С каждым годом ФНС становится всё более внимательной к заработным платам сотрудников компаний и ИП. Если уровень зарплат в вашей организации ниже среднеотраслевого показателя или МРОТ, вы можете получить требование от налоговой инспекции предоставить пояснения. Как подготовить грамотный ответ, избежать штрафов и защитить свою компанию?
Когда зарплата ниже среднего уровня
Вопросы ФНС часто возникают, когда зарплаты в компании ниже среднеотраслевого уровня, который инспекторы сравнивают с показателями по регионам и отраслям. Часто это связано с объективными причинами, которые важно корректно объяснить в ответе на запрос налоговой.
Пример 1: Снижение объема реализации и невыполнение условий премирования.
Если ваша компания не выполнила план по продажам и, как следствие, премии сотрудникам не начислялись, это нужно детализировать в пояснении. Укажите, что согласно положению о премировании, премии выплачиваются при достижении определённых показателей выручки. Подтвердите свои слова следующими документами:
- Копии трудовых договоров сотрудников.
- Положение о премировании.
Пример 2: Сотрудницы в декретном отпуске.
Если у вас в компании есть сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, это может приводить к снижению средней зарплаты. В пояснении укажите, что такие сотрудницы получают пособие, а не заработную плату, что не нарушает требований законодательства. Подтвердите это расчетом фонда оплаты труда (ФОТ) за отчетный период и приложите штатное расписание.
Зарплата ниже МРОТ: что делать?
Зарплата сотрудников не может быть ниже МРОТ без уважительных причин, иначе это грозит штрафами. Однако есть случаи, когда выплата ниже минимальной не нарушает Трудовой кодекс, и эти ситуации важно грамотно объяснить налоговой инспекции.
Пример 1: Неполное рабочее время.
Сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени, и его зарплата, соответственно, будет ниже МРОТ. В ответе ФНС обязательно укажите причины, по которым сотрудник работает на полставки или по сокращённому графику. Приложите:
- Копии трудовых договоров.
- Табель учета рабочего времени.
- Штатное расписание.
Пример 2: Больничный лист.
Если сотрудник находился на больничном и не отработал полный месяц, его заработная плата может быть ниже МРОТ. Важно указать в пояснении, что, если бы он отработал полную норму времени, его зарплата превышала бы минимальный уровень. Приложите копию табеля учета рабочего времени и другие подтверждающие документы.
Как избежать рисков?
Низкие зарплаты часто вызывают подозрения у налоговой службы. ФНС активно следит за компаниями, которые занижают налоговую базу, используя схемы с низкими зарплатами, чтобы минимизировать отчисления по страховым взносам. Чтобы избежать претензий со стороны налоговой, следуйте этим рекомендациям:
- Четко фиксируйте в документации все условия оплаты труда. Если у вас есть премиальные системы, положения о бонусах или другие документы, регламентирующие выплаты, обязательно приложите их к пояснениям. Это поможет доказать, что занижение зарплаты связано с объективными причинами.
- Следите за актуальностью данных по штатному расписанию. Налоговики могут запросить штатное расписание, чтобы сравнить его с фактическими выплатами. Убедитесь, что у вас нет расхождений между документами и реальными выплатами.
- Грамотно управляйте фондами оплаты труда. Если у вас есть сотрудники, работающие на неполное рабочее время или находящиеся в декретных отпусках, убедитесь, что это отражено в штатном расписании и других документах.
Пример ответа на запрос ФНС
Допустим, вы получили запрос на пояснение, почему у ваших сотрудников зарплаты ниже МРОТ. Пример возможного ответа:
На требование № ____ от _____ о предоставлении пояснений по зарплатам ниже МРОТ сообщаем следующее:
Средняя заработная плата сотрудников, указанных в запросе, ниже МРОТ, так как они трудятся на условиях неполного рабочего времени. Организация соблюдает требования ТК РФ, и оклады сотрудников установлены выше МРОТ.
Приложения:
- Копии трудовых договоров.
- Табель учета рабочего времени.
- Штатное расписание.
Таким образом, вы подтверждаете правомерность своих действий и прикладываете все необходимые подтверждающие документы.
Как избежать штрафов?
Ошибки в расчетах или недостаточная проработка пояснений могут привести к штрафам и доначислениям. Чтобы минимизировать риски:
- Периодически проверяйте, соответствуют ли зарплаты сотрудников требованиям законодательства.
- Заранее подготавливайте документы для пояснений в ФНС.
- Проводите внутренние проверки фонда оплаты труда.
Если вы хотите узнать больше о правильном ведении зарплатного учета, расчете зарплаты и зарплатных налогов, записывайтесь на курс "Бухучет с углубленным знанием зарплаты и кадрового дела + 1С Бухгалтерия, 1С ЗУП" от образовательного центра РУНО.