Вопрос далеко не праздный, многие до сих пор уверены, что изменения в стандарт организации нужно вносить как в конструкторский документ - извещением по ГОСТ Р 2.503.
Можно, конечно, и по ГОСТ, но не нужно умножать сущности - достаточно простенькой формы, установленной Вашим стандартом организации.
Внесение изменений в СТО является финальным элементом актуализации стандарта. Актуализация состоит из двух элементов: проверка актуальности (где, в числе прочего, определяется необходимость внесения изменений) и внесение изменений.
Порядок действий при проверке актуальности мы с Вами рассматривали ЗДЕСЬ.
Внесение изменений в СТО, в том числе и в рамках работ по их актуализации, производится, как правило, на ОСНОВАНИИ:
- - новых применимых законодательных, нормативных правовых требований (в том числе и ДС) и изменений к ним (в том числе действующим);
- - актов проверки актуальности СТО (приложение И);
- - результатов внутренних и внешних аудитов;
- - плановых документов (планы постановки на производство, планы ОТМ, планы стандартизации, совершенствования (улучшения) СМК, корректирующих действий (мер) и др.);
- - обоснованных требований ВП;
- - решений руководителя организации.
Внесение изменений в СТО осуществляется, как правило, в следующих СЛУЧАЯХ:
- - выявления неполного раскрытия или не выполнения требований;
- - изменения требований в ДС (в том числе – других СТО);
- - изменения политики и целей в области качества;
- - изменения организационной структуры предприятия;
- - перераспределения ответственности и полномочий персонала, влияющих на выполнение требований СТО;
- - необходимости приведения в соответствие фактически выполняемой процедуры (порядка) установленным требованиям СТО, если это не противоречит требованиям нормативных документов и ДС;
- - выявления ошибок в тексте.
Алгоритм действий при внесении изменений в стандарты организации может выглядеть так.
Окончательное решение о внесении изменений в СТО принимает руководитель организации. Факт принятия решения фиксируется его утверждающей подписью на извещении об изменении (приложение М).
Извещения об изменении разрабатывают и оформляют подразделения (должностные лица), разработавшие стандарт. Извещения об изменении оформляют в соответствии с приложением М, подписывают и согласовывают изменение руководители тех же подразделений (должностные лица), что и при подписании и согласовании самого стандарта. Извещения об изменении СТО утверждаются руководителем организации. В зависимости от содержания извещения об изменении, к нему может разрабатываться план ОТМ, введение в этом случае в действие извещения об изменении производится в соответствии с требованиями СТО по управлению ДС (ДСОП).
Согласование извещения об изменении с ВП (если изменение вносится в СТО, согласованный с ВП) производится в соответствии с 5.2.9 СТО 123456RW-140.
В извещении об изменении указывают содержание изменяемой части стандарта (текстовой, графической и т.п.) в том виде, в каком оно должно быть после внесения изменений в подлинник (контрольный экземпляр) стандарта; также указывают способ проведения изменений (подчисткой, заменой листов и т.д.).
В случае недостаточности места для внесения изменений или возможного нарушения четкости изображения при внесении изменений должен быть выпущен новый (заменяющий или дополнительный) лист подлинника (контрольного экземпляра), в котором отмечают порядковый номер изменения.
В тексте извещения об изменении должна быть запись об отмене, замене или введении новых листов, например:
1 «Листы 2, 3, 5 аннулировать»;
2 «Листы 2, 3, 5 заменить»;
3 «Листы 2а, 3а, 5а ввести».
Заменяющие и (или) вновь введенные листы должны быть изготовлены тем же способом, того же формата и на том же материале, что и подлинник (контрольный экземпляр).
При изготовлении заменяющих (новых) листов или аннулировании листов нумерацию листов стандарта не меняют. Новым листам присваивают номера предыдущих листов с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита, например: 2а, 3а, 5а.
На основании утвержденного извещения об изменении представитель бюро стандартизации (БС) вносит изменения в подлинник (контрольный экземпляр) и учтенные копии СТО, а также вносит информацию о проведенных изменениях в лист регистрации изменений стандарта.
Изменения вносят в срок не более 5 рабочих дней после получения утвержденного извещения об изменении.
Изменения в СТО вносят рукописным (черными тушью, чернилами или пастой) или машинописным способами.
Внесение изменений в текстовые документы производят:
- - зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк – сплошной тонкой линией с проставлением порядкового номера изменения в непосредственной близости от зачеркнутого;
- - подчисткой или закрашиванием белым цветом с нанесением на том же месте исправленного текста;
- - заменой листов (рекомендуется);
- - введением новых дополнительных листов.
При невозможности внесения изменения за недостаточностью места запись изменения выполняют на обратной стороне предыдущего листа или на нижней части поля.
Срок внесения изменений не должен превышать 5 рабочих дней после размножения извещения об изменении, но не позднее срока введения извещения об изменении в действие.
Формы, упомянутые в данной статье (приложения И, М), можно бесплатно скачать в составе типового СТО 123456RW-140-2021 "Управление документированной информацией. Стандарты организации" - ЗДЕСЬ.
На канале "СМК-консультант" количество публикаций приближается к четырем сотням. Чтобы не пропустить статью, нужную именно Вам, пользуйтесь перечнем опубликованных материалов (формат Word) - посмотреть или скачать ЗДЕСЬ.
16.10.2024