они могут испортить половину дела даже в руках опытного сотрудника. Мы придумали, как быстро составлять толковые чек-листы под все ваши хотелки.
Чек-лист — перечень всего, что нужно для решения конкретной задачи, будь это хоть постройка космодрома. Это действия/параметры/качества/компоненты — такая “рука помощи” исполнителям. Если это чек-лист хорошего ресторана, то в нём будет меню, локация, афиша шоу и ещё тонна всего. А вот чек-лист по охране труда соберёт в себе всё от приёма на работу до выполнения требований ОТ в специальных условиях. Или чек-лист тестировщика — если направить фантазию маркетологов в нужное русло😁 и правильно составить документ, он очень упростит работу по тестированию вашего продукта. Короче, в нём должно быть ВСЁ. Это памятка, шпаргалка, где все пункты связаны между собой и обязательны к выполнению, а к каждому шагу прилагается чёткое разъяснение.
Плюсы чек-листа: пашем, но улыбаемся
Психологи считают, что правильно составленный чек-лист кратно облегчает жизнь людям, работающим в режиме многозадачности. Это классная штука для перегруженного мозга, помогающая объять необъятное: освобождает терабайты памяти, экономит силы при стрессе, повышает мотивацию.
Для бизнеса они важны ещё и следующим:
- Сложные задачи и процессы разбиты на блоки — легко сделать и проконтролировать. Так снижается вероятность ошибок.
- Улучшают производительность: видя конкретные задачи, человек не тратит время на обдумывание следующего шага, поиск информации и принятие решений. а просто делает. В идеале для всех повторяющихся процессов нужны чек-листы.
- Делают результат очевидным: легко понять, какие задачи выполнены, а какие только предстоит сделать.
Кстати, чек-листы ещё и жизни спасают: их вообще придумали в авиации лет сто назад, теперь там это инструмент проверки потенциальных рисков. И каждый член экипажа должен знать его назубок.
Чек-лист по внедрению CRM
Сегодня даже микробизнес автоматизирует свои процессы, управляет ими через CRM-систему. И не надо отговорок, что для этого нужен целый программист за фиглиард денег. Не нужен, ибо есть настолько простые CRM-конструкторы, что в них легко разберётся любой.
Чтобы сделать задачу ещё проще, ловите чек-лист по внедрению CRM-системы, в котором мы буквально за ручку проведём вас по этому увлекательному пути. Для удобства восприятия разделили его на значимые блоки и перечислили основные параметры. Вносите коррективы в зависимости от рода деятельности и пользуйтесь на здоровье)
Сотрудники: адепты и пользователи
- Спросите у коллектива, что нужно включить в вашу CRM, объясните, как она улучшит процессы. Самые опасные, ржавые и зубастые грабли, на которые многие упорно наступают при внедрении CRM — директивное навязывание самой этой затеи. Отсюда паника и неприятие.
- Разделите народ на группы, распределите роли. Одни будут активно участвовать во внедрении, другие — рядовые пользователи — подключатся на этапе обучения. В дальнейшем первая группа станет локомотивом освоения новой системы, поэтому в неё включайте не по принципу иерархии, а тех, у кого есть мозги (хочется верить, что у вас это совпадает, но случаи бывают разные😉). Правильное распределение важно: так не пострадают текущие задачи — а их никто не отменял — и внедрение тоже не просядет.
- Соберите пожелания. Процесс трудоёмкий; придётся задолбать коллег, ну а что делать😂 Проанализируйте требования и выберите самые важные. Это база для выбора CRM-системы.
- Держите рабочую группу в обойме: прерывать процесс внедрения очень нежелательно, так что на время придётся поступиться отпусками непосредственных участников. Компенсируйте это денежными премиями🔥.
- Из числа актива выделите внутренних экспертов — тех, кто больше других подкован технически. Они станут связующим звеном между коллективом и вендором. Эта нагрузка также должна оплачиваться.
- Распишите уровни доступа для сотрудников во избежание утечек клиентской базы и другой увлекательной служебной информации.
- Проясните уровень технической подготовки будущих пользователей. Обязательно учитывайте специфику их деятельности, функциональные обязанности — чтобы обучение команды прошло с нужным результатом, к нему надо основательно подготовиться. Сбор качественных данных имеет огромное значение: тогда вы избежите бесконечных вопросов на одну и ту же тему, многочисленных ошибок, а самое главное — игнора.
- По окончании обучения протестируйте, как сотрудники усвоили знания. Это может быть блиц-опрос на знание интерфейса системы и её возможностей.
Компания: безопасные связи
- Набросайте схему компании со всеми сотрудниками и подразделениями. Распишите взаимосвязи, контакты, задачи и зоны ответственности, процессы, в которые включён каждый сотрудник. Пригодится для автоматизации бизнес-процессов и настроек доступа (читай: обеспечения безопасности).
- Обозначьте глобальные цели, по каждому пункту выделите промежуточные этапы. Просчитайте пути достижения целей, постройте своего рода дорожную карту. Какие задачи и процессы должны быть автоматизированы в первую очередь, как это должно выглядеть? Нужно представлять хотя бы в общих чертах, чтобы первый же разговор с вендором был предметным.
