Основы организации работы с проектными документами

Александр, руководитель проектов 1С

Документы — это невидимый каркас каждого успешного проекта. Именно в них заключена вся необходимая информация, начиная от исходных требований заказчика и заканчивая финальными отчетами о реализации. Однако даже наилучшая информация о проекте может столкнуться с проблемами, если организация работы с документами оставляет желать лучшего.

Как сохранить порядок в «бумажных» делах? Как сделать так, чтобы ваши документы не только хранились безопасно, но и были легко доступны для команды, а также удобны для рецензирования со стороны заказчика?

В этой статье мы рассмотрим набор проверенных методик и инструментов, которые помогут вам эффективно управлять проектными документами. Мы погрузимся в темы хранения, совместного редактирования, рецензирования и архивации. Обсудим также вопросы прав доступа, роли 1С:Документооборот в этом процессе, и что делать с документами после завершения проекта.

Даже в эпоху цифровых технологий «бумажные» дела остаются крайне важным элементом управления проектами. И как видавший виды руководитель проектов, я уверен, что применение этих методик сделает вашу работу не только эффективнее, но и более прозрачной для всех участников проекта.

Хранение документов

Если вы доверяете внешним облачным хранилищам таким как: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, то используйте их. Они доступны с любого устройства, предлагают отличные инструменты для командной работы, позволяют работать в режиме реального времени и обладают отличными механизмами совместного редактирования.

Важно только сразу установить права доступа, чтобы каждый член команды знал, что ему доступно для редактирования, просмотра или рецензирования. Если не доверяете или проект требует высокой степени конфиденциальности, хорошим выбором будут корпоративные серверы для хранения и обмена документами с многофакторной авторизацией и хорошо настроенными правами доступа. И многократно проверяйте, что доступ к ним ограничен только нужными лицами.

Прозрачность и порядок в документах

Создайте четкую структуру папок и следите за тем, чтобы все документы были правильно размещены. Так упрощается поиск и снижается риск потери важной информации. Создавайте информативные и однозначные заголовки. Они должны сразу говорить о содержании документа и его статусе.

Например: «Проект_План_Работ_версия1.2». Если ваша команда работает над большим количеством проектов одновременно, введение системы кодировки может сильно облегчить жизнь. Код может включать в себя номер проекта, тип документа и дату, например, «PRJ2023-005_Report_0309».

Версионность документов

Включите систему учета версий документов, чтобы отслеживать изменения и при необходимости возвращаться к предыдущим версиям. Храните логи или историю изменений для каждого документа, чтобы всегда можно было узнать, кто и что менял. Каждое значимое изменение документа лучше сохранять как новую версию. Это позволяет всегда иметь «точку отката» и понимать, на каком этапе что было сделано.

Черновики лучше всего хранить в отдельной папке, доступной только для команды. По достижении финальной версии, документ перемещается в папку для утвержденных документов, которая может быть доступна и заказчику. И не отправляйте документы заказчику, не дождавшись внутреннего согласования. Назначьте одного ответственного, который будет последней стадией проверки перед «релизом».

Для рецензий заказчика лучше всего создать отдельные папки с «готовыми к рецензии» версиями документов. Предоставьте заказчику доступ к этой папке или отправьте файлы по электронной почте. Заказчик не должен видеть «кухню». Предоставляйте ему только финальные, утвержденные версии документов. Это позволит избежать недопонимания и конфликтов.

Знаю, что некоторые коллеги для хранения и версионирования документов эффективно используют Git. Это система управления версиями, которая позволяет нескольким людям работать над одними и теми же файлами и документами. И хотя Git изначально разрабатывался как система управления версиями исходного кода, он также отлично подходит для управления любыми текстовыми файлами, включая документацию.

Организация прав доступа и технические вопросы

Подчеркиваю, что это важный элемент управления документацией проекта. Убедитесь, что используются надежные методы шифрования и аутентификации для защиты документов. Вот несколько советов на этот счет:

1. Определите, кто за что ответственен в команде. Не каждому члену команды нужен доступ ко всем документам. Назначьте администраторов, редакторов и только для чтения.
2. Используйте принцип наименьших привилегий — давайте доступ только к тем документам, которые необходимы для выполнения конкретной работы.
3. В некоторых случаях полезно ограничить временной доступ к документам, особенно если речь идет о чувствительной информации.
4. Для повышения безопасности рекомендуется включить двухфакторную аутентификацию при доступе к важным документам.
5. Регулярно проверяйте логи доступа к документам. Это поможет вовремя выявить несанкционированный доступ или другие аномалии.
6. Убедитесь, что все члены команды знают, как правильно управлять доступом и зачем это нужно. Это снизит вероятность ошибок и утечки информации.

