В недавних статьях мы подробно обсуждали, какие задачи стоит передавать роботам и искусственному интеллекту с деловой и человеческой точки зрения. Однако, часто случается так, что первым роботизируется далеко не самый «больной» процесс. Причин тому несколько. С одной стороны, владельцы бизнеса опасаются вот так сразу вложить крупную сумму в малопонятную технологию. Мол, на бумаге ROI выглядит привлекательно, а как оно получится на самом деле, еще неизвестно. С другой – сотрудники опасаются конкуренции с роботами, сложностей или лишней работы, связанной с их внедрением. А тут еще IT-отдел вместе с отделом безопасности сомневаются, стоит ли доверять этим роботам.
Именно поэтому RPA-интеграторы часто рекомендуют начать с пилотного проекта. Какой-то простой задачи, которая роботизируется просто и дешево, при этом демонстрируя эффективность и безопасность роботов. Но эта хорошая, в сущности, идея таит в себе одну опасность. Да, пилотный робот работает прекрасно. Но как от него перейти к роботизации реальных процессов, понятней все равно не стало. И получается, что и клиент, и интегратор топчутся на месте, не зная, куда двигаться дальше.
Причина такого застоя – ошибки, совершенные до или во время внедрения пилота. Предлагаем рассмотреть эти ошибки и пути их устранения, чтобы на вашем пути к роботизации не возникло ни одного камня преткновения.
Ошибка № 1. Начинать роботизацию, не видя конечной цели.
Чаще всего эта ошибка возникает тогда, когда владелец бизнеса загорается идеей сократить расходы но не представляет, где именно находится большая их часть. И тогда задача, поставленная перед интегратором, выглядит весьма расплывчато. Например: «давайте роботизируем процесс выставления счетов, а дальше посмотрим». И если с первым пунктом все понятно, то на втором как раз и возникает вышеописанная проблема.
Решение.
Составить план роботизации. К примеру: «начнем с выставления счетов, потом перейдем к процессу сверки, следом отчет движения средств, а к концу года роботизируем 90% операций в 1С». Или «используем в качестве полигона распознавание документов от поставщиков, если результат будет удовлетворительным, продолжим с документами от партнеров, в итоге полностью роботизируем обработку документов». Не стесняйтесь, попросите интегратора проконсультировать вас по этому вопросу. Мы с радостью поможем вам разработать стратегию роботизации ваших бизнес-процессов.
Ошибка №2. Неверный выбор процессов для дальнейшей роботизации.
Итак, пилот работает, все прекрасно. А дальше, может быть, множество различных вариантов развития событий. Например, линейные сотрудники требуют роботизировать гору мелких задач, не задумываясь о том, насколько это рентабельно. Или вот главный бухгалтер Мария Ивановна хочет, чтобы робот вместо неё делал аналитический отчет. Ну и что, что этот отчет нужен раз в год и делается меньше, чем за час, она у нас с самого основания работает, надо проявить уважение. В итоге роботы превращаются в игрушку сомнительной эффективности, бизнес не получает ожидаемого сокращения расходов и разочаровывается в RPA. Или же обратная ситуация, на радостях от успешного пилота руководители отделов требуют роботизировать какой-то масштабный и сложный процесс. А узнав, что придется поработать с аналитиками над его формализацией и описанием, дают задний ход. Пилот же за неделю внедрили, ни о чем не спрашивая, зачем это нам ходить на встречи и показывать, как мы задачи вручную выполняем?
Решение.
Внимательно относиться к выбору процессов. Пользоваться критериями, которые мы недавно описывали. Консультироваться с интегратором. Мы всегда готовы поделиться идеями. Ну и не забывать, что в роботизации участвует не только интегратор, но и клиент. Для того, чтобы создать робота, нам обязательно будет нужна ваша помощь в описании процесса.
Ошибка № 3. Рассматривать роботов исключительно с точки зрения IT.
Логика в данном случае простая. Робот это IT-решение, значит и заниматься им должны айтишники. Но такой подход в корне неверный, потому что робот – IT-решение для бизнеса. Поэтому, без представителя бизнеса при роботизации никак не обойтись. Никто не сможет описать и показать бизнес-процесс лучше, чем сотрудник, который выполняет его вручную.
Решение.
Соблюдать баланс в привлечении IT-специалистов и представителей бизнеса к внедрению роботов.
Ошибка № 4. Исключать IT-специалистов из роботизации.
Существует и обратная ситуация. Представители бизнеса пытаются внедрить роботов, не привлекая IT-специалистов, потому что опасаются возражений и сложных вопросов с их стороны. Давно известно, что айтишники с большим уважением относятся к принципу «не сломано – не чини». А роботы с их точки зрения как раз попытка починить то, что и так работает. Тем не менее, участие IT-специалиста в роботизации необходимо. Да, роботы внедряются быстро и просто, и, в отличие от классических методов автоматизации, не меняют процесс. Но встроить их в IT-контур, все-таки, нужно. Выбор методов запуска, заведение для роботов аккаунтов в рабочих приложениях, контроль их результатов – эти задачи лучше поручить IT-специалисту.
Решение.
Продолжать соблюдать баланс в привлечении IT-специалистов и представителей бизнеса к внедрению роботов.
Ошибка № 5. Пытаться роботизировать всё.
Такая ситуация может складываться, если в процессе есть какая-то часть, которая с трудом поддается алгоритмизации. К примеру, робот разослал поставщикам запросы коммерческого предложения, проанализировал ответы и разложил КП по папкам. А дальше каждому поставщику нужно отправить не шаблонное, а персональное письмо. В этом случае проще получить последний этап сотруднику, чем пытаться загрузить в робота десятки шаблонов писем, свой для каждого поставщика.
Решение.
Не забывать, что роботы не всемогущи. Существует множество задач, которые эффективней выполняются людьми. И снова универсальный совет – консультируйтесь с интегратором. Мы всегда поможем проанализировать процесс и решить, стоит ли отдать его роботу или оставить человеку.
Таковы самые распространенные ошибки, возникающие на пути от пилота к большой роботизации. Надеемся, что эта статья поможет вам их избежать. И не забывайте, по этой дороге мы пойдем вместе. Интегратор всегда готов ответить на ваши вопросы и развеять ваши сомнения.
👇🏻Напишите комментарий «Хочу консультацию!»
Подписывайтесь на самые свежие новости из мира роботизации:
Железный руководитель PRO100ROBOT
#Бизнес #Технологии #RPA #Автоматизация