- Подготовьте информацию для первичной настройки: актуальные контакты, реквизиты, штатное расписание, номенклатура продукции и услуг, склад, производство (если есть). Чтобы точно знать, что в итоге понадобится, обязательно попробуйте бесплатную пробную версию CRM — получите полное представление💯
- Соберите всё, что используете в работе ежедневно: КП, шаблоны договоров, образцы рассылок. Их необходимо будет подгрузить в интерфейс CRM.
Дружба технологий
CRM-систему важно так вписать в инфраструктуру, чтобы она коррелировала с другими приложениями и оборудованием. Вот задачи, которые выходят на первый план с самого начала внедрения:
- Импорт клиентской базы. У многих компаний она до сих пор находится в эксель-таблицах, а то и в блокнотах сотрудников. Собирайте, систематизируйте, вносите в новую CRM. Если база хранится в старой CRM, с переездом поможет вендор. Но и сотрудникам придётся поработать, чтобы подготовить данные — собрать и актуализировать.
- Интеграции. В каждой организации есть своя IT-инфраструктура. Чтобы CRM-система полноценно вписалась в неё, нужно настроить интеграции с телефонией, сайтом, почтой, чатами, бухгалтерскими программами. Это — обязательные связки, ими пользуются 100% компаний.
Подумайте, что ещё понадобится в работе именно вам, с учётом специфики бизнеса — склад, касса, оборудование, производство — в общем, всего, что вам нужно в работе. Обсудите с вендором, как максимально плотно встроить это в вашу CRM.
Процессы без эксцессов
- Определите, какие процессы являются ключевыми, а какие — второстепенными. Как они связаны между собой, сколько времени занимает каждый, что нужно для его выполнения, сколько раз он запускается в день/неделю/месяц — всё имеет значение💯.
- Для удобства используйте визуальные редакторы типа Miro. Последний то уходит, то остаётся, так что спокойнее взять аналоги — например, Онто, Эсборд, VK Доска. В них можно делать пометки, группировать процессы по значимости, прописать взаимосвязи между ними. Будет максимально удобно, если вы запишите процессы на карточках, стикерах или в каком-нибудь визуальном редакторе вроде Miro — это поможет легко «двигать» карточки, проверять связи, создавать группы процессов по важности.
“Занятие довольно нудное, так что советуем геймифицировать, чтобы сотрудники лучше выполнили задачу. Как считает специалист по геймификации Джейн МакГонигал: “Люди играют в игры по-разному, но все они имеют одну общую черту: игроки принимают цели как свои и затем принимаются за их достижение”.
- Для каждого процесса установите сроки, этапы, триггеры, ответственных. Заодно проведёте “инвентаризацию”: уберёте лишнее, обнаружите точки перегрузки.
- Не бойтесь объединять бизнес-процессы. Как только натыкаетесь на нечто громоздкое, содержащее 100 500 этапов, смело подключайте к схожим задачам. Только не в ущерб доступности для понимания.
- Расписывая чек-лист, не увлекайтесь. Оптимальный размер — до 20 пунктов. Более длинный алгоритм имеет смысл расписывать только на случай ЧС.
Для тех, кто решил побежать впереди паровоза и посчитать, сколько пунктов получилось в нашем чек-листе, сразу скажем — 19.
“А для тех, кто ценит своё и чужое время, мы сделали удобное дополнение “Чек-листы” — с его помощью легко организовать и настроить процессы, чтобы в дальнейшем контролировать их выполнение.
Чек-лист CRM “Кб”: дас ист фантастиш⚡
Пошаговые инструкции для сотрудников, памятки, протоколы для проверки легко создать и в дальнейшем отслеживать выполнение всех предписаний. Больше не нужно восклицать “Марина, а что у нас по чупа-чупс?” — текущее состояние проекта всегда можно посмотреть в дополнении.
Как происходит волшебство? Администратор создаёт чек-лист в CRM-системе, определяя этапы с их номерами, названиями и описаниями. Чек-лист связывается с необходимой таблицей CRM — контакты, заявки или проекты. Мы сняли на эту тему “обучалку” — никакой голливудщины👍, всё чётко по делу. Длительность видео чуть больше 4 минут, за это время можно создать несколько разных чек-листов. Это и есть “фантастиш”😁
Гибкие, простые в настройке чек-листы CRM “Кб” подходят для любых нужд, от простой инструкции для сотрудников до формирования этапов проектов.
По мере необходимости вы можете добавлять новые или обновлять текущие этапы. При этом уже созданные в таблицах чек-листы никак не затрагиваются, продолжая выполнять свою важную и полезную работу.
Для примера мы сделали 4 варианта на основе базовых бизнес-процессов: “Оформление карточки клиента”, “Порядок обработки заявок”, “Прием сотрудника”, “Регламент выставления счетов”. Но вы можете сами создавать то, что созвучно вашим задачам.
Цена вашего спокойствия и порядка в делах символическая — от 100 рублей в месяц за дополнение “Чек-листы”🔥 (для пользователей линейки PRO — вообще бесплатно). Демо-версия уже ждёт вас здесь.