Друзья! Мы продолжаем изучать профессиональную технологию целевого управления KPI-Pro. И одним из этапов в этой технологии является определение должностного функционала сотрудников.
В прошлом выпуске мы рассмотрели общую последовательность определения должностного функционала и выяснили, что начинать надо со служебных функций. Но что это такое?
Еще Гете писал, что «функция — это существование, мыслимое нами в действии». С этой точки зрения функция – это какие-то действия, выполняемая работа. Да и в переводе с латинского functio – это исполнение, осуществление. Поэтому и в менеджменте под функциями часто понимают обязанности, круг деятельности. Но есть и другие значения. Например,
1) Функция – это назначение, роль.
2) Функция - это явление, зависящее от другого и изменяющееся по мере изменения этого другого явления. Кстати, в этом смысле термин «функция» используется и в математике как некоторая зависимость от одной или нескольких переменных.
3) Внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений. Например, функция часов – показывать время, и эта функция может выполняться с помощью процессов, имеющих разную физическую природу; функция разума – решение и предотвращение проблем; функция инспектора ДПС – безопасность движения; функция денег – обращение товаров; функция уборщицы – чистый пол.
4) Функция в социологии - роль, которую выполняет определенный социальный институт или процесс по отношению к целому (например, функция государства, предприятия, семьи и т.д.).
5) Функция (опять же в социологии) – объективное следствие, благоприятное для адаптации и интеграции системы независимо от субъективных намерений, вкладываемых в действие “актерами” (по Р. Мертону). Проще говоря, это некий результат деятельности, позволяющий системе (в частности, организации) выжить и продолжить свое существование.
Итак, функция – это следствие внутренних процессов в системе, это ее роль, назначение, полезный эффект. Именно в этом смысле и будем использовать данное понятие.
Согласно Трудовому кодексу РФ, на любой должности в организации работник должен иметь некоторую трудовую или служебную функцию. Или несколько служебных функций. Что же это такое? Воспользуюсь определением, данным в книге проф. Пригожина А.И. «Методы развития организаций». Это общефирменная цель, переведенная на уровень конкретного подразделения или работника. Другими словами, это вклад подразделения или работника в достижение общих целей организации. Иначе говоря, это сделка между работником и организацией. Суть сделки в том, что работник обязуется обеспечить для организации некоторый результат, а организация обязуется компенсировать затраты его энергии и времени и создать условия, необходимые для достижения этого результата.
Но как определить функции сотрудника? Для этого есть две идеи - внутриорганизационного рынка и «портновского» подхода.
Идея внутриорганизационного рынка гласит, что в организации действует правило: «мы все друг другу клиенты». Это означает, что сотрудники организации независимо от занимаемой должности рассматриваются не как начальники и подчиненные или коллеги по работе, а как внутренние клиенты и внутренние поставщики. Почему? Потому что все работники что-то друг для друга делают, чтобы каждый из них мог выполнить свои функции, и в итоге организация могла достичь поставленных целей. Так устроены организации. Это целостные объекты – системы, способные функционировать только посредством эффективного внутреннего взаимодействия всех подразделений и сотрудников.
Идея «портновского» подхода – «не человек подбирается под функцию, а функция выстраивается под человека». Разве такое возможно? Не всегда, но возможно. И во многих случаях даже необходимо. Ведь, когда портной шьет костюм для своего клиента, то он «сидит» на нем гораздо лучше, чем костюм, купленный в магазине. Если функция «выкраивается» под работника с учетом его особенностей и потенциала личности, то возможности и способности человека используются гораздо полнее, и отдача от такого работника гораздо выше. Расширение или изменение функций под личность конкретного работника помогает раскрыть его дремлющий потенциал, создает возможность для профессионального роста, повышает его мотивацию и лояльность, а главное – такой работник приносит существенно больше пользы для организации. Многим людям тесно в узких рамках их функций и обязанностей, жестко закрепленных в должностных инструкциях. И не надо их загонять в «прокрустово ложе». Они хотят больше свободы, творчества, самовыражения. И это им необходимо предоставить в полной мере, но направить их энергию не просто на самореализацию, а на достижение целей организации. Подобная синергия и гармония между интересами компании и человека как раз и достигаются с помощью механизма определения служебных функций. Главное – уметь это правильно делать.
С учетом этих идей для определения служебных функций используются два метода – традиционный описательный метод и до сих пор еще нетрадиционный продуктный метод.
В соответствии с описательным методом функции работника определяется как перечень действий, выполняемых им на рабочем месте. Так обычно описывают должностные обязанности. Например, «поиск новых клиентов», «организация эффективной коммерческой деятельности», «уборка помещений офиса» и т.д. Подобные формулировки «функций» мы частенько встречаем в должностных инструкциях. Правда, называются они там не функции, а обязанности. Но должностные обязанности и служебные функции – это не одно и тоже. Описательный метод в одиночку не работает и не приводит к желаемым результатам. Почему?
Во-первых, перечень действий редко бывает полным, а значит, порождает реакцию работника в отношении того, что «не входит в мои обязанности». Чтобы бороться с этим, в состав должностных обязанностей работника частенько включают фразу «выполнение поручений непосредственного руководителя». Но согласитесь, это уже произвол. Мало ли что руководителю захочется поручить своему подчиненному? Должны быть определенные ограничения. Такими ограничениями служат функции сотрудника.
Во-вторых, выполнение перечисленных действий совсем не означает их результативность, т.е. все предписанное может выполняться, а результата не будет. Сотрудник может «в поте лица» старательно и добросовестно исполнять все свои обязанности и придраться к нему в этом смысле будет не за что. Но если его бурная активность не приведет к желаемому результату деятельности, можно ли сказать, что он выполнил свою функцию? Конечно, нет.
Подобных противоречий и неприятностей позволяет избежать продуктный метод определения служебных функций. Но рассмотрим его более подробно в другой раз.
Из книги "Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro".
Для определения должностного функционала сотрудников мы выполняем специальные проекты и проводит рабочие сессии с управленческой командой предприятия. Если что, пишите, звоните.