129 подписчиков

Автоматизация бизнес-процессов: стоит ли инвестировать в RPA?

11 сентября 202411 сен 2024

9 мин

Оглавление

Что такое RPA?
Преимущества внедрения RPA
Кому стоит инвестировать в RPA?

Автоматизация бизнес-процессов — одна из ключевых тем, волнующих современных предпринимателей и руководителей компаний. В условиях растущей конкуренции и необходимости повышения эффективности, бизнес все чаще обращается к технологиям для оптимизации процессов. Одним из наиболее перспективных и обсуждаемых инструментов в этой области является Robotic Process Automation (RPA). Но стоит ли инвестировать в RPA, и какие преимущества эта технология может дать бизнесу?

Что такое RPA?

RPA (Robotic Process Automation) — это технология, позволяющая автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи с помощью программных роботов. Эти роботы работают с существующими системами и приложениями точно так же, как это делают люди: заполняют формы, перемещают данные между системами, создают отчеты, отвечают на запросы. В отличие от традиционных методов автоматизации, RPA не требует изменения исходных бизнес-систем и может работать поверх уже существующих программных решений.

Преимущества внедрения RPA

Инвестиции в RPA могут принести бизнесу множество преимуществ, начиная от сокращения затрат и заканчивая улучшением качества работы. Рассмотрим основные из них.

Снижение операционных затрат

Одним из главных мотиваторов для внедрения RPA является снижение затрат на выполнение рутинных задач. Программные роботы могут работать 24/7 без перерывов, отпусков и ошибок, что позволяет значительно сократить расходы на трудозатраты. Более того, RPA-роботы могут быстро адаптироваться к изменениям в процессах, что уменьшает затраты на их поддержку.

Пример: Финансовая компания внедрила RPA для автоматизации обработки заявок на кредиты. До внедрения технология каждый сотрудник тратил около 2 часов на проверку и внесение данных. После внедрения RPA компания смогла обрабатывать заявки за считанные минуты, что позволило сократить штат сотрудников и повысить скорость работы с клиентами.

Повышение производительности

Роботы RPA могут обрабатывать задачи значительно быстрее, чем человек. Это особенно важно для компаний, работающих с большими объемами данных или сталкивающихся с пиковой нагрузкой. Внедрение RPA позволяет бизнесу работать более эффективно, избегая ошибок, вызванных человеческим фактором.

Пример: В крупной производственной компании использование RPA для обработки заказов позволило сократить время обработки с 2 дней до 2 часов, при этом объем ошибок, связанных с ручным вводом данных, снизился практически до нуля.

Скорость и гибкость внедрения

Одним из значительных преимуществ RPA является то, что эта технология может быть внедрена без изменения существующих IT-систем. В отличие от традиционной автоматизации, которая требует интеграции на уровне кода, RPA использует интерфейсы уже существующих приложений. Это делает внедрение быстрым и относительно недорогим.

Пример: В банке, который сталкивался с трудностями при модернизации своих устаревших систем, решили внедрить RPA для автоматизации отчетности и обработки запросов. Благодаря тому, что роботы не требовали изменений в системах, внедрение прошло за считанные недели, в то время как традиционный подход мог занять месяцы.

Повышение качества обслуживания клиентов

RPA может значительно улучшить качество обслуживания клиентов, обеспечивая быстрое и точное выполнение задач. Это особенно актуально для таких отраслей, как финансовые услуги, телекоммуникации и розничная торговля, где каждая ошибка или задержка может привести к потере клиента.

Пример: В компании по предоставлению услуг клиентам внедрение RPA для автоматической обработки запросов и ответов на них позволило сократить время ожидания ответа с нескольких часов до нескольких минут, что значительно повысило удовлетворенность клиентов.

Кому стоит инвестировать в RPA?

Несмотря на очевидные преимущества, RPA подходит не каждому бизнесу. Инвестиции в эту технологию оправданы в следующих случаях:

Бизнесы с большим объемом рутинных задач

Компании, в которых значительная часть операций связана с повторяющимися задачами, такими как ввод данных, обработка заказов или управление документами, могут значительно выиграть от внедрения RPA. Роботы позволяют автоматизировать такие процессы, высвобождая время сотрудников для более сложных задач.

Пример: В страховой компании около 40% времени сотрудников уходило на обработку заявлений клиентов и проверку документов. После внедрения RPA это время было сокращено на 70%, что позволило сотрудникам сосредоточиться на более стратегических задачах.

Организации, работающие с устаревшими системами

Многие компании сталкиваются с проблемой использования устаревших IT-систем, которые сложно модернизировать или интегрировать с современными решениями. В таких случаях RPA может стать идеальным инструментом для автоматизации процессов без необходимости замены существующих систем.

Компании с пиковыми нагрузками

Бизнесы, которые сталкиваются с сезонными или временными пиковыми нагрузками, могут использовать RPA для временного увеличения своих мощностей. Например, ритейлеры перед праздничными распродажами или налоговые консультанты в период подачи отчетности могут внедрить RPA для обработки большого объема заявок за короткое время.

Компании, стремящиеся к сокращению ошибок

RPA минимизирует человеческие ошибки, что особенно важно для отраслей с высокими требованиями к точности данных, таких как финансы, медицина и юриспруденция. Программные роботы выполняют задачи строго по заданным алгоритмам, что исключает ошибки, вызванные усталостью или невнимательностью сотрудников.

