Я стремлюсь превращать все в систему. Убеждена, что систематизация не только увеличивает эффективность, но и предоставляет возможность анализа текущей ситуации и поиска путей для изменений. Без системного подхода наши действия становятся хаотичными, что затрудняет их анализ и улучшение.
Управленец должен быть разносторонним специалистом, обладая знаниями в таких областях, как маркетинг, финансы, продажи, мотивация команды, безопасность и инновации.
Но на все необходимо ВРЕМЯ! Время это самый ценный и невосполнимый ресурс для каждого человека. Необходимо правильно его использовать.
Сегодня я расскажу о 7 методах управления временем. Я делюсь исключительно той практикой которую имею и не рассказываю о том, чего сама не пробовала или не уверена в эффективности!
"Метод Помидора"
В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут.
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.
Есть похожий метод «90 на 30» смысл тот же только отводится большее время на первый цикл. Придумал они Шварц, писатель, блогер.
Мой опыт: использую когда нужно сделать монотонную работу, которую не разбить на части. Например написать статью, разработать регламент, подготовить закупочную документацию и др. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой получаешь заслуженный отдых. Еще этот метод помогает держать длительное время фокус внимание на задачу. Да в период цикла отрываться на другие дела нельзя.
«Принцип трех дел»
Нужно каждый день выполнять минимум три самые важные задачи. Сосредоточится на них и не распылять внимание на другие, менее важные дела. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами (как в предыдущей методике), сколько в категориях дел и задач.
Мой опыт: я планирую задачи на месяц, потом недели, потом бью на дни. При этом контролирую каждый день наличие минимум трех важных задач на день.
“Техника временных блоков” или “Календарное планирование”
Я использую этот метод регулярно. Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться.
Суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.
Это довольно требовательный метод. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы. Важно, чтобы дела можно было сделать за отведенное время.
Мой опыт: я добавила к этому методу планирование регулярных задач и сделала их в календаре, как повторяющиеся определив им день и время. Это помогает привыкнуть к тому когда что ты делаешь, плюс не упускать важные дела. Например все встречи и совещания которые регулярные у меня прокинуты на каждый месяц, неделю в течении года. Когда я планирую неделю я вижу какие свободные окошки у меня есть, что позволяет избежать накладок и долгих мучительных сомнений когда поставить ту или иную встречу в календаре все прозрачно видно.
“Канбан”
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». Сейчас много приложений которые в электронном виде позволяют делать доски например Битрикс 24, Trello, Asana, Jira и другие. Типичная канбан-доска состоит из трех групп (колонок с карточками):
- задачи, которые находятся в списке ожидания (их нужно сделать в скором времени);
- задачи в процессе работы (над ними кто-то трудится прямо сейчас);
- выполненные задачи (это бэклог для дальнейшей аналитики).
Но доска может выглядеть иначе. Все зависит от целей и специфики команды.
Мой опыт: я использую канбан в проектном управлении, когда с командой работаем над определенным проектом.
"Знаменитая Матрица Эйзенхауэра"
Кто придумал: Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Подходит тем, кто не понимает, чем стоит заняться в первую очередь, а какие дела можно отложить.
Нужно записать все ваши дела, распределив их на четыре группы по важности и срочности:
- срочные и важные;
- срочные, но не важные;
- несрочные, но важные;
- несрочные и не важные.
Мой опыт: использовала в начале пути выстраивая процесс по управлению временем. Еще добавляла в список любимые дела, там мы зависаем чаще всего и надолго, то есть делать то что тебе нравится. Когда ведешь такую матрицу по итогам недели ты видишь как много ты делаешь не нужных и любимых вещей упуская важные и сочные.
“Система 4D”
Это универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:
Do (сделать). Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же не актуальны. От них стоит попросту отказаться.
Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.
Мой опыт: из этого метода я применяю делегирование и отказ от дел которые утратили свою актуальность.
«Хронометраж» или “Фото рабочего дня”
На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать. Первый этап длится минимум неделю, возможно пару месяцев. Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время.
Второй этап. Анализ, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:
- время потрачено эффективно;
- время потрачено с пользой, но не оптимально;
- бесполезная трата времени — и так далее.
Теперь, ориентируясь на эти оценки, необходимо увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты. Далее вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение. Метод подойдет тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.
Мой опыт: использовала в начале пути выстраивая процесс по управлению временем.
В завершение, стоит отметить, что успешное управление временем — это не просто набор техник, а образ жизни. Не забывайте, что время наиболее ценная валюта, и только от вас зависит, как её потратить — инвестируя в своё будущее или растрачивая на мелочи.
Елена Солдатова, предприниматель и эксперт в построении эффективных команд и бизнес-систем.
Оставить заявку на онлайн-встречу по вопросам систематизации бизнеса можно по ССЫЛКЕ .
🚀 Присоединяйтесь к моему тг-каналу для предпринимателей! Здесь вы найдете ценную информацию о бизнесе и эффективном управлении, которая поможет вам развивать свои навыки и достигать новых вершин в деловом мире.