В случае проблем с доступом или редактированием, будет очень полезно иметь специалиста, который сможет оказать техническую поддержку команде. Также рекомендую регулярно создавать резервные копии. Всегда держите резервные копии важных документов на отдельном носителе или в другом облачном хранилище. Технические сбои и человеческий фактор — вещи непредсказуемые.

Архивация и постпроектный анализ

По завершении проекта все документы должны быть архивированы согласно договору, стандартам и корпоративным требованиям. Это обеспечивает сохранность данных и возможность их использования для анализа прошлых проектов.

После завершения проекта правильное управление документами продолжает оставаться важным этапом. Вот несколько рекомендаций:

1. Переместите все окончательные версии документов проекта в архивное хранилище. Такие хранилища зачастую имеют повышенные меры безопасности и обеспечивают долгосрочное хранение.
2. Создайте перечень всех документов, которые были сгенерированы в проекте, с короткими описаниями их содержания. Это упростит поиск нужной информации в будущем.
3. Черновики, незавершенные версии и прочие нерелевантные файлы лучше удалить, чтобы они не создавали «информационного шума».
4. Убедитесь, что все временные или внешние участники проекта больше не имеют доступа к документам.
5. Сделайте резервные копии всех ключевых документов на отдельных физических носителях или в другом облачном хранилище.
6. Организуйте финальное собрание с командой, чтобы обсудить, какие документы могут быть полезными для будущих проектов или что можно улучшить в процессе документооборота.
7. В соответствии с законодательством, некоторые документы, особенно юридические и финансовые, нужно хранить в течение определенного срока.
8. После завершения проекта — хороший момент для пересмотра политик безопасности и управления доступом, чтобы улучшить процессы для будущих проектов.

Закрытие проекта — это не только финальная точка, но и возможность для анализа и оптимизации. Правильное управление документами на этом этапе может сэкономить много времени и усилий в будущих проектах.

1С:Документооборот для управления проектными документами

В своей работе с проектными документами мы с командой активно используем 1С:Документооборот. Это мощный инструмент, который можно адаптировать под специфические нужды управления проектными документами. Если правильно настроить систему и обучить команду её использованию, это станет существенным улучшением эффективности работы.

Как можно использовать 1С:Документооборот для управления проектными документами:

1. Структурирование. Вы можете создать в системе категории и подкатегории для разных типов проектных документов, чтобы упростить навигацию.
2. Доступ и Роли. 1С:Документооборот позволяет настроить сложные правила доступа, соответствующие ролям в вашем проекте.
3. Версионность. Система позволяет хранить разные версии одного и того же документа, что полезно при совместной работе и для истории изменений.
4. Работа с рецензиями. Можно настроить рабочий процесс так, чтобы документ автоматически отправлялся на рецензию определенным лицам и возвращался с их комментариями.
5. Электронный обмен. Интеграция с внешними системами (например, с почтой или CRM) позволяет автоматизировать обмен документами с заказчиком.
6. Архивация. После завершения проекта все документы можно переместить в архив прямо в системе, соблюдая все необходимые условия хранения.
7. Поиск и Отчеты. Благодаря мощным инструментам поиска и возможности создавать отчеты, вы всегда сможете быстро найти нужную информацию.
8. Шаблоны. 1С позволяет создавать шаблоны для часто используемых типов документов, что сокращает время на их подготовку и уменьшает вероятность ошибок.
9. Журналы и логи. Все действия с документами регистрируются, что обеспечивает полную прозрачность процесса и позволяет при необходимости провести аудит.

Заключение

В заключении хочу подчеркнуть, что эффективное управление проектными документами — неотъемлемая часть успешного проектного управления.

Важными аспектами являются структурирование документов, версионность, права доступа и целостность данных. Организация правильного рабочего процесса, включая этапы создания, рецензирования, одобрения и архивации документов, позволит сократить риски и обеспечит непрерывный доступ к актуальной информации для всех участников проекта.

А такие современные инструменты, такие как Git и специализированные облачные сервисы или программы для управления документами, например, 1С:Документооборот, значительно упрощают эту задачу, делая процесс более надежным, прозрачным и масштабируемым.

Не забывайте о том, что документация — это не только итоговые отчеты или технические документы. Это также обмены по электронной почте, комментарии в коде, презентации и даже обсуждения в чатах. Все это требует систематизации и контроля.

В мире, где информация постоянно меняется и ее объем растет, умение эффективно управлять документацией становится одним из ключевых навыков успешной команды. Используя современные инструменты и подходы, вы не только облегчите свою жизнь, но и значительно повысите шансы на успешное завершение проекта.

Если вам понравился материал статьи, будем очень признательны за оценку нашего труда или вопросы и комментарии!

Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале