Как автоматизация бизнеса способствует росту доходов и улучшению управления
Термин "автоматизация бизнеса" окружён множеством заблуждений. Например, некоторые считают, что автоматизация необходима лишь для бухгалтерии или крупных компаний, в то время как для небольших предприятий это не является обязательным шагом. Также распространено мнение, что такие системы слишком дороги и не всегда окупаются. В этой статье мы разберём, почему эти стереотипы не верны, и на реальных примерах покажем, как автоматизация может повысить эффективность вашего бизнеса.
Что такое автоматизация на практике?
Автоматизация бизнеса — это переход от ручных, трудоёмких операций к использованию современных технологий для выполнения ежедневных задач. Это может включать внедрение информационных систем в тех областях, где их раньше не применяли.
Для малого бизнеса автоматизация применяется в двух ключевых направлениях:
- Поддерживающие процессы: Например, бухгалтерский учёт или отчётность, которые хоть и не влияют напрямую на доходы, но являются необходимыми для функционирования бизнеса.
- Основные бизнес-процессы: Автоматизация продаж, взаимодействие с клиентами через CRM-системы и другие ключевые операции, влияющие на прибыль и эффективность.
Первое направление автоматизации помогает бизнесу экономить ресурсы и поддерживать стабильность, тогда как второе – это инструмент для увеличения доходов, улучшения сервиса, повышения конкурентоспособности и привлечения клиентов.
Какие системы автоматизации бывают?
Системы автоматизации включают как комплексные решения для управления ресурсами (например, ERP-системы), так и специализированные облачные сервисы для интернет-магазинов. Основная функция таких систем заключается в сборе и обработке данных, а также предоставлении необходимой информации в удобном для анализа формате.
Например, CRM-система, в которую вы вносите информацию о клиентах, может в любой момент показать, на какой стадии находятся переговоры, какие сделки закрыты и дать прогноз продаж на основе предыдущей активности менеджеров. Такие системы также позволяют руководителям получать данные о состоянии компании в реальном времени: от количества средств на счетах до эффективности каждого сотрудника.
Зачем нужна автоматизация бизнеса?
Правильно внедрённая автоматизация решает множество задач, среди которых:
- Улучшение качества клиентского обслуживания.
- Оптимизация расходов на логистику и повышение её эффективности.
- Предотвращение кассовых разрывов и улучшение планирования финансов.
- Ускорение и упрощение документооборота.
- Снижение рабочей нагрузки на руководителей и ключевых сотрудников.
- Получение точных отчётов о деятельности компании в режиме реального времени.
- Минимизация влияния человеческого фактора на результаты бизнеса.
- Надёжное хранение информации и распределение доступа среди сотрудников.
Какие процессы следует автоматизировать в первую очередь?
Обычно автоматизация начинается с рутинных операций, которые занимают много времени или требуют значительных усилий при ручном выполнении. Это может быть учёт товарооборота, планирование финансов, анализ движения товаров, расчёт себестоимости и так далее. Также можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные задачи, такие как логистика или продажи.
Постепенная автоматизация позволяет наводить порядок в бизнесе: контролировать складские запасы, управлять занятостью сотрудников, следить за выполнением нормативов и оптимизировать рабочие процессы.
Как выбрать систему автоматизации?
При выборе системы для автоматизации бизнеса перед вами стоят два пути:
- Использование стандартного программного продукта или облачного сервиса.
- Разработка индивидуального решения, адаптированного под ваши нужды.
Стандартные решения проще внедрять и они обычно дешевле, но могут иметь ограничения в настройке под уникальные задачи. Лучший вариант для большинства малых бизнесов – это приобрести готовое решение с возможностью его адаптации под специфические нужды компании.
Важно задать себе несколько вопросов перед выбором программы: какие задачи необходимо автоматизировать? Подходит ли функционал программы под эти задачи? Легко ли система адаптируется под изменяющиеся условия? Проста ли она в использовании? Эти и другие аспекты помогут вам сделать правильный выбор.
Стоимость автоматизации
Стоимость автоматизации зависит от многих факторов, включая сложность задач, количество рабочих мест и необходимость доработок. Она складывается из нескольких компонентов: цена самого программного обеспечения, затраты на внедрение и обучение сотрудников, а также стоимость последующей поддержки системы.
Внедрение системы автоматизации
Процесс внедрения состоит из адаптации программы под бизнес и, в некоторых случаях, настройки самого бизнеса под новую систему. Внедрение может быть простым – установка софта и ввод начальных данных, либо более сложным – когда требуется доработка системы под специфические нужды компании.
При выборе подрядчика для внедрения важно изучить опыт компании и убедиться, что её компетенции подходят для решения ваших задач. Проведение качественного мониторинга, общение с представителями и сбор отзывов помогут сделать правильный выбор.
Возможные риски
Внедрение автоматизации всегда сопровождается определёнными рисками: от срывов сроков и увеличения бюджета до сопротивления со стороны персонала. Однако большинство этих рисков можно минимизировать, если грамотно подойти к процессу планирования, выбора системы и партнёра по внедрению. Участие руководства компании в проекте также играет ключевую роль в его успехе.