Потенциальные риски и вызовы внедрения RPA

Несмотря на многочисленные преимущества, внедрение RPA связано с рядом вызовов, которые необходимо учитывать при принятии решения о внедрении.

Сложность поддержания роботов

Хотя RPA позволяет быстро автоматизировать процессы, поддержка роботов требует определенных усилий. Например, если бизнес-процесс меняется, роботов необходимо перенастраивать. Это требует наличия компетентной команды разработчиков или внешних консультантов.

Риск снижения мотивации сотрудников

Внедрение RPA может привести к снижению мотивации сотрудников, особенно если они чувствуют угрозу потери работы. Важно правильно коммуницировать изменения в компании и подчеркнуть, что роботы не заменяют сотрудников, а помогают им освободить время для более интересных и стратегических задач.

Высокая зависимость от IT-инфраструктуры

RPA работает на основе существующих IT-систем. Если системы компании недостаточно стабильны или имеют низкую производительность, это может привести к сбоям в работе роботов и, как следствие, к снижению общей эффективности.

Ограничения RPA

RPA хорошо работает с четко структурированными и предсказуемыми процессами, но слабо справляется с задачами, требующими анализа, принятия решений или творчества. Например, автоматизация процессов, связанных с обработкой неструктурированных данных или интеллектуальными задачами, требует более сложных технологий, таких как искусственный интеллект или машинное обучение.

Примеры успешного внедрения RPA

1. Банк автоматизировал обработку кредитных заявок

Один из крупных российских банков внедрил RPA для автоматизации процесса обработки кредитных заявок. До внедрения этой технологии сотрудники тратили несколько часов на проверку документов, оценку кредитоспособности и внесение данных в систему. После внедрения RPA время обработки заявок сократилось до 15 минут, что позволило банку обрабатывать больше заявок в течение рабочего дня и улучшить качество обслуживания клиентов.

2. Страховая компания сократила расходы на обработку заявлений

Одна из крупнейших страховых компаний внедрила RPA для автоматизации процесса обработки заявлений на страховые выплаты. Ранее каждый сотрудник отдела обслуживания клиентов вручную проверял документы и вносил данные в систему, что занимало до 30 минут на каждое заявление. С помощью RPA процесс обработки был сокращен до 5 минут, при этом уровень ошибок снизился на 80%. Компания сэкономила значительные средства на трудовых ресурсах и смогла быстрее обслуживать клиентов, что повысило их лояльность.

3. Производственная компания улучшила управление поставками

Крупная производственная компания внедрила RPA для автоматизации процесса управления поставками. Ранее процесс отслеживания статусов заказов и координации поставщиков требовал участия нескольких сотрудников, что часто приводило к задержкам и человеческим ошибкам. После внедрения роботов RPA, которые автоматически отслеживали заказы, обновляли данные и отправляли уведомления, компания смогла ускорить логистические процессы и сократить время выполнения заказов на 25%.

Когда не стоит внедрять RPA?

Несмотря на преимущества, RPA подходит не каждому бизнесу. Есть ситуации, когда инвестирование в эту технологию может не оправдать ожиданий:

Малый объем рутинных задач. Если в компании не так много повторяющихся процессов, внедрение RPA может оказаться неоправданно дорогим и трудоемким.
Нестабильные процессы. Если бизнес-процессы часто меняются, поддержка роботов может потребовать больше ресурсов, чем они смогут сэкономить.
Сложные задачи, требующие интеллекта. RPA не подходит для процессов, требующих глубокого анализа, принятия решений или творческого подхода. В таких случаях лучше рассмотреть другие технологии, такие как искусственный интеллект.

Как начать внедрение RPA?

Для успешного внедрения RPA важно следовать определенной стратегии:

Определите процессы для автоматизации. Проведите анализ бизнес-процессов и выберите те, которые наиболее подходят для автоматизации — рутинные, предсказуемые и масштабируемые задачи.
Оцените экономическую целесообразность. Рассчитайте затраты на внедрение RPA и ожидаемую экономию ресурсов, чтобы понять, насколько окупится проект.
Выберите платформу RPA. Существует множество платформ для внедрения RPA, таких как UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere. Выбор зависит от ваших бизнес-задач и требований к интеграции с существующими системами.
Внедряйте поэтапно. Начните с пилотного проекта на одном процессе, чтобы оценить эффективность RPA в условиях вашего бизнеса, и только потом масштабируйте решение на другие процессы.
Обучите команду. Важно, чтобы сотрудники понимали, как работает RPA и как использовать его в ежедневной работе. Это поможет избежать сопротивления изменениям и максимально использовать преимущества технологии.

Заключение

Инвестиции в RPA могут значительно повысить операционную эффективность и сократить затраты бизнеса. Однако внедрение этой технологии требует продуманного подхода и правильного выбора процессов для автоматизации. Важно понимать, что RPA — это не панацея для всех бизнес-задач, но для компаний с большим объемом рутинных процессов и работающих с устаревшими системами это может стать отличным решением.

Если вы заинтересованы в оптимизации процессов вашего бизнеса и хотите узнать, как RPA может помочь вашей компании, специалисты Dev-ins готовы проконсультировать вас на каждом этапе внедрения этой технологии. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить, какие процессы можно автоматизировать уже сегодня!

Услуги: