В наших реалиях CRM-система — эффективный инструмент не только для отделов продаж и маркетинга, использовать ее возможности себе на пользу могут и HR-специалисты.
Юлия Пьянкова, руководитель юнита CRM и Интеграций Комплето, рассказала, как автоматизировать работу с вакансиями и онбординг сотрудников и консолидировать внутренние бизнес-процессы HR-менеджеров в одной системе.
Автоматизация работы с вакансиями
Поиск сотрудника — не только размещение вакансии, это масштабный труд с пулом прикладных задач, который требует времени и сил HR-специалистов.
Если все процессы выполнять вручную, то можно столкнуться с целым рядом трудностей:
- трудности с отслеживанием этапов кандидатов. Вручную сложно вести актуальные статусы по всем кандидатам, что приводит к потере данных и задержкам. Часто сопроводительное письмо, резюме, документы от соискателя находятся в разных местах. Оперативно собрать их для архива и бухгалтерии проблематично;
- разрозненность данных. Резюме и комментарии хранятся в разных местах (почта, таблицы), что замедляет процесс отбора;
- ручная сортировка резюме. Поиск нужного кандидата занимает много времени, когда каждый документ нужно просматривать вручную;
- отсутствие автоматизированных напоминаний. Слежение за важными датами, сроками увеличивает вероятность пропустить критические этапы;
- сложности с отчетностью. Сбор статистики по закрытым и текущим вакансиям требует много времени и часто делается в ручном режиме. Сколько вакансий закрыли, сколько собеседований провели, сколько откликов получили — всю эту информацию приходится собирать «руками», что отнимает много времени.
Хорошая новость — все эти задачи можно автоматизировать.
Но помните, что автоматизация — не «волшебная таблетка», которая решит все проблемы за вас: она упростит и ускорит процессы, подтянет необходимые документы, а вам останется роль контролера.
Как подготовить сотрудников к внедрению CRM-системы, чтобы избежать саботажа, рассказали в этой статье.
Как можно автоматизировать процессы по новой вакансии
Облегчить задачи HR-специалисту можно на каждом этапе воронки рекрутинга.
Воронка рекрутинга — пошаговый процесс найма, включающий все этапы взаимодействия соискателей с компанией от отклика до трудоустройства или даже до момента адаптации.
Рассмотрим все этапы с внедренной автоматизацией.
1. Инициирование заявки на новую вакансию.
Руководитель отдела запускает бизнес-процесс и заполняет форму в CRM, где указывает основные параметры вакансии: должность, отдел, требования, бюджет на зарплату, сроки поиска. В CRM создается карточка заявки на вакансию, а уведомление в первую очередь видит HR-менеджер.
2. Публикация вакансии.
HR-специалист формирует и размещает вакансию на различных платформах: специализированных сайтах, социальных сетях, внутреннем портале. На этом шаге можно интегрировать CRM с карьерными порталами, а также автоматизировать получение отчетов о статусе кандидата.
Например, можно интегрировать CRM с сайтом hh.ru, и HR будет видеть входящие отклики в системе: так можно работать в одном окне, не переключаясь на сторонние ресурсы, что позволит экономить время и с удобством отбирать подходящего кандидата.
Во многих компаниях собеседование проходит в несколько этапов: собеседование с представителем HR-отдела, выполнение тестового задания, беседа с руководителем отдела, которые расписаны в рекрутинговой воронке. В CRM HR-менеджер может передвигать карточки с кандидатами или вакансиями по нужным этапам.
Удобно, что в карточку вакансии можно подтягивать несколько кандидатов, добавлять и удалять поля, полностью кастомизируя ее под нужды компании.
И уже после закрытия вакансии, она переходит в другую воронку по онбордингу сотрудника.
Как использовать digital-инструменты для поиска кадров, можете узнать из этого материала.
Онбординг сотрудников
Онбординг — это процесс адаптации сотрудника на новом рабочем месте, продолжительность которого может колебаться от месяца до года в зависимости от корпоративной культуры компании.
Мы выделили сложности, с которыми сталкиваются HR-менеджеры:
- сложность отслеживания прогресса. Без автоматизации сложно мониторить, на каком этапе находится новый сотрудник, какие задачи выполнены, а какие — упущены. В итоге возникают ошибки или задержки;
- непоследовательность онбординга. Каждый сотрудник проходит адаптацию по разному, отследить вручную прогресс крайне сложно. Отсутствие единого стандарта приводит к неравномерному уровню вовлеченности и обученности новых сотрудников;
- увеличение нагрузки на HR и руководителей. Процесс требует постоянного внимания со стороны HR-специалиста: контроль за каждой мелочью, ответы на вопросы, подготовка документов. Это создает дополнительную нагрузку, особенно при массовом наборе.
Важно, чтобы каждый сотрудник знал, что ему необходимо делать, в первый день, неделю, месяц. Часто из-за невозможности адаптироваться наблюдаются быстрые увольнения, особенно «побеги» в первые дни свойственны молодому поколению, которому важен комфорт на рабочем месте.
Разберем, как может помочь CRM на разных этапах.
1. Подготовка до выхода сотрудника.
- Сбор документов и подписание договора. CRM-систему можно использовать для автоматических напоминаний сотруднику о предоставлении документов. Например, отправить шаблонное письмо с инструкциями по подписанию договора через электронную подпись;
- Настройка рабочего места. Сюда относится запуск задачи для IT-отдела в CRM с деталями настройки оборудования и создания учетных записей в корпоративных системах.
- Оповещение команды. Создание автоматических уведомлений в CRM для команды, включая сообщения в корпоративные чаты о новом сотруднике и его роли.
2. Обучение и адаптация.
CRM может интегрироваться с системами обучения (LMS) и автоматически присваивать курсы новым сотрудникам, отправлять им уведомления о необходимости прохождения и отслеживать их прогресс.
В этом году юниты Комплето обучили несколько потоков стажеров. Хотим отметить, что даже в одном потоке стажеры показывали разную скорость продвижения по программе. Просто запомнить уровень прохождения каждого весьма проблематично, поэтому облегчаем себе процессы с помощью базы знаний в Wiki-программе:
Наш HR-менеджер следит за каждым сотрудником: на каком он уроке, какие экзамены сдал и какие ошибки допустил. При этом у нее нет необходимости каждый день отправлять материалы для обучения, что экономит ее время на рутинных процессах и позволяет его тратить на более творческие задачи.
Здесь на реальном примере разобрали основные ошибки при внедрении CRM.
Оптимизация внутренних бизнес процессов
В каждой компании сотрудники могут уйти на больничный, в отпуск или декрет. Эти действия сопряжены с многими процессами, на которые уходит большое количество временных ресурсов.
Но и здесь CRM-система может помочь.
1. Отпуска. Оптимизация:
- автоматизированные формы. Сотрудники заполняют заявление на отпуск через электронную форму в CRM, которая автоматически проверяет корректность данных и отправляет запрос на одобрение руководителю. У нас в Комплето после апрува уходит уведомление и задача бухгалтеру о начислении отпускных и сотруднику о необходимости отметить даты в календаре, чтобы коллеги знали о его отсутствии и не ставили встречи в это время;
- уведомления и напоминания. CRM автоматически уведомляет руководителя о новой заявке и создает напоминания о необходимости проверки;
- интеграция с календарем. Интеграция с корпоративным календарем позволяет автоматически обновлять график отпусков и замещения.
2. Больничные. Здесь CRM помогает и с аналитикой: если сотрудник часто уходит на больничный, может, стоит предложить ему длительный отпуск, а если заметно нежелание выполнять свои обязанности, вероятно, будет правильнее попрощаться. Оптимизация:
- цифровое уведомление. Сотрудник заполняет заявление о больничном и прикладывает справку через CRM:
- автоматические уведомления. CRM автоматически отправляет уведомления руководителю, HR и бухгалтерии о больничном;
- задачи на замещение. Система автоматически создает и назначает задачи по замещению на период отсутствия сотрудника. Для компании крайне важная механика: для корректного выполнения процессов необходимо оперативное выполнение задач.
3. Декрет. Оптимизация:
- электронные документы. Заявление на декрет и медицинские справки можно подавать через CRM, что упрощает сбор и хранение информации;
- автоматизация расчетов. CRM автоматически уведомляет бухгалтерию и вычисляет декретные выплаты;
- планирование замещения. Система автоматически создает задачи для замещения и уведомляет коллег о необходимости покрытия обязанностей. Самое важное, что эти бизнес-процессы после окончания не исчезают, а сохраняются в журнале, их можно изучить в любое время и найти необходимые данные.
4. Смена должности и изменение оклада. Оптимизация:
- автоматизация запроса. Заявление на повышение или перевод подается через CRM с автоматической передачей на согласование:
- план адаптации. CRM автоматически создает план адаптации и назначает задачи по обучению нового сотрудника. Для HR-менеджера эта функция важна: легко запланировать встречу с сотрудником по обсуждению новых задач, его ощущений, ожиданий и планов на новой должности;
- отслеживание прогресса. Система автоматически отслеживает и оценивает прогресс сотрудника.
5. Увольнение. Неприятный процесс, который тоже требует внимания и корректной обработки документации. Оптимизация:
- электронное заявление, если работаете с электронными трудовыми книжками. Заявление об увольнении подается через CRM, и система автоматически уведомляет всех заинтересованных лиц;
- Автоматизация расчетов. CRM автоматически передает данные в бухгалтерию для расчета компенсаций;
- закрытие задач. Система автоматически создает задачи по завершению всех рабочих вопросов и обновляет кадровые данные.
Как с помощью CRM управлять маркетинговыми активностями, рассказали в этой статье.
Автоматизация — важный шаг к повышению эффективности
Поиск сотрудников, отслеживание их статуса, онбординг, взаимодействие отделов по HR-процессам — все это можно оптимизировать и облегчить с помощью автоматизации, а при консолидации CRM с системами аналитики можно выявить слабые места в HR-стратегии и нивелировать их.
Как автоматизировать бизнес-процессы компании с помощью CRM? Будет легче понять с нашим бесплатным чек-листом.
Напоминаем, что еще больше новостей про digital-маркетинг можно найти в нашем telegram-канале и блоге Комплето.
До связи!