«Отчёт РОПа» в Битрикс24: что это и как им пользоваться

Любой РОП хочет понимать, что происходит в отделе — кто лидирует по продажам, у кого много отказов и есть проблемы, кто сколько денег приносит компании, какие конверсии в продаже у менеджеров. Эти данные можно по крупицам собирать в Битрикс24. Но это сложно. Есть удобное решение — «Отчёт РОПа». Рассказываем, в чем польза и как им пользоваться.

В целом, Битрикс24 хватает для закрытия 4 базовых бизнес-задач — есть аналитика по звонкам и воронке продаж. И этого достаточно собственнику небольшой компании с 1-2 менеджерами по продажам. Но если отдел продаж большой и в нем уже есть РОП, ему этого не хватит. Нужны детальные данные по продажам, отказам, конверсиям, чтобы контролировать работу менеджеров.

Например, чтобы сопоставить количество звонков, общие данные по воронке и сумму выигранных сделок, нужно открыть 3 экрана, менять фильтры в каждом из них и прыгать между ними.

Когда в отделе больше 10 человек, на анализ уходит полный рабочий день. А информация нужна регулярно и быстро. Ни у руководителя, ни у РОПа нет столько времени.

Чтобы сэкономить время, существует «Отчёт РОПа». В нем все данные удобно расположены в одном окне.

В чем польза «Отчёта РОПа»

Контроль. По отчету можно следить за качеством работы сотрудников: насколько выполняют план, где есть просадки. Отчет собирается автоматически. Вам нужно будет только проанализировать информацию.
Анализ. Можно оценивать эффективность стратегии и понимать, насколько она приносит прибыль.
Обнаружение проблем. Видно, у кого из менеджеров проблемы — можно быстро на это реагировать.
Отслеживание пути лида. Чтобы проследить движение лида от стадии к стадии в штатных отчетах, придется вручную собирать информацию. В «отчёте РОПа» все это автоматизировано.
Создание конкуренции среди менеджеров. Если известен путь лида, то появляется возможность сравнивать менеджеров не только по выручке, а по тем действиям, которые к ней приводят. Соответственно, можно поощрять лидеров и мотивировать аутсайдеров на бóльшие результаты.

Сейчас расскажем детально, какая информация есть в отчёте и как ее интерпретировать для достижения лучших результатов.

Настраиваем фильтры

Для статьи мы используем реальный пример — результаты работы наших менеджеров. Так что цифры боевые. Будем вместе разбираться, насколько эффективно работают наши менеджеры 😆

Сначала настроим фильтры, по которым будем собирать отчет. Выбираем период и сотрудников.

Соберем данные за май по 5 сотрудникам

Выбираем направление сделки

Проанализируем, как ребята работают над разовыми задачами. Разовые задачи — это услуги по обслуживанию 1С, то есть короткий цикл и маленький чек

Выбираем ключевые этапы воронки. Например, мы хотим узнать эффективность по ключевым этапам. Нам важно узнать, сколько за день оценили задач и сколько начали делать.

Проанализируем переходы между статусами — насколько эффективно работают менеджеры

И, наконец, выбираем индивидуальные настройки отчета — скрываем все разделы кроме сделок.

В итоге, видим вот такую таблицу ⬇

И это только небольшая ее часть

Сейчас детально разберем, что значит каждый показатель, как их читать и извлекать пользу из них.

Количество сделок

Начнем с первых 3 столбцов

С прошлого периода — сделки, которые были начаты давно, за рамками выбранного периода. Это значит, что они перешли с прошлых периодов и до сих пор еще в работе.

Артур принес больше всех сделок с прошлого периода. Это не очень хороший знак. Вероятно, у него проблемы с закрытием сделок

Новые сделки — сделки, которые менеджер взял в работу за выбранный период.

Но при этом Артур принес в 2 раза больше новых сделок. Показатель неплохой, но на фоне Егора — Артур явно проигрывает. Вероятно, Артуру нужна помощь

Всего в работе — сумма новых сделок и тех, что пришли с прошлого периода. Иными словами, это общий потенциал менеджеров — больше этого количества они не могли продать за май.

Чтобы понять, кто лидер в отделе, можно отсортировать показатели по возрастанию и убыванию.

Чтобы понять, кто лидер в отделе, можно отсортировать показатели по возрастанию и убыванию.

Егор — лидер отдела по количеству сделок в работе. Причем 98% сделок — новые, а с прошлого периода почти нет. Это отличный показатель!

Простой анализ объема и пропорции сделок помог нам понять следующее:

● Есть явный лидер по объему сделок в работе — Егор

● За ним идет Ксения — хорошие показатели, но все же не дотягивает до Егора

● В серединке — противоречивый Артур. Почти треть сделок идет с прошлого периода. Вероятно, у него проблемы с закрытием сделок

● И в самом конце Никита и Глеб — новички. Ребята второй месяц работают.

Движение по стадиям

Часто наши клиенты фокусируются на количестве звонков. Считают, будто это показатель, на который нужно ориентироваться в оценке работы менеджера. Много звонил — молодец. Мало — плохой менеджер. Но в нашем понимании можно несколько раз позвонить, но так и не добиться результата — движения по воронке. А можно один раз позвонить — и добиться результата.

Чтобы анализировать результативность действий менеджера, в отчете РОПа есть 2 столбца — «С движениями по стадиям» и «Без движения по стадиям».

Все ребята красавчики! Сделки двигаются. Без движения всего лишь малая часть

В стандартной настройке Битрикс24 получить информацию о движении по стадиям сложно.Но в «Отчете РОПа» все как на ладони

Отказы

Сделки с отказом — сделки, по которым менеджер поставил отрицательную стадию, которая закончилась неуспехом.

Цикл отказа — время между созданием сделки и ее неуспешным завершением в среднем. То есть это не те сделки, которые создавались в мае, но те, которые были именно завершены в мае.

У Никиты самый высокий цикл отказа. Странно

Можно проверить, почему у Никиты такой высокий цикл отказа в сравнении с другими менеджерами. Для этого жмем на цифру и попадаем во все сделки, по которым были отказы.

Ага, видим, что у двух сделок супердлинный цикл — видимо переговоры долго шли, но в итоге безрезультатно. Стоит детальнее раскопать, почему так получилось

Продажи

Успешные продажи — сделки, успешно закрытые в отчетный период.
Цикл продажи — за сколько дней в среднем менеджер успешно продает.

Никита хоть и медленно, но продает. А вот у Глеба дела совсем плохи — нет продаж. Есть смысл послушать их звонки с клиентами

Доведено до конца — сумма всех зафиналенных сделок, то есть сколько сделок менеджер-таки довел до конца. С «Отчётом РОПа» станет очевидно, кто берет много сделок на себя, но в итоге их долго не закрывает.

Егор крутой. Больше 80% сделок он довел до конца. Это значит, что ему можно добавить еще сделок в работу

Оставил незакрытыми — разница между всеми сделками и доведенными до конца. Незакрытые сделки пойдут в работу дальше — в следующем отчетном периоде.

Длительность незакрытых — сколько в среднем дней прошло по сделкам, которые сейчас незафиналены.

Конверсии

В «Отчёте РОПа» можно проанализировать кучу конверсий — то, что нужно для РОПа.

Общая конверсия, конверсия в отказ, в продажу, процент успеха — доступно в пару кликов

Пробежимся по тому, что все это значит.

Общая конверсия — сколько сделок суммарно от тех, которые были в работе, менеджер зафиналил.

У всех ребят довольно высокая общая конверсия, кроме Артура. На фоне других он явно проигрывает. А если еще вспомнить, что у него много сделок перешло с прошлого периода, тут точно нужно проанализировать звонки и понять, почему так получается

Конверсия в отказ — процент сделок, по которым отказали.

Странно, но конверсия в отказ у Артура самая низкая — нужно разбираться

Конверсия в продажу — процент сделок, по которым были продажи.
Процент успеха — сколько из всех завершенных сделок — успешных.

Как мы уже видели в анализе других разделов, у Глеба дела совсем плохи. Но вот почему у Егора такой низкий показатель — непонятно

Деньги

Согласитесь, что всегда хочется видеть, сколько денег принес конкретный менеджер. В «Отчёте РОПа» это возможно.

Выручка — сумма по всем успешно закрытым сделкам

Средний чек — делим выручку на количество успешно закрытых сделок.

Удивительно, но Егор с самым большим количеством сделок принес почти меньше всех денег. Хотя средний чек у Ксении даже меньше

Клиентская база

Процент проработки клиентской базы — в какой процент от клиентской базы на менеджере были открыты сделки.

Продаваемость в клиентскую базу — в какое количество от общей клиентской базы были совершены сделки.

Ксении просто нет равных в плане проработки клиентской базы и продаваемости!

Аналитика по сделкам

Есть еще 2 столбца, которые помогают отследить количество сделок, которые попадали в выбранные статусы в отчетный период. Напомню, в нашем случае ими были НЛ (Новый лид») и СУ (Сделка успешна). По сути, это ключевой показатель результативности менеджеров.

Несмотря на то, что у Егора больше всех сделок, Ксения в разы обходит его в плане результативности

Анализ лидов

В отчёте можно найти ровно такую же информацию по лидам. По ним не будем проходиться подробно, так как механики расчета cхожи.

Очевидно, что Ксения работает только со сделками, но не с лидами. А вот Артур обрабатывает больше всех лидов

По компаниям

В отчёте есть информация не только по сделкам или лидам, но и по компаниям. Например, можно проверять пополнение клиентской базы.

Новые компании — компании, которые принес в компанию менеджер.
Всего компаний — все компании, которые закреплены на менеджере.
Всего компаний — все компании, которые закреплены на менеджере.

Вот, например, у Артура самый высокий показатель по пополнению

По контактам

В отчёте также доступна статистика по контактам. Подробно не будем проходиться, так как механика расчета показателей по контактам полностью совпадает с механикой расчета по компаниям.

Пример аналитики по контактам

Пример аналитики по контактам

Если вам нужен такой отчет, я помогу с этим. Подписывайтесь на мой канал в Телеграме и пишите мне в личные сообщения. Также на своем канале я оставил бонус из пяти огненных инструментов, которые взорвут ваши продажи.